Pertanyaan teratas tentang check out, check in, dan versi

Cara melakukan check out, check in, atau membuang perubahan pada file di pustaka SharePoint.

Apakah file saya disimpan secara otomatis saat saya memasukkannya?

Tidak, memeriksa file hanya mengubah kondisi file sehingga hanya Anda yang dapat mengedit file.

Jika Anda memeriksa file dan tidak menyimpannya kembali, perubahan tidak akan disimpan. Jika Anda ingin menyimpan perubahan, selalu simpan file.

Cara menyimpan file tergantung pada editor atau alat yang Anda gunakan. Jika mengedit file teks secara online, Anda harus mengklik Simpan secara eksplisit. Namun, jika Anda mengedit di aplikasi Microsoft 365, seperti di Word atau Excel, Anda dapat menutup dokumen, dan dokumen akan disimpan secara otomatis.

Jika Anda memeriksa file, menyimpannya, lalu membuang check out, perubahan Anda tidak akan disimpan kembali ke pustaka.

Mengapa saya dapat mengedit file tanpa memeriksanya?

Secara default, siapa pun yang memiliki izin edit di pustaka dokumen dapat mengubah file. Namun, Anda dapat mengatur pustaka agar mengharuskan seseorang memeriksa file terlebih dahulu sebelum mengubahnya.

Anda harus menjadi pemilik pustaka dokumen atau administrator situs atau memiliki izin yang serupa untuk melakukan pengaturan ini.

1. Buka pustaka yang ingin Anda minta untuk diperiksa.

2. Di SharePoint, klik , lalu klik Pengaturan Pustaka.

   

   Di SharePoint 2016, pilih Halaman, lalu Pengaturan Pustaka.

   

3. Di halaman Pengaturan, pilih Pengaturan penerapan versi.

   

4. Di halaman Pengaturan Penerapan Versi , gulir ke bawah dan pilih Ya untuk Memerlukan dokumen untuk diperiksa sebelum dapat diedit.

   

Bagaimana cara mengharuskan file untuk diperiksa di pustaka saya?

Secara default, pustaka dokumen memungkinkan anggota yang memiliki izin edit mengubah dan mengedit file tanpa mengecelahnya. Untuk mencegah hal ini, aktifkan check out diperlukan di pustaka. Anda harus menjadi pemilik pustaka dokumen atau administrator situs atau memiliki izin yang serupa untuk melakukan pengaturan ini.

1. Buka pustaka yang ingin Anda minta untuk diperiksa.

2. Di SharePoint, klik , lalu klik Pengaturan Pustaka.

   

   Di SharePoint 2016, pilih Halaman, lalu Pengaturan Pustaka.

   

3. Di halaman Pengaturan, pilih Pengaturan Penerapan Penerapan Versi.

   

4. Di halaman Pengaturan Penerapan Versi , gulir ke bawah dan pilih Ya untuk Memerlukan dokumen untuk diperiksa sebelum dapat diedit.

   

Bagaimana cara melihat siapa yang filenya diperiksa?

Cara cepat untuk melihat siapa yang kolom diperiksa adalah dengan mengarahkan kursor ke ikon Diperiksa Ikon untuk melihat tips yang memberi tahu siapa yang telah memeriksa file.

Anda juga dapat menambahkan kolom Diperiksa Menurut ke tampilan default pustaka. Dengan cara ini, semua orang dapat dengan mudah melihat siapa yang memiliki dokumen yang diperiksa. Untuk mempelajari cara menambahkan kolom Diperiksa Menurut di SharePoint, lihat Membuat kolom dalam daftar atau pustaka.

Informasi selengkapnya

• Untuk SharePoint 2016, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.
• Untuk SharePoint, lihat Membuat tampilan kustom pustaka dokumen.

Bagaimana cara mengaktifkan penerapan versi?

Penerapan Versi adalah cara untuk membuat riwayat perubahan ke dokumen yang memerlukan siklus penerbitan terkontrol dari versi utama, atau versi utama dan minor.

Aktifkan penerapan versi

Untuk mempelajari cara mengaktifkan penerapan versi, lihat Mengaktifkan dan mengonfigurasi penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Apa cara terbaik untuk mengunggah file?

Gunakan seret dan letakkan

Cara yang paling umum untuk mengunggah file adalah dengan menyeretnya dari folder komputer atau jaringan ke pustaka dokumen. Pertama, buka pustaka di situs Anda. Lalu temukan dokumen yang ingin Anda unggah di komputer, pilih, dan seret ke tempat di pustaka Anda yang bertuliskan seret file ke sini.

Jika tidak melihat opsi untuk menyeret dan menjatuhkan file, instal versi terbaru perangkat lunak browser Anda atau Microsoft 365. Fitur ini memerlukan minimal Office 2016, atau versi terbaru Microsoft Edge, Firefox, atau Chrome.

Menggunakan perintah Buka dengan Penjelajah di SharePoint 2016

Perintah ini membuka File Explorer di komputer Anda, tetapi menampilkan struktur folder di komputer server yang mendasari situs. Dari waktu ke waktu, Anda mungkin perlu menyalin atau memindahkan banyak dokumen di sebuah pustaka ke pustaka lainnya.

Misalnya, Anda mungkin ingin memindahkan semua dokumen yang dibuat lebih dari setahun yang lalu di satu pustaka ke pustaka lainnya untuk mengarsipkan informasi tersebut. Atau, Anda mungkin ingin menyalin dokumen dari pustaka milik Anda dari satu situs ke pustaka lainnya dalam subsitus saat mengubah grup kerja.

Anda juga bisa memanipulasi file dalam folder, seperti menyalin, mengganti nama, menghapus, dan seterusnya.

Menggunakan perintah Unggah di SharePoint 2016

Dari pustaka dokumen Anda, pilih Unggah, lalu pilih Pilih Files, dan telusuri untuk mengunggah file individual.

Keuntungan pendekatan ini adalah pendekatan ini berfungsi tak peduli browser atau versi browser apa yang saat ini Anda miliki.

Tips terkait dengan check out, check in, dan versi

Bagaimana pun cara Anda mengunggah, ingatlah tentang hal berikut ini saat check out, check in, dan versi diaktifkan:

• Jika Anda mengunggah file ke pustaka yang mengharuskan file diperiksa, file tersebut pada awalnya akan diperiksa kepada Anda. Anda tetap perlu melakukan check in file sebelum orang lain bisa menampilkan dan mengeditnya.
• Jika pustaka dikonfigurasi untuk melacak versi file, biasanya Anda menambahkan file yang sudah diunggah sebagai versi baru, yang kemudian menjadi bagian dari riwayat versi file.
• Jika pustaka mengharuskan Anda untuk menambahkan nilai ke satu atau beberapa kolom pustaka, seperti nama departemen atau nomor proyek, Anda masih harus mengedit nilai dan melakukan check in dokumen tersebut sebelum operasi mengunggah selesai.

Informasi selengkapnya

• Untuk SharePoint 2016, lihat Mengunggah file dan folder ke pustaka.
• Untuk SharePoint dan Microsoft 365, lihat Mengunggah, menampilkan, dan menghapus file atau dokumen proyek.
• Untuk informasi selengkapnya tentang dokumen, lihat Video: Menambahkan dokumen ke pustaka.

Bagaimana cara menambahkan dokumen baru sebagai versi dokumen yang sudah ada?

Anda bisa mendapatkan dokumen baru untuk ditambahkan sebagai versi baru dengan memeriksa dokumen keluar dan mengganti semua konten dengan versi baru. Setelah versi yang diperiksa dimodifikasi, periksa kembali. SharePoint akan membuat salinan baru, mempertahankan versi yang lebih lama (asalkan Anda telah mengonfigurasinya untuk itu). Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Cara kerja penerapan versi dalam daftar dan pustaka.

Dapatkah saya mendapatkan pengingat bahwa saya memiliki dokumen yang diperiksa setelah periode waktu tertentu?

Tidak, sayangnya dari lingkungan SharePoint tidak ada cara untuk mengatur pengingat atau mendapatkan tanggal dokumen diperiksa. Ada Application Programming Interfaces (API) yang memungkinkannya, tetapi memerlukan program khusus untuk ditulis. Bicaralah dengan administrator atau desainer situs Anda.

Sebagai solusi visual, perhatikan ikon Diperiksa Ikon , atau menambahkan kolom Diperiksa Berdasarkan ke pustaka. Untuk mempelajari cara menambahkan kolom Diperiksa Menurut di SharePoint, lihat Membuat kolom dalam daftar atau pustaka.

Mengapa orang lain tidak melihat file yang baru saja saya unggah?

Jika Anda mengunggah file ke pustaka yang mengharuskan file untuk di-check out, file ini awalnya di-check out untuk Anda. Anda dapat melihat file, tetapi yang lain tidak dapat dan itu mudah untuk diabaikan. Sebelum orang lain bisa menampilkan atau mengedit file tersebut, pastikan Anda mengisi properti yang diperlukan lalu check in file.

Informasi selengkapnya

• Untuk detail selengkapnya tentang check in dan out file di SharePoint, lihat Check out atau check in file di pustaka dokumen.
• Untuk detail selengkapnya tentang check in dan out file di SharePoint 2016, lihat Checkout, check in, atau membuang perubahan pada file di pustaka SharePoint.
• Untuk mengunggah file ke SharePoint 2016, lihat Mengunggah file dan folder ke pustaka.
• Untuk mengunggah file ke SharePoint, lihat Mengunggah, menampilkan, dan menghapus file atau dokumen proyek.

Saya mengklik tautan dokumen di email, tetapi tautan terbuka baca-saja – mengapa?

Jika seseorang mengirimi Anda tautan ke file SharePoint dan Anda memilihnya, selalu pastikan untuk membaca bilah judul untuk melihat apakah tertulis baca-saja sebelum mulai mengedit. Jika ya dan check out pustaka diaktifkan, Anda harus melakukan check out file. Anda selalu bisa menavigasi ke pustaka dengan memeriksa URL untuk menemukan pustaka.

Namun, jika file tersebut adalah dokumen Office, seperti Word, Excel, atau PowerPoint, semuanya jauh lebih mudah. Pertama, letakkan dokumen dalam mode Edit, pilih tab File , lalu temukan tombol Kelola Versi , yang dapat Anda gunakan untuk memeriksa file.

Namun perhatikan bahwa ada kemungkinan juga bahwa seseorang sudah memeriksa file, jadi dalam hal ini perintah Periksa tidak akan tersedia.

Haruskah saya menggunakan folder draf lokal saya?

Seberapa sering Anda melihat ini?

Fitur draf lokal telah ada untuk beberapa versi. Memilih Gunakan folder draf lokal saya memungkinkan Anda membuat file offline dan membuat file lebih mudah ditemukan di komputer, jika kelak harus membukanya saat tidak tersambung ke jaringan. Secara default, folder ini disebut Draf SharePoint, dan terletak di folder Dokumen atau Dokumen Saya . Omong-omong, Anda tidak melihat kotak dialog ini jika Anda memilih dua file atau lebih untuk diperiksa.

Tapi waktu sudah berubah. Jika ingin bekerja dengan file secara offline, maka pilihan terbaik Anda adalah menggunakan OneDrive untuk kantor atau sekolah, sehingga memudahkan Anda untuk mengambil pustaka dokumen apa pun secara offline dan menyinkronkan perubahan secara otomatis.

Informasi selengkapnya

• Sinkronkan OneDrive atau pustaka SharePoint lainnya ke komputer Anda dengan OneDrive.
• Unduh klien OneDrive Sync gratis.

Bagaimana cara memeriksa file di seluruh folder?

Pustaka yang ditata dalam folder sering kali memiliki tampilan default yang menampilkan semua folder. Jika Anda ingin memeriksa banyak file dalam banyak folder, buat tampilan baru yang "meratakan" pustaka sehingga Anda dapat melihat semua file dalam satu tampilan tanpa folder. Untuk melakukan ini, pilih Perlihatkan semua item tanpa folder di bawah Folder pada halaman Edit Tampilan. Saat melakukannya, Anda dapat meningkatkan batas file sehingga dapat melihat semua file sekaligus dengan meningkatkan juga Jumlah item yang akan ditampilkan di bawah Batas Item. Ini sangat memudahkan, memilih semua file yang perlu Anda check in dalam satu operasi.

Informasi selengkapnya

• Untuk SharePoint 2016, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.
• Untuk SharePoint, lihat Membuat tampilan kustom pustaka dokumen.

Mengapa saya tidak melihat ikon Diperiksa di folder lokal OneDrive untuk kerja atau sekolah?

Jika sudah menyinkronkan pustaka dengan OneDrive untuk kantor atau sekolah, Anda masih dapat memeriksa file di browser. Anda dapat melihat ikon Diperiksa Ikon di browser untuk menunjukkan bahwa file telah diperiksa. Namun, tidak ada ikon Diperiksa Keluar pada file di folder lokal perangkat Anda karena folder lokal tidak memiliki pengetahuan tentang status check-out/check-in file di SharePoint.

Namun, di folder lokal, Anda bisa melakukan hal berikut ini:

1. Klik kanan nama file.
2. Pilih Tampilkan Online atau pilih OneDrive untuk kerja atau sekolah, lalu pilih Buka browser.

Sekarang Anda bisa dengan cepat melihat pustaka SharePoint berikut status check out/check in setiap file di pustaka.

Seseorang pergi berlibur dan meninggalkan file yang diheck out. Sekarang bagaimana?

Anda tidak perlu menunggu mereka kembali.

Administrator situs atau pustaka bisa menggunakan izin Kesampingkan check out yang memungkinkan check in dokumen atau membuang check out dokumen oleh pengguna lain. Tetapi ketahuilah konsekuensi melakukan ini. Rekan kerja Anda yang sedang berlibur mungkin ingin menambahkan salinan lokal dengan perubahan kembali ke dokumen di pustaka dan kedua versi perlu direkonsiliasi, baik secara manual maupun menggunakan alat perbandingan, seperti yang disediakan oleh Word dan Excel.

Informasi selengkapnya

• Memahami tingkat izin di SharePoint.
• Bandingkan dua versi buku kerja menggunakan Perbandingan Lembar Bentang.
• Menggabungkan revisi dokumen.

Haruskah saya mengaktifkan check out dan check in file?

Sederhananya, check out dan check in file adalah cara untuk mengunci file untuk pengeditan eksklusif lalu melepaskan kunci tersebut untuk orang lain. Pertimbangkanlah gaya kolaborasi Anda saat membuat pustaka, menata file Anda, dan memutuskan cara terbaik untuk berkolaborasi. Ada beberapa cara untuk berkolaborasi dengan orang lain pada dokumen. Tabel berikut dapat membantu Anda memutuskan apa yang terbaik untuk Anda.

Gaya kolaborasi	Penggunaan umum	Praktik terbaik
Informal	Dokumen tim sehari-hari, pengeditan ringan atau jarang, dan konflik pengeditan sesekali.	Nonaktifkan persyaratan check out (ini adalah pengaturan pustaka default) tetapi Anda masih dapat memeriksa file individual sesuai kebutuhan.
Penulisan bersama	Kolaborasi dokumen real time yang mudah dengan produk Office di komputer klien dan dengan menggunakan Office untuk web	Nonaktifkan persyaratan check out dan hindari memeriksa file karena tidak kompatibel dengan penulisan bersama.
Formal	Komentar dan peninjauan berurutan serta persetujuan dokumen.	Aktifkan check-out yang diperlukan.

Berikut beberapa tips dan trik tambahan jika Anda mengaktifkan check out di pustaka:

• Hindari membuat file di-check out terlalu lama.
• Tambahkan kolom Di-check out Oleh ke tampilan default pustaka. Dengan cara ini, orang lain dapat dengan mudah melihat siapa yang memiliki dokumen yang diperiksa. Jika kolom ini tidak dalam tampilan, Anda masih dapat mengarahkan mouse ke ikon Diperiksa Ikon untuk melihat tips yang memberi tahu siapa yang telah memeriksa file.
• Tanyakan sebelum menimpa cek keluar orang lain.
• Hindari mengedit file yang sudah diperiksa.
• Ingat bahwa perubahan tidak dapat dilihat oleh orang lain hingga diperiksa.

Informasi selengkapnya

• Menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check-out file.
• Kolaborasi dan penulisan bersama.
• Buat kolom dalam daftar atau pustaka.
• Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.

Saya membaca dan mencoba semuanya tetapi saya masih terjebak – Apa yang harus saya lakukan sekarang?

Jika Anda masih mengalami masalah atau menemui perilaku tak terduga, mungkin sudah waktunya mengajukan permintaan layanan.

Hubungi dukungan untuk produk bisnis - Bantuan Admin