Kun olet luonut luettelon tai kirjaston Microsoft Lists-, SharePoint- tai Teams-palvelussa, voit luoda sääntöjä, joiden avulla voit automatisoida tehtäviä, kuten lähettää jollekulle ilmoituksen, kun luettelon tiedot muuttuvat tai kirjastoon luodaan uusi tiedosto.
Valitset ehdon, joka käynnistää säännön ja säännön toiminnon. (Seuraava toimenpide luo säännön luettelolle havainnollistamista varten. Se käynnistää ilmoituksen, kun kohdetta muokataan.)
Kun luettelo tai kirjasto on auki, valitse Integroi ja valitse sitten Säännöt.
Valitse Toimi, kun -kohdassa ehto, joka käynnistää säännön. Esimerkki: Kohde on muokattu.
Valintasi täällä luo sääntölausekkeen, jonka suoritat seuraavassa vaiheessa.
Huomautus
Kun käytät "päivämäärää", voit käyttää vain kahta tämäntyyppistä sääntöä yhtä luetteloa tai kirjastoa kohden.
Moniriviseen tekstisarakkeeseen perustuvaa sääntöä ei tueta.Valitse jokainen sääntölausekkeen alleviivattu osa, jos haluat mukauttaa ehtoa valitsemalla sarakkeen, sarakkeen arvon ja sen, kenelle haluat ilmoittaa.
Jos esimerkiksi haluat viimeistellä säännön, joka ilmoittaa Tekijälle , kun sarakkeen arvo täyttää ehdon, voit valita, kun ostohinta muuttuu ja uusi arvo ylittää määritetyn summan, ja sähköpostin tekijä (voit määrittää henkilön tai useita henkilöitä tai sarakkeen, mutta et ryhmän sähköpostiosoitetta).
Kun olet mukauttanut lausekkeen, valitse Luo.
Näet valmiin sääntösi Sääntöjen hallinta -sivulla, ja sääntö otetaan käyttöön. Ilmoitussähköpostit lähetetään sähköpostiosoitteesta no-reply@sharepointonline.com. Palaa tälle sivulle aina, kun haluat muokata, poistaatai muulla tavalla hallita sääntöä.
Vianmääritys: Sääntöä ei voi luoda
Jos kohtaat virheen, kun yrität luoda sääntöä, se johtuu todennäköisesti luettelossa tai kirjastossa käytetyistä käyttöoikeuksista. Tarvitset kirjaston tai luettelon omistajan apua tämän tilanteen korjaamiseen alla kuvatulla tavalla.
Kirjastojen käyttöoikeudet
Jos haluat hallita sääntöjä, omistajan on myönnettävä sinulle kirjaston osallistumisoikeus. Omistaja voi tehdä tämän jakamalla kirjaston kanssasi ja määrittämällä osallistumisasetuksen.
Luetteloiden käyttöoikeudet
Lisäksi sääntöjen hallinta edellyttää, että luettelon omistaja myöntää sinulle osallistumisoikeuden luetteloon. Omistaja voi tehdä tämän jakamalla luettelon kanssasi ja määrittämällä Osallistu.