הוספת אירוע 'מחוץ למשרד' ללוח השנה של Outlook של אנשים אחרים

Create "אירוע מחוץ למשרד" בלוח השנה שלך

1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית , בחר אירוע חדש. 

2. הוסף כותרת עבור האירוע ולאחר מכן בחר את תאריכי ההתחלה והסיום.

3. כדי לחסום יום שלם (או ימים), החלק את הלחצן הדו-מצבי יום שלם למצב פעיל. 

4. בקבוצה אפשרויות, בחר עסוק ולאחר מכן בחר מחוץ למשרד מהרשימה הנפתחת.

5. בחר שמור.

שלח את "אירוע מחוץ למשרד" זה לאחרים

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, האירוע שיצרת מראה שאתה מסומן כ'מחוץ למשרד'. משמעות הדבר היא שאם מישהו ינסה לקבוע איתך פגישה, הוא יבדוק שאתה לא זמין. 

טעות נפוצה בעת שליחת אירוע 'מחוץ למשרד' לאנשים אחרים היא לפתוח את האירוע המקורי ולשנות את מועדים פנויים/לא פנויים להציג אותך כ'פנוי' במקום 'מחוץ למשרד'. עם זאת, פעולה זו פירושה שיוצגו כעת כזמינים לכל מי שמנסה לקבוע איתך פגישה. כדי למנוע זאת, עליך ליצור פעילות כפולה בלוח השנה שלך כאשר האפשרות מועדים פנויים/לא פנויים מוגדרת ל'פנוי', לשנות את האירוע לפי הצורך ולאחר מכן לשלוח אותו לאחרים.

1. בלוח השנה שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אירוע 'מחוץ למשרד' שיצרת קודם לכן ובחר שכפל אירוע.

2. הוסף כותרת חדשה עבור האירוע. לדוגמה, ייתכן שתרצה לכלול את שמך בכותרת כך שכל מי שיסתכל על זה בלוח השנה שלו ידע מיד במה הוא נושא.

3. בקבוצה משתתפים , בחר אפשרויות תגובה ונקה את האפשרות בקש תגובות ברשימה הנפתחת.

4. בקבוצה אפשרויות , בחר מועדים /לא פנויים, ומהרשימה הנפתחת בחר פנוי.

5. תחת הזמן משתתפים, הוסף את הנמענים המיועדים.

6. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

7. אם אתה מתריע על סידרה של זמנים חוזרים שלא תהיה במשרד, ברשימה הנפתחת אל תחזור, בחר את תבנית המופע החוזר ולאחר מכן בחר שמור.

8. בחר שלח.

בעת שליחת בקשה זו לפגישה עם מועדים פנויים / לא פנויים של , האירוע מופיע בחלק העליון של כל יום בלוח השנה של Outlook של הנמען - תזכורת חזותית שאינה חוסם את זמן העבודה שלו.

ניהול הזמינות שלך בלוח השנה

כברירת מחדל, בעת הוספת פריט ללוח השנה שלך או קבלת הזמנה ממישהו אחר, הפריט מסומן כלא פנוי בלוח השנה שלך:

• הדבר משפיע על מועדים פנויים/לא פנויים שאנשים אחרים רואים בלוח השנה שלך כאשר הם מנסים לתזמן פגישה איתך.

• אם אתה משתמש ב- Teams, הוא משפיע גם על מחוון המצב שלך ויציג אותך כ'עסוק/ה' כאשר יש לך פגישות או פעילויות מתוזמנות.

כאשר אתה מסתכל על לוח השנה שלך, הקצה השמאלי של כל פריט מקודקוד לפי צבע כדי לציין את המצב שלו: קצה לבן מציין פנוי, וצבע כהה יותר מציין עסוק.

באפשרותך להתאים כל פריט לוח שנה כך שהוא יוצג כ'עסוק/ה', 'פנוי/ה', 'מחוץ למשרד' וכן הלאה:

1. בלוח השנה שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הפריט שברצונך לשנות.

2. בתפריט שמופיע, הצבע על הצג כ ולאחר מכן בחר את האפשרות הרצויה.

רוצה להתאים את המצב שלך ב- Teams? ראה שינוי המצב שלך ב- Microsoft Teams.

שלב 1: הוספת זמן לחופשה ללוחות השנה של עמיתים

כאשר אתה מסמן זמן כ'מחוץ למשרד' בלוח השנה שלך, עמיתיך לעבודה רואים אותו כאשר הם מנסים לקבוע איתך פגישה. אבל זה לא יהיה נהדר אם תוכל להתריע על כולם בו-זמנית לפני הזמן שבו אתה לא נמצא מבלי להשפיע על המצב של מועדים פנויים/לא פנויים או לעומס בלוחות השנה שלהם? באפשרותך לעשות זאת על-ידי הגדרת המידע שלך כך שיופיע בלוחות השנה שלו כאירוע של יום שלם, אך בניגוד לאירוע רגיל של יום שלם, אשר מוגדר בדרך כלל כ"עסוק/ה", אירוע זה של יום שלם מוצג כשעה פנויה. הזמינות של מועדים פנויים/לא פנויים של עמיתיך לעבודה אינה מושפעת.

1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית , בחר פגישה חדשה.

   עצה: באפשרותך גם להשתמש בקיצור המקשים כדי ליצור בקשה חדשה לפגישה על-ידי הקשה על CTRL+SHIFT+Q.

2. הקלד תיאור בתיבה כותרת, ואם תרצה, הזן מיקום בתיבה מיקום.

3. ברשימות שעת התחלהושעת סיום , בחר את שעת ההתחלה ושעת הסיום עבור הזמן שלך מחוץ למשרד. בחופשות, בדרך כלל מדובר בימים מלאים. במקרה זה, בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

   הערה: כברירת מחדל, Outlook משתמש בהגדרת אזור הזמן הנוכחית במחשב לתזמון. אם ברצונך לתזמן את הזמן שלך מחוץ למשרד בהתבסס על אזור זמן אחר, בחר בתיבת הסימון אזורי זמן ובחר את אזור הזמן המתאים.

4. בקבוצה משתתפים , עבור אפשרויות תגובה, נקה את האפשרות בקש תגובות בלחצן הנפתח.

5. בקבוצה אפשרויות , עבור הצג כ, בחר חינם ברשימה הנפתחת. אם כבר שציינת שזהו אירוע של יום שלם, האפשרות הצג כ מוגדרת באופן אוטומטי כ'ללא תשלום'.

   חשוב: 

   • ודא שההגדרה הצג כ מוגדרת ללא תשלום. פעולה זו מאפשרת לנמעני הבקשה לפגישה לקבל את הבקשה לפגישה ולהוסיף את זמן חופשתך ללוח השנה שלהם, אך לא לחסום את האפשרות בכל עת בלוח השנה שלהם. לוח השנה של הנמען עדיין יציג זמינות ללא תשלום לתזמון במהלך חופשתך.

   • בעת בחירת אירוע של יום שלם, שעת ההתחלה של האירוע היא בחצות. כדי למנוע מעמיתיך לעבודה לקבל התראות בזמנים מוזרים, הגדר את ההגדרה תזכורתללא.

6. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

7. הוסף את הנמענים המיועדים אל השורה נדרש אואופציונלי .

8. אם אתה מתריע על סידרה של שעות חוזרות שלא תהיה במשרד, בקבוצה אפשרויות, בחר מופע חוזר, בחר את תבנית המופע החוזר ולאחר מכן בחר אישור.

9. בחר שלח.

כאשר אתה שולח בקשה זו לפגישה כאשר האפשרות הצג כ מוגדרת ל'ללא תשלום', האירוע מופיע בראש כל יום בלוחות השנה של עמיתיך לעבודה ב- Outlook – תזכורת חזותית שלא חוסם זמן עבודה.

שלב 2: חסימת זמן חופשה בלוח השנה שלך

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, הבקשה לפגישה ששלחת סומנה כזמן פנוי כדי למנוע חסימת זמן בלוחות שנה של אנשים אחרים. עם זאת, השעה מסומנת גם כפנויים בלוח השנה שלך. כעת עליך ליצור פעילות נוספת עבור עצמך כדי שאחרים יוכלו לראות שאינך זמין בזמן שאתה מציין.

טעות נפוצה היא לפתוח את פריט הבקשה לפגישה בלוח השנה שלך ולשנות את ההגדרה הצג כ'ללא תשלום' ל'מחוץ למשרד' לאחר ששלחת את הבקשה המקורית. עם זאת, כאשר אתה עושה זאת, עדכון נשלח לכל מי ששלחת לו את הבקשה לפגישה, משנה את הבקשה ללא תשלום למשרד ומביס את השלבים שביצעת כדי להימנע מכך. עליך ליצור פעילות כפולה בלוח השנה שלך כאשר ההגדרה הצג כ מוגדרת כ'מחוץ למשרד'.

כאשר אנשים משתמשים בלוח השנה של Outlook כדי לתזמן פגישות ואירועים אחרים, הם יכולים לראות את הזמינות שלך, אלא אם שינית את ההרשאות עבור לוח השנה שלך כדי למנוע זאת. בדרך כלל, פעילויות, פגישות ואירועים כוללים את ההגדרה הצג כ'עסוק/ה'. באפשרותך גם ליצור פריטים עם ההגדרה 'הצג כ ' מחוץ למשרד. פריטים מוגדרים כ'מחוץ למשרד' נחשבים לדומים לפריטים מוגדרים כ'עסוק/ה ' – מישהו לא אמור לצפות ממך להיות זמין בשלב זה. באופן חזותי, שני הסוגים שונים - פריטים מוגדרים כ'מחוץ למשרד' מופיעים עם צבע סגול, פריטים מוגדרים כ'עסוק/ה' מזוהים על-ידי ערכת נושא כחולה של צבע. הבדל זה במראה עוזר להדגיש מדוע אינך זמין. לדוגמה, ייתכן שתוכל להעביר פריט מתנגש של 'עסוק/ה', אך סביר להניח שלא תוכל לשנות פריט 'מחוץ למשרד', כגון בחופשה שלך.

1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית , בחר פעילות חדשה.

2. בתיבה כותרת, הקלד שם עבור הזמן שבו אתה לא נמצא.

3. בשדה שעת התחלה ושעתסיום, בחר את התאריכים שבהם שעת הסיום מתחילה ומסתיימת.

4. בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

5. שנה את ההגדרה ' הצג כ ' ל'מחוץ למשרד'.

6. בחר שמור & סגור.