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Estrarre, archiviare o annullare le modifiche apportate ai file in una SharePoint raccolta

Se si vuole apportare modifiche a un file in un sitoSharePoint e si vuole assicurarsi che nessun altro possa modificarlo, estrarre il file. Mentre il file è estratto è possibile modificarlo online oppure offline e salvarlo più volte, se necessario.

Dopo aver terminato le modifiche e aver archiviato di nuovo il file nella raccolta, gli altri utenti possono visualizzare tali modifiche e modificare il file se hanno le autorizzazioni appropriate. Se inoltre si decide di non apportare modifiche nel file o di non mantenerle, è possibile annullare semplicemente l'estrazione in modo da non influire sulla cronologia delle versioni.

Suggerimento: Se si vuole modificare un documento Office contemporaneamente ad altri utenti (detto anche creazione condivisa), non estrarre il documento. Basta aprirlo e modificarlo. È consigliabile attivare prima il controllo delle versioni per la raccolta, nel caso in cui qualcuno commette un errore in un secondo momento ed è necessario ripristinare una versione precedente del documento. Per altre informazioni sulla creazione condivisa, vedere Collaborazione e creazione condivisa di documenti.

Quando si vuole estrarre e modificare un documento, che si tratti di lavoro online o di download, farlo nell'ordine seguente:

  1. Estrarre il documento

  2. Aprire il documento in un'app supportata o scaricarlo

  3. Modificare il documento

  4. Salvare il documento o caricarlo

  5. Archiviare il documento

Selezionare uno dei titoli seguenti per aprire la sezione e visualizzare le istruzioni dettagliate.  

Alcune raccolte sono configurate per l'estrazione obbligatoria dei file. In questo caso, verrà richiesto di estrarre un file per modificarlo. Dopo aver terminato le operazioni sul file, è necessario archiviarlo oppure annullare l'estrazione.

Se nella raccolta non è obbligatoria l'estrazione, non è necessario estrarre il file a meno che non si voglia impedire ad persone di modificarlo contemporaneamente.

Suggerimento: Se il proprio team prevede di usare la creazione condivisa, è consigliabile attivare almeno il controllo delle versioni principali nella raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e carichi un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti usano la creazione condivisa. In questo modo, se si perdono le modifiche, è possibile ripristinare una versione precedente del documento. Per altre informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare il file o i file da estrarre.

    Elemento selezionato in una raccolta SharePoint documenti.

  3. Sopra l'elenco Documenti selezionare il menu a tre puntini e quindi selezionare Estrai.

    L'opzione Estrai si trova nel menu a tre puntini situato sopra l'elenco dei file nella raccolta SharePoint file.

    Note: 

    • Quando il file è estratto, viene visualizzata una piccola icona Un piccolo cerchio rosso che racchiude un segno di spunta indica che un file è estratto dalla raccolta. a destra del nome del file. Questo simbolo indica all'utente corrente o a chiunque altro che il file è estratto. Se si punta il mouse sul nome del file, è possibile visualizzare i dettagli sul file, incluso il nome della persona che lo ha estratto.

    • Nell'esperienza classica, estrai si trova nella scheda File della barra multifunzione.

Un file estratto e le eventuali modifiche apportate non saranno disponibili per i colleghi finché non si archivia di nuovo il file nella raccolta.

Se il documento è stato scaricato per lavorarci in locale, è consigliabile caricarlo prima di archiviarlo. Per altre informazioni, vedere Caricare file in una raccolta.

Archiviare dalla raccolta SharePoint documenti

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare il file o i file da archiviare.

    Elemento selezionato in una raccolta SharePoint documenti.

  3. Sopra l'elenco Documenti selezionare il menu a tre puntini e quindi selezionare Archivia.

    L'opzione Archivia si trova nel menu a tre puntini situato sopra l'elenco dei file nella raccolta SharePoint file.

    Nota: Nell'esperienza classica, trovare Archivia nella scheda File sulla barra multifunzione.

  4. Nell'area Commenti aggiungere un commento per descrivere le modifiche apportate. Questo è un passaggio facoltativo, ma consigliato. I commenti di archiviazione sono particolarmente utili se il file viene usato da più persone. Inoltre, se l'organizzazione tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte integrante della cronologia delle versioni e può essere importante in futuro, qualora sia necessario ripristinare una versione precedente del file.

  5. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

Archiviare da Excel

Se si usaExcel per il Web, è possibile archiviare solo dalla raccolta SharePoint documenti. Dopo aver apportato le modifiche nella cartella di lavoro, chiudere la scheda del browser per il file, passare alla raccolta documenti e seguire la procedura descritta in "Archiviare dalla raccolta documenti di SharePoint".

Se si usa una versione desktop di Excel per Windows , è possibile archiviare una cartella di lavoro dall'internodell'app:

  1. Selezionare File > info >Archivia.

  2. Aggiungere una descrizione delle modifiche nella finestra di dialogo Archivia.

  3. Seleziona OK.

Se si estrae un file e non si apportano modifiche o non si vuole mantenere le modifiche effettuate, è possibile semplicemente annullare l'estrazione invece di salvarlo. Se nell'organizzazione è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che si archivia un file nella raccolta. L'annullamento dell'estrazione consente di evitare la creazione di nuove versioni quando non si apportano modifiche al file.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare il file o i file per cui si vogliono annullare le modifiche.

    Elemento selezionato in una raccolta SharePoint documenti.

  3. Sopra l'elenco Documenti selezionare il menu a tre puntini e quindi scegliere Annulla estrazione.

    L'opzione Annulla estrazione si trova nel menu a tre puntini sopra l'elenco dei file nella SharePoint raccolta.

  4. Fare clic su OK per completare l'annullamento dell'estrazione. L'icona rossa "Estratto" scompare quando il file viene archiviato di nuovo.

Se si dispone dell'autorizzazione, è possibile archiviare di nuovo un file estratto da un altro utente. Seguire la procedura descritta sopra sotto l'intestazione "Archivia file".

Quando si archivia il file, viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso che indica che è stato estratto da un'altra persona. Selezionare OK se si vuole ignorare l'estrazione dell'altra persona.

screenshot di avviso sull'archiviazione in un altro file dell'utente

Se è necessario accedere a un file ma è estratto, è possibile visualizzare l'utente che lo ha estratto in modo da poterlo contattare:

  1. Nel Web browser passare alla raccolta SharePoint in cui è archiviato il file.

  2. Trovare il file nell'elenco dei file.

  3. Con il mouse posizionare il puntatore del mouse sul nome del file. Viene visualizzata una piccola finestra che contiene i dettagli sul file, incluso chi lo ha estratto:

    Posizionare il mouse sul nome del file per visualizzare altri dettagli, ad esempio chi ha estratto il file in questo momento.

È possibile archiviare i file uno alla volta o in batch. Quando si archiviano più file, tutti avranno la stessa impostazione per conservare l'estrazione o i commenti. Seguire questa procedura.

  1. Nella raccolta documenti, selezionare tutti i file da archiviare facendo clic sul segno di spunta a sinistra dell'icona del documento.

  2. Selezionare Archivia.

    Nota: Nell'esperienza classica, trovare Archivia nella scheda File sulla barra multifunzione.

  3. Nell'area Commenti aggiungere un commento che descriva le modifiche apportate. Questo commento verrà usato in tutti i file che si stanno archiviando.

  4. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

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