|
A Gantt-diagramok egyfajta képet adnak a projekt alakulásáról. A Project nézeteiben azonban az ütemterv minden aspektusával kapcsolatban kritikus visszajelzéseket kaphat.
A projekt megfelelő nézetének kiválasztása az első nagy lépés a projekt sikerének biztosítása felé.
A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .
- Szeretné tudni, hogy mely tevékenységek a legfontosabbak az ütemtervben? Minden tevékenység fontos az ütemtervben. Egyes tevékenységek azonban nagyobb mértékben befolyásolják a projekt befejezési dátumát, mint mások. A projektmenedzsment terminológiájában ezek kritikus tevékenységek. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen területeken érdemes először tanulmányozni.
- Szeretné látni a tevékenységek közötti összefüggéseket? A Gantt-diagram csak az egyik lehetőség a tevékenységek közötti kapcsolatok ábrázolására. De ne habozzon más nézeteket használni. A hálódiagram összetettebb kapcsolatokat is ábrázolhat a tevékenységek között. A Calendar a jól ismert havi naptáras formátumban jeleníti meg a tevékenységeket. A Timelime azt mutatja, hogy mely fő mérföldkövekre esnek az ütemtervben.
- Kíváncsi, hogy ki mit csinál? Ha kerek képre vágyik, ajánljuk figyelmébe az Erőforrás kihasználtsága és a Csapattervező nézetet, amelyekben a tevékenységeket a rajtuk dolgozó erőforrások szerinti rendszerezésben tekintheti meg.
- Be kell mutatni a projektet egy vezetőnek? A projektterv másolatának elküldése sokszor rossz választás. A vezetők és a többi érintett csak egy felső szintű áttekintésre kíváncsi, amiből megállapíthatja a projekt általános helyzetét. Szerencsére a Project teljesen újjátervezett vizuális jelentésekkel rendelkezik, amelyek a megfelelő mennyiségű információt rögzítik diagramokon, és elkészítésük csak minimális munkát igényel.
- A kiadásokra és a költségvetésre kíváncsi? A Project összesítő költségjelentést és a megtermelt értékekről készült kifinomult jelentést is képes készíteni. Az adatokat mindig exportálhatja az Excelbe, ahol komplex költségelemzést végezhet.
- Még a tervezés legelején jár, és egyelőre nincs szüksége a Microsoft Projectre a közös megtekintéshez? A tervezési folyamat elején lehetséges, hogy egyáltalán nem is szükséges még a Project használata. Van például egy egyszerű lista egy SharePoint-webhelyen vagy Excelben vagy egy papírszalvétán. Ezeket az ötleteket célszerű másokkal is megosztani, mielőtt a Projectet elindítaná, és kialakítaná az ütemezést.
1. lépés: A megfelelő nézet kiválasztása
|
A megfelelő nézet kiválasztása |
A legfontosabb dolgokkal célszerű kezdeni – mindenekelőtt minden célhoz meg kell keresni az ideális nézetet. A csapattal kapcsolatos információkat például a Csapattervező vagy az Erőforrás kihasználtsága nézetben célszerű tanulmányozni, nem a Gantt-diagramokon, ahol elsősorban a tevékenységek adatai jelennek meg. |
|
A projekt haladásának tanulmányozása Gantt-diagramon |
A projekt előrehaladását a legegyszerűbben a Gantt-diagramokon lévő sávok változásának megfigyelésével mérheti fel. |
|
Projekttevékenységek megtekintése Ütemterv nézetben |
Az idősor segít az "átfogó kép" jelentésében. Pillanatképet nyújt a státuszmegbeszélések főbb tevékenységeiről és mérföldköveiről. A hivatkozást egyszerűen egy PowerPoint-diára kell tennie, ki kell nyomtatnia, vagy azonnali beszámoló céljából el kell küldenie e-mailben a főnökének. |
|
Tevékenységeken végzett munka megtekintése hálódiagramon |
A nagy komplexitású projektekben a tevékenységek közötti kapcsolatokat ábrázoló hálódiagramok nagy segítséget nyújtanak az összefüggések megértésében. Ezeken a diagramokon a projektinformációk „klasszikus” formában, téglalapok és téglalapokat összekötő vonalak formájában jelennek meg. |
|
Létrehozottérték-elemző jelentések tanulmányozása |
A megtermelt értékek elemzése a Project hatékony, de könnyen megérthető elemzési és költségvetési funkciója. A megtermelt értékek elemzése segít választ adni néhány fontos kérdésre: "A projekten eddig végzett tevékenységek alapján mennyinek kellene lennie a kiadásoknak?" vagy "Időben befejezzük?" |
|
Projektinformációk áttekintése elegáns jelentéseken |
Hatásos és testre szabható grafikus jelentéseket készíthet a projektek minden aspektusáról. Ha egy jelentést nem találna tökéletesnek, néhány másodperc alatt testre szabhatja. |
|
Tevékenységek közötti kapcsolatok kiemelése |
Bonyolultabb projektek esetén a Gantt-diagram sávokat tartalmazó felén nagyon sok elem zsúfolódhat össze, színes téglalapok és mindenfelé kanyargó vonalak átláthatatlan rendszerét produkálva. Ha letisztultabb képet szeretne, lehetősége van egy-egy tevékenység útvonalának megjelenítésére, amivel kiemelheti az adott tevékenységet megelőző és követő tevékenységeket a kavalkádból. |
|
Nézet nyomtatása |
A Project nézeteit asztali nyomtatón, de akár rajzgépen is kinyomtathatja, ha például szeretné kifüggeszteni a falra, vagy egy tervezőasztalra helyezné. |
2. lépés: A nézet finomhangolása
|
Oszlop felvétele egy nézetbe |
A projektnézeteket különböző oszlopokkal bővítheti, hogy minden szükséges információ megjelenjen. A bizalmas adatok védelme érdekében el is rejthetők az egyes oszlopok. |
|
Nézet időskálájának módosítása |
Az időskála módosításával az óráktól kezdve akár évekig terjedő kisebb és nagyobb időegységeket lehet megjeleníteni. Arra is lehetőség van, hogy egy projekt ütemtervét ne naptári, hanem pénzügyi évek szerint jelenítse meg, vagy hogy a Gantt-sávok egy-egy egysége ne egy napot, hanem egy hónapot jelentsen. |
|
Tevékenységek vagy erőforrások csoportosítása |
Ha egy projektben a tevékenységek nagy száma már akadályozza az átláthatóságot, érdemes csoportosítani a tevékenységeket. A csoportosításra számos rendezési lehetőség kínálkozik – például prioritás, kényszertípus és készültségi állapot szerint is csoportosíthatók a tevékenységek. |
|
A nézet kettéosztása |
Néha nagyon hasznos két nézet együttes megjelenítése. Ha például a Gantt-diagram jelenik meg a képernyő felső felén, az alsó felén bepillanthat a fent kijelölt tevékenység részleteibe. A rutinos projektvezetők sokkal hatékonyabban végzik napi rutinfeladataikat a kettéosztott nézetekkel. |
|
Projektinformációk rendezése tevékenységek, erőforrások és dátumok szerint |
A tevékenységeket többnyire időrendben kell megjeleníteni. A projekt növekedésével azonban hasznos lehet, ha állapot vagy erőforrás szerint betűrendbe rendezi a tevékenységeket. |
|
Nézetek szűrése |
Nem kell mindig feltétlenül a szokásos időrendi sorrendben nézni az információkat. A szűrési funkciókkal tetszőlegesen szervezheti őket. |
|
Tevékenységek behúzása résztevékenységek és összegző tevékenységek kialakításához |
A tevékenységek kihúzásával és behúzásával szemléltetheti a hierarchiájukat, és megadhatja, hogy milyen fázishoz vagy részfázishoz tartoznak. |
|
Testre szabott beállítások felhasználása jövőbeli projektekben |
Bizonyára nem szeretné, ha a testre szabott nézetei veszendőbe mennének. Megoszthatja őket másokkal, vagy későbbi projektekhez sablonként mentheti őket. |
3. lépés: Projektadatok megtekintése más alkalmazásokban
|
Projektinformációk megtekintése SharePoint-webhelyen |
Ha szerette volna valaha SharePoint-feladatlistákkal szinkronizálni projektjeit (a Project Server használata nélkül), akkor jó hírünk van. A Project Professional segíthet egy SharePoint-feladatlista létrehozásában, amely szinkronizálódik a projekttel. A projektcsapat tagjai láthatják az ütemezést, és jelezhetik haladásukat a SharePointban, és mindezen információk a Projectben is megjelennek a projektvezető számára. |
|
Projekt megtekintése PDF-dokumentumban |
A PDF- vagy XPS-dokumentumokká alakított projektterveket bárkivel megoszthatja, akinek van számítógépe, még ha a Project nincs is telepítve rajta. |
|
Excel-adatok importálása a Projectbe |
Ha Excelben vagy egy adatbázisban kezdte el tárolni egy komplex projekt adatait, és aggódik, hogy ezek némelyike elvész a Microsoft Projectre való áthelyezéskor, használjon importálási varázslót. Kezeli a bonyolultabb projektek importálását is. |
|
Projektfájl mentése más formátumban |
A Project támogatja a projektadatok exportálását az Excel és a Visio fájlformátumába, PDF formátumba, és számos más népszerű formátumba. |
Vissza a projektvezetési útikalauzhoz
