Memerlukan persetujuan item dalam daftar atau pustaka

Memerlukan persetujuan item dalam daftar atau pustaka

Daftar dan pustaka sering kali berisi informasi sensitif, seperti anggaran kampanye pemasaran atau prakarsa sumber daya manusia. Penting untuk hanya memiliki versi "resmi" item atau file yang dapat dilihat oleh pengguna tertentu.

Anda dapat meminta persetujuan item atau file sebelum konten terlihat oleh pengguna tertentu. Dengan memerlukan persetujuan, organisasi dapat menerapkan tingkat kualitas dan keamanan yang signifikan terhadap konten sensitif.

Anda dapat membuat daftar di Microsoft SharePoint, aplikasi daftar di Microsoft 365, atau teams. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat menambahkan item daftar. Pelajari cara memulai dengan daftar di Microsoft teams.

  1. Navigasikan ke daftar yang ingin Anda wajibkan persetujuan.

  2. Pilih pengaturan Pengaturan: perbarui profil Anda, instal perangkat lunak, dan sambungkan ke cloud , lalu pengaturan daftar.

  3. Di bagian pengaturan umum , pilih pengaturanpembuatan versi.

  4. Di bagian persetujuan konten , pilih ya sebagai jawaban untuk meminta persetujuan konten untuk item yang dikirimkan? Di bagian Riwayat Versi item , tentukan Apakah Anda ingin membuat versi setiap kali item diedit. Anda juga dapat memilih untuk membatasi jumlah versi yang dipertahankan.

  5. Di bagian keamanan item draf , tentukan pengguna mana yang dapat melihat item draf dalam daftar.

    Tips: Jika Anda memerlukan persetujuan konten untuk daftar atau Pustaka yang sudah berisi item, Semua item di pustaka ditandai disetujui.

  6. Anda dapat memilih salah satu hal berikut ini:

    • Pengguna yang dapat membaca item dalam daftar.

    • Hanya pengguna yang dapat mengedit item dalam daftar.

    • Hanya pengguna yang dapat menyetujui item dalam daftar, dan penulis item.

  7. Pilih OK.

Jika seseorang mengirimkan item ke daftar atau Pustaka yang memerlukan persetujuan, item tersebut berada dalam status tertunda hingga seseorang (yang setidaknya mengelola daftar izin yang ada) menyetujuinya. Selagi menunggu persetujuan, itu tetap dalam status tertunda .

Biasanya, jika item berada dalam status tertunda, hanya pembuat item dan orang yang memiliki izin untuk mengelola daftar dan pustaka yang bisa melihatnya. Setelah statusnya berubah dari tertunda menjadi disetujui, status menjadi terlihat oleh siapa pun yang memiliki izin untuk menampilkan daftar atau pustaka.

Artikel yang ditolak tetap berada dalam daftar atau pustaka hingga originator — atau orang lain yang memiliki izin yang diperlukan — menghapusnya. Setiap item atau file yang sudah ada dalam daftar atau pustaka diberikan status yang disetujui secara otomatis.

Penting: Jika keamanan di pustaka situs dikonfigurasikan untuk memperbolehkan pengguna untuk membaca item, maka siapa pun yang telah membaca izin ke situs tersebut bisa melihat semua item dalam daftar atau pustaka, baik item tersebut dalam status disetujui .

Catatan: Hanya pengguna dengan izin kontrol penuh atau desain yang dapat mengubah pengaturan pustaka SharePoint.

  1. Masuk ke pustaka SharePoint yang ingin Anda wajibkan persetujuan.

  2. Pilih pengaturan Pengaturan: perbarui profil Anda, instal perangkat lunak, dan sambungkan ke cloud , lalu pengaturan pustaka.

    Jika Anda tidak melihat item menu ini, pilih pustaka, dan dalam grup pengaturan, pilih

    Pengaturan pustaka.

  3. Untuk membuka halaman pengaturan pembuatan versi, di bawah pengaturan umum, pilih pengaturanpembuatan versi.

    Dialog Pengaturan pustaka dengan pembuatan versi dipilih.
  4. Di bagian persetujuan konten , pilih ya sebagai jawaban untuk meminta persetujuan konten untuk item yang dikirimkan? Di bagian Riwayat Versi dokumen , tentukan Apakah anda ingin SharePoint membuat versi ketika file diedit. Anda juga dapat memilih untuk membatasi jumlah versi yang dipertahankan.

  5. Di bagian keamanan item draf , tentukan pengguna mana yang dapat melihat item draf di pustaka dokumen.

    Kotak dialog pilihan pembuatan versi

    Tips: Jika Anda memerlukan persetujuan konten untuk daftar atau Pustaka yang sudah berisi item, Semua item di pustaka ditandai disetujui.

  6. Anda dapat memilih salah satu hal berikut ini:

    • Pengguna yang dapat membaca item dalam daftar.

    • Hanya pengguna yang dapat mengedit item dalam daftar.

    • Hanya pengguna yang dapat menyetujui item dalam daftar, dan penulis item.

  7. Pilih OK.

Jika seseorang mengirimkan item atau file ke daftar atau Pustaka yang memerlukan persetujuan, item tersebut berada dalam status tertunda hingga seseorang yang memiliki izin yang diperlukan untuk melakukannya menerimanya. Selagi menunggu persetujuan, itu tetap dalam status tertunda .

Biasanya, ketika item atau file berada dalam status tertunda , hanya pembuat item atau file dan orang yang memiliki izin untuk mengelola daftar dan pustaka yang bisa melihatnya. Setelah statusnya berubah dari tertunda menjadi disetujui, status menjadi terlihat oleh siapa pun yang memiliki izin untuk menampilkan daftar atau pustaka. Artikel yang ditolak tetap berada dalam daftar atau pustaka hingga originator — atau orang lain yang memiliki izin yang diperlukan — menghapusnya. Setiap item atau file yang sudah ada dalam daftar atau pustaka diberikan status yang disetujui secara otomatis.

Penting: Jika keamanan di pustaka situs dikonfigurasikan untuk memperbolehkan pengguna membaca item, maka siapa pun yang memiliki izin membaca situs tersebut bisa melihat semua item dalam daftar atau pustaka, baik item tersebut dalam status disetujui atau tidak.

Hanya orang yang memiliki izin kontrol penuh atau desain yang dapat mengubah pengaturan daftar atau pustaka.

Untuk menyetel persetujuan item atau file yang diperlukan

  1. Jika daftar atau pustaka situs belum terbuka, di panel luncur cepat, pilih namanya.

  2. Pada pita, pilih tab pustaka di alat pustaka atau grup alat daftar .

  3. Jika Anda bekerja di pustaka, pilih pengaturan pustaka. Jika Anda sedang bekerja dalam daftar, pilih pengaturan daftar. Dalam contoh ini, halaman pengaturan pustaka akan terbuka.

    Halaman pengaturan pustaka dengan link Pengaturan Pembuatan Versi ditampilkan

  4. Di bawah pengaturan umum, pilih pengaturanpembuatan versi. Halaman pengaturan pembuatan versi terbuka.

    Halaman Pilihan Pembuatan Versi memperlihatkan pilihan Persetujuan

  5. Di bagian persetujuan konten , pilih ya sebagai jawaban atas pertanyaan memerlukan persetujuan konten untuk item yang dikirimkan? .

  6. Di bagian keamanan item draf , tentukan pengguna mana yang dapat melihat item draf di pustaka dokumen. Dalam contoh ini, hanya pengguna yang dapat menyetujui item (dan penulis item) yang dipilih.

  7. Pilih OK.

    Contoh berikut ini memperlihatkan item yang disetujui dalam pustaka setelah opsi wajibkan persetujuan konten diatur ke ya. Karena file ini sudah ada di pustaka, file tersebut telah disetujui secara otomatis.

    SharePoint libarary setelah persetujuan diperlukan. File yang sudah ada di pustaka dalam status disetujui.

Organisasi Anda mungkin akan menemukan hal yang tidak nyaman atau tidak diperlukan untuk meminta persetujuan untuk setiap item file dalam daftar atau pustaka tertentu. Persyaratan tersebut tidak hanya mengharuskan waktu dari orang yang memiliki izin untuk memberi atau menolak persetujuan, tetapi juga mencegah orang-orang dari berkolaborasi dengan mudah pada file atau item. Jika Anda memutuskan bahwa organisasi Anda tidak lagi perlu memiliki setiap item atau file yang disetujui, Anda bisa menghapus persyaratan.

Untuk menghapus persyaratan persetujuan item atau file dalam daftar atau pustaka

  1. Jika daftar atau pustaka situs belum terbuka, di panel luncur cepat, pilih namanya.

  2. Pada pita, pilih tab pustaka dalam grup alat pustaka atau tab Daftar di grup alat daftar .

  3. Jika Anda bekerja di pustaka, pilih pengaturan pustaka. Jika Anda sedang bekerja dalam daftar, pilih pengaturan daftar. Dalam contoh ini, halaman pengaturan pustaka akan terbuka.

    Halaman pengaturan pustaka dengan link Pengaturan Pembuatan Versi ditampilkan

  4. Di bawah pengaturan umum, pilih pengaturanpembuatan versi. Halaman pengaturan pembuatan versi terbuka.

  5. Di bagian persetujuan konten , pilih tidak dalam jawaban untuk pertanyaan memerlukan persetujuan konten untuk item yang dikirim? . Dialog peringatan muncul.

    Pesan peringatan yang muncul ketika Tidak yang dipilih di bagian Persetujuan Konten dari kotak dialog Pengaturan Pembuatan Versi

  6. Untuk menutup pesan, pilih OK.

  7. Untuk menutup dialog pengaturan pembuatan versi, pilih OK. Saat Anda kembali ke daftar atau Pustaka Anda, status persetujuan tidak lagi tersedia di halaman. Semua pengguna yang memiliki izin untuk menampilkan daftar atau pustaka bisa menampilkan semua konten yang ada di sana.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menyetujui atau menolak item atau file dalam daftar atau pustaka situs.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×