Créer une règle pour automatiser une liste ou une bibliothèque
Après avoir créer une liste ou bibliothèque dans Microsoft Lists, SharePoint ou Teams, vous pouvez créer des règles pour automatiser des tâches telles que l’envoi d’une notification à une personne lorsque des données sont modifiées dans la liste ou qu’un nouveau fichier est créé dans la bibliothèque.
Vous allez choisir une condition qui déclenche la règle et l’action que la règle effectuera. (Pour illustrer cela, la procédure suivante crée une règle pour une liste. Elle déclenche une notification lorsqu’une colonne change.)
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Une fois la liste ouverte dans Microsoft Lists, SharePoint ou Teams, en haut de la page, sélectionnez Automatiser , puis Créer une règle.
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Sous Avertir une personne lorsque, sélectionnez une condition qui déclenche la règle. Par exemple, une colonne change.
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Votre sélection crée ici une instruction de règle que vous effectuerez à l’étape suivante.
Remarque : Nous ne prenons pas en charge la création d’une règle basée sur une colonne de texte multiligne.
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Sélectionnez chacune des parties soulignées de l’instruction de règle pour personnaliser la condition en choisissant une colonne, la valeur de la colonne et les personnes à notifier.
Par exemple, pour terminer une règle pour vous avertir en cas de modification d’une colonne, vous pouvez choisir la colonne État, puis, pour Entrez un nom ou une adresse e-mail, vous pouvez sélectionner Moi. (Vous pouvez spécifier une personne ou plusieurs personnes, mais pas une adresse e-mail de groupe.)
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Lorsque vous avez terminé de personnaliser l’instruction, sélectionnez Créer.
Votre règle terminée s’affiche sur la page Gérer les règles et la règle est activée. Les e-mails de notification sont envoyés à partir de l’adresse e-mail de la personne qui déclenche la règle. Revenez à cette page chaque fois que vous devez modifier, supprimerou gérer une règle.
Résolution des problèmes : impossible de créer une règle
Si vous rencontrez une erreur lorsque vous essayez de créer une règle, cela est probablement dû aux autorisations appliquées à la liste ou à la bibliothèque. Vous avez besoin de l’aide d’une personne propriétaire de la bibliothèque ou de la liste pour résoudre cette situation, comme décrit ci-dessous.
Autorisations pour les bibliothèques ou les listes de blogs
Pour gérer les règles, le propriétaire doit vous accorder l’autorisation « Modifier » sur la bibliothèque. Le propriétaire peut le faire en partageant la bibliothèque avec vous et en spécifiant Peut modifier.
Autorisations pour les listes
Le propriétaire doit ouvrir la liste et sélectionner : Paramètres > Paramètres de la liste > Paramètres avancés. Sous Autorisations au niveau de l’élément, l’option Accès en lecture doit être remplacée par Lire tous les éléments.
En outre, pour gérer les règles, le propriétaire de la liste doit vous accorder l’autorisation « Modifier » sur la liste. Le propriétaire peut le faire en partageant la liste avec vous et en spécifiant Peut modifier.
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