Membuat aturan Pengatur Konten untuk merutekan dokumen

Di artikel ini

• Sebelum Membuat aturan: Langkah pertama

• Memahami cara dokumen dirutekan

• Membuat aturan untuk merutekan dokumen

Sebelum Membuat aturan: Langkah pertama

Sebelum membuat aturan untuk merutekan dokumen, Anda harus mengikuti beberapa langkah penting.

1. Mengaktifkan fitur Pengatur Konten.

2. Buat pustaka dan folder yang ingin Anda jadikan dokumen dirutekan. Anda mungkin ingin membuat folder untuk setiap tipe dokumen yang Anda perutekan. Misalnya, buat pustaka hanya untuk catatan email atau lembar bentang Excel. Untuk mempelajari tentang cara membuat pustaka, lihat Membuat pustaka dokumen di SharePoint.

3. Tipe konten harus dikaitkan dengan dokumen yang akan dirutekan. Di dalamnya, tipe konten bisa menjadi bagian dari kriteria yang menentukan lokasi akhir tempat dokumen disimpan.

Atas Halaman

Memahami cara dokumen dirutekan

Anda bisa merutekan dokumen ke pustaka atau folder di situs Pusat Rekaman atau jenis situs SharePoint lainnya. Pustaka Penempatan, yang secara otomatis dibuat saat Anda mengaktifkan fitur Pengatur Konten, berfungsi sebagai lokasi default. Proses perutean dokumen terdiri dari beberapa elemen:

• Pustaka dan folder target    Pengurus konten atau pengelola rekaman secara manual membuat pustaka dan folder tempat dokumen harus dirutekan, dan menetapkan pustaka ini sebagai pustaka target.

• Tipe konten situs    Setiap dokumen harus memiliki tipe konten, dan pengguna bisa menambahkan tipe konten situs yang sesuai secara manual ke pustaka target.

• Pustaka pengantaran    Dokumen yang tidak cocok dengan aturan, atau metadata wajib yang hilang dikirim ke pustaka Drop Off sehingga pengguna bisa memasukkan metadata yang diperlukan. Atau, Anda dapat mengonfigurasi Pengatur Konten agar semua dokumen yang diunggah dirutekan sementara ke pustaka Pengantaran.

  Catatan: Pustaka Drop Off dimaksudkan sebagai "catch-all" untuk item tersebut yang tidak cocok dengan aturan apa pun. Ini dirancang sebagai lokasi sementara, dan bukan sebagai situs kolaborasi permanen.

• Daftar aturan dokumen    Ini adalah kumpulan semua aturan perutean. Pengurus konten atau pengelola rekaman mengunjungi daftar ini untuk membuat, mengelola, dan menampilkan aturan perutean.

Diagram berikut ini memperlihatkan bagaimana dokumen dan pesan email dirutekan berdasarkan kriteria tertentu rapat, dan bagaimana dokumen yang hilang dikembalikan ke pustaka Penempatan.

Atas Halaman

Membuat aturan untuk merutekan dokumen

Untuk setiap tipe catatan yang Anda tambahkan ke daftar Perutean Catatan, Tentukan judul dan deskripsi catatan. Anda juga menentukan lokasi di situs tempat catatan disimpan. Untuk memastikan bahwa semua catatan yang relevan dirutekan ke lokasi yang sesuai, Anda bisa menentukan nama alternatif untuk tipe catatan.

1. Navigasikan ke situs tempat Anda ingin membuat aturan Pengatur Konten.

2. Pada panel Luncur Cepat, untuk melihat opsi Konten Situs , pilih Lainnya.

3. Dari baris menu Aplikasi, pilih Pengaturan.

4. Pada halaman Pengaturan Situs , di bawah bagian Administrasi Situs , pilih Aturan Pengatur Konten.

5. Pada halaman Aturan Pengatur Konten , di Klik untuk menambahkan item baru, pilih tambahkan.

6. Di bagian NamaAturan, masukkan nama yang menjelaskan kondisi dan tindakan aturan.

7. Di bagian Status Aturan dan Prioritas , untuk menerapkan aturan ke konten masuk, pilih Aktif. Lalu, pilih prioritas untuk menentukan cara konten dirutekan jika cocok dengan lebih dari satu aturan Pengatur Konten.
   Jika Anda tidak ingin aturan ini diterapkan ke konten masuk, pilih Tidak Aktif.

8. Di bagian Tipe Konten Pengiriman , kaitkan aturan dengan tipe konten. Dengan melakukan ini, pengiriman ke Pengatur Konten dilabeli dengan tipe konten yang dipilih, dan properti yang digunakan dalam kondisi aturan diidentifikasi.

   • Pilih grup konten yang sesuai. Grup yang Anda pilih menentukan tipe konten yang bisa Anda pilih di langkah berikutnya.

   • Pilih tipe konten yang sesuai.

   • Jika tipe konten yang Anda pilih memiliki nama berbeda di situs SharePoint lain, di bawah Nama alternatif, pilih kotak centang. Lalu, di bidang yang disediakan, masukkan nama yang digunakan di situs lain, lalu pilih Tambahkan. Nama untuk tipe konten alternatif muncul dalam daftar di bawahnya.

9. Di bagian Kondisi , pilih kondisi yang harus dipenuhi properti pengiriman untuk aturan tersebut. Misalnya, Anda mungkin ingin aturan diterapkan ke semua dokumen yang memiliki kata "anggaran" dalam judul. Untuk menambahkan kondisi lainnya, pilih tautan Tambahkan kondisi lain .

   Catatan: Properti yang tersedia dari menu menurun Properti berbeda sesuai dengan tipe konten yang Anda pilih di langkah 6.

10. Di bagian Lokasi Target , masukkan atau telusuri ke lokasi untuk menempatkan konten yang cocok dengan aturan. Untuk mengelompokkan dokumen yang serupa dalam folder, pilih kotak centang Buat folder secara otomatis . Misalnya, jika Anda memiliki properti yang mencantumkan semua dokumen untuk proyek di organisasi, Anda bisa memaksa Pengatur Konten untuk membuat folder terpisah untuk setiap proyek.

    Catatan: Aturan Pengatur Konten dimaksudkan untuk merutekan dokumen ke lokasi yang berbeda. Kami tidak mendukung penggunaan aturan untuk memposting ulang file ke lokasi yang sama selama kolaborasi.

Atas Halaman