Az elgépelt szavak, a felesleges karakterláncvégi szóközök, a nemkívánatos előtagok, a helytelen kis- vagy nagybetűhasználat és a nem nyomtatható karakterek jelenléte rossz benyomást kelthet. Mi több, a felsoroltakon kívül más is hozzájárul ahhoz, hogy adatai rendezetlennek tűnjenek. Tűrje fel az ingujját! Itt az ideje, hogy munkalapjain tavaszi nagytakarítást végezzen a Microsoft Excel segítségével.
Az adatok tisztázásának alapjai
A külső adatforrásokból, például adatbázisokból, szövegfájlokból vagy weblapokról importált adatok formátumát nem mindig szabályozhatja. Mielőtt elemzéseket végezhetne rajtuk, az adatokat gyakran tisztázni kell. Szerencsére az Excel számos szolgáltatást biztosít a megfelelő formátumba alakításhoz. Néha ez a feladat egyszerű, és egy adott funkció el is végzi a műveletet. A Helyesírás-ellenőrzés segítségével például könnyen kiszűrheti az elgépelt szavakat a megjegyzéseket vagy leírásokat tartalmazó oszlopokban. Ha pedig az ismétlődő sorokat szeretné eltávolítani, az Ismétlődések eltávolítása párbeszédpanelen egyszerűen megteheti.
Máskor azonban előfordulhat, hogy egy vagy több oszlopban képleteket használva új értékekké kell alakítani az importált értékeket. Ha például törölni szeretné a felesleges karakterláncvégi szóközöket, létrehozhat egy új oszlopot az adatok képlettel való tisztázásához, kitöltheti az oszlopot, az új oszlop képleteit értékekké alakíthatja, majd törölheti az eredeti oszlopot.
Az adatok tisztázásának alapvető lépései az alábbiak:
Importálja az adatokat egy külső adatforrásból.
Készítsen biztonsági másolatot az eredeti adatokról egy külön munkafüzetben.
Ügyeljen arra, hogy az adatok sorokból és oszlopokból álló táblázatos formába legyenek rendezve úgy, hogy minden oszlop hasonló típusú adatokat tartalmazzon, minden sor és oszlop látható legyen, és ne legyen üres sor a tartományban. A legjobb eredmény elérése érdekében használjon Excel-táblázatot.
Először azokat a feladatokat végezze el, amelyekhez nincs szükség az oszlopok módosítására, például a helyesírás-ellenőrzést vagy a Keresés és csere párbeszédpanelen futtatható műveleteket.
Ezután következzenek azok a feladatok, amelyekhez módosítani kell az oszlopokat. Az oszlopok módosításának általános lépései:
- A tisztázásra szoruló eredeti oszlop (A) mellé szúrjon be egy új oszlopot (B).
- Az adatokat átalakító képletet írja be az új oszlop (B) elejére.
- A képlettel töltse ki végig az új oszlopot (B). Az Excel-táblázatban a számított oszlop automatikusan létrejön a kitöltött értékekkel.
- Jelölje ki az új oszlopot (B), másolja a vágólapra, majd értékek formájában illessze be az új oszlopba (B).
- Távolítsa el az eredeti oszlopot (A); ezzel az új oszlop jele B-ről A-ra változik.
Ha ugyanannak az adatforrásnak az adatait időről időre tisztáznia kell, a folyamat automatizálásához érdemes rögzíteni egy makrót, illetve írni egy programkódot. Ha az automatizálást idő vagy erőforrások hiányában nem tudja elvégezni, erre a célra számos, független gyártó által készített külső bővítmény közül választhat, amelyek listáját a Külső szolgáltatók című szakaszban találja meg.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| Munkalapcellák automatikus kitöltése adatokkal | A Kitöltés parancs használatát ismerteti. |
|
Táblázatok létrehozása és formázása Táblázat átméretezése sorok és oszlopok hozzáadásával és eltávolításával Számított oszlopok használata Excel-táblázatban |
Excel-táblázatok létrehozását, oszlopok, illetve számított oszlopok felvételét és törlését mutatja be. |
| Makró létrehozása | Az ismétlődő feladatok makrókkal történő különböző automatizálási módjait mutatja be. |
Helyesírás-ellenőrzés
A helyesírás-ellenőrző segítségével nem csak az elgépelt szavakat találhatja meg, hanem a következetlenül használt értékeket, például termék- vagy cégneveket is, ha felveszi őket egy egyéni szótárba.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| Helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés | Ez a cikk bemutatja, hogy miként javíthatja ki a helytelenül írt szavakat a munkalapokon. |
| Szavak hozzáadása a helyesírás-ellenőrzőhöz saját szótárak segítségével | Az egyéni szótárak használatát ismerteti. |
Ismétlődő sorok eltávolítása
Adatok importálásakor gyakori probléma az ismétlődő sorok keletkezése. Az ismétlődő értékek eltávolítása előtt célszerű először szűrni az egyedi értékeket, mert így meggyőződhet arról, hogy a kívánt eredményeket kapja.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| Egyedi értékek szűrése és ismétlődő értékek eltávolítása | Két egymáshoz szorosan kapcsolódó eljárást, az egyedi sorok szűrését és az ismétlődő sorok eltávolítását ismerteti. |
Szöveg keresése és cseréje
Előfordulhat, hogy el szeretne távolítani egy általánosan használt kezdő karakterláncot (például egy címkét és az azt követő kettőspontot és szóközt) vagy egy utótagot (például egy feleslegessé vált vagy elavult zárójeles kifejezést a karakterlánc végéről). Ehhez keressen rá e szövegrészekre, és cserélje le őket üres karakterláncra vagy más szövegre.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
|
Annak ellenőrzése, hogy a cella tartalmaz-e szöveget (a kis- és nagybetűk megkülönböztetésével) Annak ellenőrzése, hogy egy cella tartalmaz-e szöveget (a kis- és nagybetűk megkülönböztetésével) |
A Keresés parancs és a szöveg keresésére szolgáló számos függvény használatát ismerteti. |
| Karakterek eltávolítása szövegből | A Csere parancs és a szöveg eltávolítására szolgáló számos függvény használatát ismerteti. |
| Szöveg vagy egyéb elem keresése és cseréje | Bemutatja az adatok módosítását a Keresés és a Csere párbeszédpanel használatával. |
|
SZÖVEG.TALÁL, SZÖVEG.TALÁL2 SZÖVEG.KERES, SZÖVEG.KERES2 CSERE, CSERE2 HELYETTE BAL, BAL2 JOBB, JOBB2 HOSSZ, HOSSZ2 KÖZÉP, KÖZÉP2 |
Ezek azok a függvények, amelyekkel különféle karakterlánc-módosítási feladatokat végezhet, például megkeresheti és lecserélheti a karakterláncok egyes részeit, eltávolíthat karakterláncrészeket vagy megállapíthatja adott karakterláncok hosszát. |
Szöveg átalakítása kisbetűssé vagy nagybetűssé
Olykor a szöveg ömlesztve érkezik, különösen, ami a kis- és nagybetűs írásmódot illeti. Három idevágó függvény használatával a szöveget csupa kisbetűssé (például e-mail-címek), csupa nagybetűssé (termékkódok) vagy normál írásmódúvá (nevek vagy könyvcímek) alakíthatja.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| Szöveg átalakítása kisbetűssé vagy nagybetűssé | Az írásmóddal kapcsolatos három függvény használatát ismerteti. |
| KISBETŰ | Egy karakterlánc összes nagybetűjét kisbetűvé alakítja. |
| TNÉV | A függvény a karaktersorozat első betűjét, valamint a nem betű után álló betűket nagybetűsre változtatja. Az összes többi betűt kisbetűssé alakítja. |
| NAGYBETŰS | Szöveget nagybetűssé alakít át. |
Szóközök és nem nyomtatható karakterek eltávolítása a szövegből
A szöveges értékek időnként szóközöket tartalmaznak elején, végén vagy beágyazva szóközöket (32-es és 160-as Unicode karakterkészlet-érték), illetve nem nyomtatható karaktereket (0–31-es, 127-es, 129-es, 141-es, 143-as, 144-es és 157-es értékű Unicode karaktereket). Ezek rendezéskor, szűréskor vagy kereséskor gyakran nem várt eredményekhez vezetnek. A külső adatforrásban például a felhasználók véletlenül beírt szóközökkel tipográfiai hibákat véthetnek, vagy a külső adatforrásból importált szöveges adatok a szövegbe ágyazott nem nyomtatható karaktereket tartalmazhatnak. Mivel ezeket a karaktereket nem könnyű észrevenni, a váratlan eredmény sokszor fejtörést okozhat. A nemkívánatos karakterek eltávolításához használja a KIMETSZ, a TISZTÍT és a HELYETTE függvényt.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| KÓD | Egy karakterlánc első karakterének numerikus kódját adja eredményül. |
| TISZTÍT | Eltávolítja a 7 bites ASCII kód (0 és 31 közötti értékek) első 32 nem nyomtatható karakterét. |
| KIMETSZ | Eltávolítja a 7 bites ASCII szóközkaraktert (a 32-es kódú karaktert). |
| HELYETTE | A HELYETTE függvény segítségével a magasabb (127-es, 129-es, 141-es, 143-as, 144-es, 157-es és 160-as) értékű Unicode karaktereket azokra a 7 bites ASCII karakterekre cserélheti, amelyekhez a KIMETSZ és a TISZTÍT függvényt tervezték. |
A számok és számjelek írásmódjának kijavítása
A számokkal két fő probléma szokott előfordulni, amely szükségessé teheti az adatok tisztázását: az alkalmazás véletlenül szövegként importálta a számokat, illetve a mínuszjelet az adott szervezetben használt szabványos karakterre kell cserélni.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| Szövegként tárolt számok számmá alakítása | A cellákban szövegként formázott és tárolt számok – amelyek problémát okozhatnak a számításokban, vagy zavaró rendezési sorrendhez vezethetnek – számformátumba való átalakítását mutatja be. |
| FORINT | A számokat szövegformátumúvá alakítja, és pénznemszimbólummal látja el. |
| SZÖVEG | Értékeket alakít át adott számformátumú szöveggé. |
| FIX | A számokat a megadott számú tizedesjegyre kerekíti, vesszőt használva tizedesformátumra alakítja a számot, és szöveg formában adja vissza az eredményt. |
| ÉRTÉK | A számot ábrázoló szöveget számmá alakítja. |
Dátum- és időpontformátumok kijavítása
Mivel számtalan különböző dátumformátum létezik, és a formátumok összetéveszthetők a számozott cikkszámokkal, illetve más, ferde vonalat vagy kötőjelet tartalmazó karakterláncokkal, a dátumok és időpontok gyakran konvertálásra és újraformázásra szorulnak.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| A dátumrendszer, a dátumformátum és a kétjegyű évértelmezés megváltoztatása | A dátumrendszer működését ismerteti az Office Excelben. |
| Időpontok átalakítása | A különböző időegységek közötti konvertálást mutatja be. |
| Szövegként tárolt dátumok dátummá alakítása | A cellákban szövegként formázott és tárolt dátumok – amelyek problémát okozhatnak a számításokban, vagy zavaró rendezési sorrendhez vezethetnek – dátumformátumba való átalakítását mutatja be. |
| DÁTUM | Az adott dátumhoz tartozó sorszámot (dátumértéket) adja eredményül. Ha a cellaformátum a függvény bevitele előtt Általános volt, az eredmény dátumként lesz formázva. |
| DÁTUMÉRTÉK | Szövegként megadott dátumot sorszámmá konvertál. |
| IDŐ | Az adott időponthoz tartozó tizedestörtet adja eredményül. Ha a cellaformátum a függvény bevitele előtt Általános volt, az eredmény dátumként lesz formázva. |
| IDŐÉRTÉK | Az idő_szövegben megadott időt időértékként adja vissza. A visszaadott érték a 0 és 0,999999999 közötti tartományba esik, amelyek a 0:00:00 és 23:59:59 időpontoknak felelnek meg. |
Oszlopok egyesítése és felosztása
Miután adatokat importál egy külső adatforrásból, gyakori feladat, hogy két vagy több oszlopot egyesít, vagy egy oszlopot két vagy több oszlopra feloszt. Előfordulhat például, hogy egy teljes nevet tartalmazó oszlopot fel szeretne osztani vezeték- és utónévre. Az is előfordulhat, hogy egy címet tartalmazó mezőt tartalmazó oszlopot külön utca, település, megye és irányítószám oszlopra szeretne felosztani. Ennek az ellenkezője is igaz. Előfordulhat, hogy egy Vezetéknév és Utónév oszlopot Teljes név oszlopba szeretne egyesíteni, vagy különálló címoszlopokat szeretne egyetlen oszlopba egyesíteni. További közös értékek, amelyeket esetleg egy oszlopba kell egyesíteni vagy több oszlopra kell felosztani, a termékkódok, a fájlok elérési útja és az IP-címek.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
|
A vezetéknév és az utónév összefűzése Szöveg és számok kombinálása Szöveg összefűzése dátummal vagy időponttal Két vagy több oszlop összefűzése függvény segítségével |
Két vagy több oszlop értékeinek egyesítését szemléltető általános példákat mutat be. |
| Szöveg felosztása oszlopokba a Szövegdaraboló varázslóval | Ebben a cikkben megismerheti, hogy miként oszthatja fel az oszlopokat a varázsló segítségével a különféle gyakori elválasztó karakterek alapján. |
| Szöveg felosztása függvényeket tartalmazó különböző oszlopokba | Ez a cikk ismerteti, hogy a BAL, a KÖZÉP, a JOBB, a SZÖVEG.KERES és a HOSSZ függvény használatával hogyan lehet egy neveket tartalmazó oszlopot felosztani két vagy több oszlopra. |
| Cellák tartalmának egyesítése vagy szétválasztása | Ez a cikk bemutatja az ÖSSZEFŰZ függvény, az & („és” jel) operátor és a Szövegdaraboló varázsló használatát. |
| Cellák egyesítése és újbóli felosztása | A Cellaegyesítés menügomb, az Egyesítés vízszintesen és a Cellák egyesítése parancs használatát mutatja be. |
| ÖSSZEFŰZ | Két vagy több szöveges karakterláncot egyetlen szöveges karakterlánccá fűz össze. |
Oszlopok és sorok átalakítása és átrendezése
Az Office Excel legtöbb elemzési és formázási funkciója azt feltételezi, hogy az adatok egyetlen egyszerű, kétdimenziós táblázatban találhatók. Néha szükség lehet a sorok oszlopokká, illetve az oszlopok sorokká alakítására. Máskor az adatok nincsenek táblázatos formátumba rendezve, ezért valamilyen módon táblázatos formátumba kell őket rendezni.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| TRANSZPONÁLÁS | Ez a függvény függőleges cellatartományokat vízszintessé, vízszintes cellatartományokat függőlegessé alakít. |
Táblázatadatok összefésülése egyesítéssel és párosítással
Az adatbázisok rendszergazdái időnként az Office Excel segítségével keresik meg és javítják ki a két vagy több táblázat összekapcsolásakor keletkező párosítási hibákat. Ilyenkor szükség lehet például két, különböző munkalapokból származó táblázat összefésülésére, akár az összes rekord egy helyen való megjelenítése, akár a nem egyező sorok kiszűrése érdekében.
| További információ | Leírás: |
|---|---|
| Értékek keresése adatok listájában | Ez a cikk ismerteti az adatok keresési függvényekkel való megkeresésének leggyakoribb módjait. |
| KERES | Ez a függvény egy egysoros vagy egyoszlopos tartományban vagy egy tömbben lévő értéket keres meg. A KERES függvény két szintaktikai formája a vektoros és a tömbös forma. |
| VKERES | Ez a függvény egy táblázat vagy értéktömb legfelső sorában keres értéket, majd visszaadja az ugyanazon oszlopban, a táblázat vagy tömb megadott sorában található értéket. |
| FKERES | Ez a függvény egy táblázattömb első oszlopában keres értéket, és a táblázattömb másik oszlopának ugyanazon sorában lévő értéket ad vissza. |
| INDEX | Egy táblázatban vagy tartományban található értéket vagy az értékre való hivatkozást adja vissza. Az INDEX függvénynek két formája van: a tömbös forma és a hivatkozásos forma. |
| HOL.VAN | Ez a függvény egy olyan elem tömbben elfoglalt relatív pozícióját adja vissza, amely a megadott értékkel meghatározott sorrendben egyezik. A HOL.VAN abban különbözik a többi keresési függvénytől, hogy nem magát az elemet, hanem a megtalált elem helyét adja vissza. |
| ELTOLÁS | Egy megadott magasságú és szélességű hivatkozást ad eredményül egy másik hivatkozástól számított megadott számú sornyi és oszlopnyi távolságra. Az eredményként visszaadott hivatkozás mutathat egyetlen cellára vagy egy cellatartományra. Megadhatja a visszaadott sorok és oszlopok számát. |
Külső szolgáltatók
Az alábbiakban az adatok különféle módokon való tisztázására szolgáló termékeket készítő külső gyártók listája látható (a teljesség igénye nélkül).
Megjegyzés
A Microsoft nem nyújt támogatást a külső gyártóktól származó termékekhez.