Le modèle de site de gestion de crise est un site de communication conçu pour aider votre organisation à rester connectée et à maintenir sa productivité en cas de crise. Partagez les dernières actualités et mises à jour, connectez les téléspectateurs aux équipes de direction, mettez en évidence des informations cruciales et offrez un accès facile aux ressources.
Dans cet article, vous apprendrez à utiliser les éléments du modèle de site de gestion de crise SharePoint et à personnaliser le site pour l’adapter aux besoins de votre organisation et à ses objectifs.
Fonctionnalités de site
- Site personnalisable fourni avec des images préremplies, des composants WebPart et du contenu pour inspirer les éditeurs de site lors de la réalisation de personnalisations pour répondre aux besoins de votre organisation.
- Pages préremplies qui facilitent l’organisation des informations et des ressources.
- Des composants WebPart prêts à l’emploi qui aident les téléspectateurs à rester informés, à entrer en contact avec des contacts clés et à trouver des ressources pour les aider à traverser la crise.
Remarque
- Certaines fonctionnalités sont introduites progressivement auprès d’organisations ayant choisi le programme de publication ciblée. Il se peut donc que cette fonctionnalité n’apparaisse pas ou soit différente de ce qui est décrit dans les articles d’aide.
- Lorsque vous appliquez un modèle à un site existant, votre contenu ne sera pas automatiquement fusionné avec le nouveau modèle. Au lieu de cela, le contenu existant sera stocké sous forme de page dupliquée dans Contenu du site.
Étape 1 : Ajouter le modèle de site de gestion de crise
Tout d’abord, suivez les instructions sur l’ajout du modèle à un site nouveau ou existant.
Remarque
Vous devez disposer des autorisations de propriétaire du site pour ajouter ce modèle à votre site.
Étape 2 : Examiner le contenu prérempli du site
Explorez le contenu de site prérempli, les composants WebPart et les pages et décidez des personnalisations de site nécessaires pour s’aligner sur la marque, la voix et l’objectif commercial global de votre organisation.
Pages préremplies :
- Page d’accueil- Offre un point d’atterrissage où les spectateurs peuvent voir les dernières actualités, les événements, les questions fréquemment posées et les ressources fréquemment demandées.
- Actualités & mises à jour - Cette page vous permet de partager les dernières nouvelles et mises à jour relatives à la crise et à votre organisation.
- Ressources - La section Formation & ressources est préremplie et comporte trois pages : Pour le lieu de travail, Pour le bien-être personnel et Pour votre famille.
- Aide & support - Affiche les réponses aux questions fréquemment posées et les contacts clés.
Documents - La bibliothèque de documents permet d’accéder facilement aux ressources, aux mises à jour des politiques et à d’autres informations clés.
Pages - Stocke les pages du site et le contenu des modèles de page.
Étape 3 : Personnalisez votre site
Une fois que vous avez ajouté le modèle de site de gestion de crise, il est temps de le personnaliser et de vous l’approprier.
Remarque
Pour modifier un site SharePoint, vous devez être propriétaire ou membre du site.
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Personnalisez l’apparence de votre site, sa navigation, ses composants WebPart et son contenu pour répondre aux besoins de vos visiteurs et de votre organisation. Commencez à modifier le site en mode édition en sélectionnant Modifier en haut à droite du site. Pendant que vous travaillez, enregistrez en tant que brouillon ou publiez à nouveau les modifications pour les rendre visibles aux utilisateurs.
1. Utiliser le composant WebPart Hero pour présenter des actualités et des annonces
- Commencez par sélectionner le composant WebPart Hero et sélectionnez le
. - Ensuite, choisissez les options de couche et de tuile qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation.
En savoir plus sur la modification du composant WebPart Hero.
2. Utiliser le composant WebPart Liens rapides pour fournir un accès rapide aux ressources
- Naviguez dans le composant WebPart Liens rapides, sélectionnez le lien, puis le bouton Modifier le .
- Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.
- Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.
Découvrez différents types de mises en page et options d’édition pour le composant WebPart Liens rapides.
3. Utiliser le composant WebPart People pour afficher les contacts clés
- Commencez par sélectionner le composant WebPart People et choisissez le .
- Modifiez la disposition en Compact ou Descriptif.
- Ajoutez ensuite des noms ou des adresses e-mail en entrant du texte dans le champ de texte
En savoir plus sur le composant WebPart People.
4. Utilisez le composant WebPart Événements pour afficher les événements à venir
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Modifier le le composant WebPart Événements pour déterminer la source et la disposition de l’événement.
- Pour ajouter ou modifier des événements dans le composant WebPart Événement, accédez au composant WebPart Événement et sélectionnez + Ajouter un événement.
En savoir plus sur l’utilisation et la modification du composant WebPart Événements.
5. Utilisez le composant WebPart Actualités pour afficher des annonces et des nouveautés
- Commencez par sélectionner le composant WebPart Actualités et choisissez le .
- Ensuite, sélectionnez la source d’informations , puis Ce site pour vous assurer que le contenu lié à la crise apparaît dans le composant WebPart.
- Sélectionnez la disposition, les options d’affichage et le filtre qui affichent le mieux les membres de l’équipe de l’organisation.
- Dans la section Organiser , déterminez l’ordre dans lequel les actualités doivent être affichées.
En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Actualités.
6. Utiliser le composant WebPart Conversations Yammer pour connecter des personnes entre elles
Remarque
- Le composant WebPart Conversations Yammer s’affiche uniquement si votre organisation dispose d’une licence pour Yammer.
- Le composant WebPart Conversations Yammer utilise le nom de domaine d’origine (par exemple, contoso.onmicrosoft.com) et ne peut pas être utilisé lorsque le site SharePoint utilise un nom de domaine personnel.
- Sélectionnez le sur le composant WebPart Conversations Yammer.
- Sélectionnez une source de conversation et le nombre de conversations à afficher.
En savoir plus sur le composant WebPart Conversations Yammer.
7. Utilisez le composant Web Twitter pour afficher des mises à jour en direct sur la crise
- Sélectionnez le sur le composant WebPart Twitter.
- Sélectionnez un nom d’utilisateur Twitter commençant par @ ou un lien commençant par https:// vers un compte d’utilisateur, un tweet ou une collection. Sélectionnez ensuite le nombre maximum de tweets à afficher.
En savoir plus sur le composant WebPart Twitter.
Personnalisez les pages suivantes du site :
Actualités & mises à jour : personnalisez cette page en modifiant le composant WebPart Actualités. Pour optimiser l’efficacité de votre site, choisissez ici une source d’informations différente de celle que vous avez sélectionnée pour le composant WebPart Actualités sur la page d’accueil, qui affichera toujours des actualités pertinentes sur la gestion de la crise.
Ressources - Cette section du site comprend trois pages préremplies : Pour le lieu de travail, Pour le bien-être personnel et Pour votre famille. Personnalisez ces pages en modifiant le composant WebPart Liens rapides.
Aide et support - Personnaliser cette page en modifiant le composant WebPart Texte.
Personnaliser l’apparence et la navigation du site
Avant de partager votre site avec d’autres personnes, mettez la touche finale à votre site en veillant à ce que les utilisateurs puissent trouver le site, parcourir facilement les liens et les pages, et accéder rapidement au contenu du site.
- Modifier les bibliothèques de documents en mettant à jour les noms de dossiers et en téléchargeant des ressources
- Modifier et personnaliser la navigation du site
- Changez l'apparence de votre site en personnalisant le thème, le logo, la disposition des en-têtes et l'apparence de votre site.
- Ajouter ou supprimer des pages sur ce site ou dans la navigation du site pour adapter le contenu existant.
- Choisissez d'associer ce site à un site pivot au sein de votre site hub, ou ajoutez ce site à la navigation d'un site pivot existant si nécessaire.
Étape 4 : Partagez votre site avec d’autres personnes
Partagez votre site avec d’autres personnes après l’avoir personnalisé, revu pour l’exactitude et publié la version finale.
- Sélectionnez Partager le site dans le coin droit.
- Obtenez de l’aide pour gérer votre site en ajoutant des propriétaires et des membres qui auront l’autorisation de modifier le contenu du site.
- Dans le volet Partager le site , entrez les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le site. Vous pouvez sélectionner Tout le monde (sauf les utilisateurs externes) si vous souhaitez que tous les membres de votre organisation aient accès au site. Le niveau d’autorisation par défaut est Lecture seule.
- Entrez un message facultatif à envoyer avec la notification par e-mail qui sera envoyée lorsque le site sera partagé, ou décochez la case Envoyer un e-mail si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mail.
- Sélectionnez Partager.
Étape 5 : Maintenir votre site
Après la création et le lancement de votre site, la phase suivante est la mise à jour de son contenu. Assurez-vous d'avoir un plan pour maintenir le contenu et les parties web à jour.
Meilleures pratiques de maintenance du site :
- Planifiez la maintenance du site - Établissez un calendrier pour revoir le contenu du site aussi souvent que nécessaire afin de vous assurer que le contenu est toujours exact et pertinent.
- Publiez régulièrement des nouvelles - Distribuez les dernières annonces, informations et statuts à travers l'organisation. Apprenez à ajouter un message d'actualité sur un site d'équipe ou un site de communication, et montrez aux autres personnes qui publieront des annonces comment elles peuvent utiliser les actualités SharePoint.
- Vérifier les liens et les composants WebPart : maintenez les liens et les composants WebPart à jour pour vous assurer que vous exploitez toute la valeur de votre site.
- Utiliser les analyses pour améliorer l’engagement : affichez l’utilisation du site à l’aide du rapport de données d’utilisation intégré pour obtenir des informations sur le contenu populaire, les visites du site, etc.
- Examinez régulièrement les paramètres de votre site : Une fois que vous avez créé un site dans SharePoint, vous pouvez apporter des modifications aux paramètres, aux informations de site et aux autorisations du site.
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