Richiedere l'approvazione di elementi in un elenco o in una raccolta

Richiedere l'approvazione di elementi in un elenco o in una raccolta

Gli elenchi e le raccolte spesso contengono informazioni riservate, ad esempio i budget delle campagne di marketing o le iniziative per le risorse umane. Può essere importante avere solo versioni "ufficiali" di elementi o file visualizzabili da utenti specifici.

È possibile richiedere l'approvazione di un elemento o di un file prima che il contenuto diventi visibile a utenti specifici. Richiedendo l'approvazione, le organizzazioni possono applicare un livello significativo di qualità e sicurezza al contenuto sensibile.

  1. Passare all'elenco per cui si vuole richiedere l'approvazione.

  2. Selezionare Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud e quindi Impostazioni elenco.

  3. Nella sezione Impostazioni generali selezionare Impostazioni controllo versioni.

  4. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiesta di approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni elemento specificare se si vogliono creare versioni ogni volta che un elemento viene modificato. È anche possibile scegliere di limitare il numero di versioni che vengono mantenute.

  5. Nella sezione Sicurezza elemento bozza determinare quali utenti possono visualizzare le bozze nell'elenco.

    Suggerimento: Se è necessaria l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta sono contrassegnati come Approvati.

  6. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Utenti che possono leggere elementi nell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono modificare gli elementi dell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono approvare gli elementi nell'elenco e l'autore dell'elemento.

  7. Selezionare OK.

Se un utente invia un elemento a un elenco o a una raccolta che richiede l'approvazione, lo stato è In sospeso finché un utente (che ha almeno il livello di autorizzazione Gestisci elenchi) non lo approva. Mentre è in attesa di approvazione, rimane in stato In sospeso.

In genere, quando un elemento è in stato In sospeso, solo l'autore dell'elemento e le persone che hanno le autorizzazioni per gestire elenchi e raccolte possono vederlo. Dopo che lo stato è stato modificato da Insospesoa Approvato, diventa visibile a chiunque abbia l'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta.

Gli articoli rifiutati rimangono nell'elenco o nella raccolta finché l'autore, o un altro utente che dispone delle autorizzazioni necessarie, non li elimina. A tutti gli elementi o ai file già presenti nell'elenco o nella raccolta viene concesso automaticamente lo stato Approvato.

Importante: Se la sicurezza nella raccolta siti è configurata per consentire a qualsiasi utente di leggere gli elementi, chiunque abbia le autorizzazioni di lettura per il sito potrà visualizzare tutti gli elementi dell'elenco o della raccolta, indipendentemente dal fatto che gli elementi siano nello stato Approvato.

Nota: Solo gli utenti con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono modificare le impostazioni della raccolta di SharePoint.

  1. Passare alla raccolta di SharePoint per cui si vuole richiedere l'approvazione.

  2. Selezionare Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud e quindi Impostazioni raccolta.

    Se queste voci di menu non sono presenti, selezionare Raccoltae nel gruppo Impostazioni selezionare

    Impostazioni raccolta.

  3. Per aprire la pagina Impostazioni controllo versioni, in Impostazioni generaliselezionare Impostazioni controllo versioni.

    Finestra di dialogo Impostazioni raccolta con Controllo delle versioni selezionato.
  4. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla richiesta di approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni documento specificare se si vuole SharePoint creare versioni quando si modifica un file. È anche possibile scegliere di limitare il numero di versioni che vengono mantenute.

  5. Nella sezione Sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare le bozze nella raccolta documenti.

    Finestra di dialogo con le opzioni per il controllo delle versioni

    Suggerimento: Se è necessaria l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta sono contrassegnati come Approvati.

  6. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Utenti che possono leggere elementi nell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono modificare gli elementi dell'elenco.

    • Solo gli utenti che possono approvare gli elementi nell'elenco e l'autore dell'elemento.

  7. Selezionare OK.

Se un utente invia un elemento o un file a un elenco o a una raccolta che richiede l'approvazione, lo stato è In sospeso finché non viene approvato da un utente che dispone delle autorizzazioni necessarie. Mentre è in attesa di approvazione, rimane in stato In sospeso.

In genere, quando un elemento o un file è in stato In sospeso, solo l'autore dell'elemento o del file e le persone che hanno le autorizzazioni per gestire elenchi e raccolte possono vederlo. Dopo che lo stato è stato modificato da Insospesoa Approvato, diventa visibile a chiunque abbia l'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta. Gli articoli rifiutati rimangono nell'elenco o nella raccolta finché l'autore, o un altro utente che dispone delle autorizzazioni necessarie, non li elimina. A tutti gli elementi o ai file già presenti nell'elenco o nella raccolta viene concesso automaticamente lo stato Approvato.

Importante: Se la sicurezza nella raccolta siti è configurata per consentire a qualsiasi utente di leggere gli elementi, chiunque abbia le autorizzazioni di lettura per il sito potrà visualizzare tutti gli elementi dell'elenco o della raccolta, indipendentemente dal fatto che gli elementi siano o meno in stato Approvato.

Solo le persone con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono modificare le impostazioni di elenco o raccolta.

Per configurare l'approvazione obbligatoria di elementi o file

  1. Se l'elenco o la raccolta siti non è già aperta, selezionare il nome nel riquadro Avvio veloce.

  2. Sulla barra multifunzione selezionare la scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta o Strumenti elenco.

  3. Se si lavora in una raccolta, selezionare Impostazioni raccolta. Se si sta lavorando in un elenco, selezionare Impostazioni elenco. In questo esempio si apre la pagina Impostazioni raccolta.

    Pagina Impostazioni raccolta in cui è visualizzato il collegamento Impostazioni controllo versioni

  4. In Impostazioni generaliselezionare Impostazioni controllo versioni. Si apre la pagina Impostazioni controllo versioni.

    Pagina Impostazioni controllo versioni in cui sono visualizzate le opzioni per l'approvazione

  5. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare in risposta alla domanda Richiedi approvazione contenuto per gli elementi inviati?

  6. Nella sezione Sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare le bozze nella raccolta documenti. In questo esempio sono selezionati solo gli utenti che possono approvare gli elementi e l'autore dell'elemento.

  7. Selezionare OK.

    L'esempio seguente mostra gli elementi approvati in una raccolta dopo che l'opzione Richiedi approvazione contenuto è stata impostata su Sì. Poiché questi file si trovavano già nella raccolta, sono stati approvati automaticamente.

    L'intestazione di SharePoint dopo l'approvazione è obbligatoria. I file già presenti nella raccolta sono in stato Approvato.

L'organizzazione potrebbe, alla fine, trovare scomodo o superfluo richiedere l'approvazione per ogni elemento di file in un particolare elenco o raccolta. Questo requisito non solo richiede tempo alla persona che deve concedere o negare l'approvazione, ma impedisce anche alle persone di collaborare facilmente a un file o a un elemento. Se si stabilisce che l'organizzazione non deve più avere ogni elemento o file approvato, è possibile rimuovere il requisito.

Per rimuovere il requisito per l'approvazione di elementi o file in un elenco o in una raccolta

  1. Se l'elenco o la raccolta siti non è già aperta, selezionare il nome nel riquadro Avvio veloce.

  2. Sulla barra multifunzione selezionare la scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta o la scheda Elenco nel gruppo Strumenti elenco.

  3. Se si lavora in una raccolta, selezionare Impostazioni raccolta. Se si sta lavorando in un elenco, selezionare Impostazioni elenco. In questo esempio si apre la pagina Impostazioni raccolta.

    Pagina Impostazioni raccolta in cui è visualizzato il collegamento Impostazioni controllo versioni

  4. In Impostazioni generaliselezionare Impostazioni controllo versioni. Si apre la pagina Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Approvazione contenuto selezionare No in risposta alla domanda Richiedi approvazione contenuto per gli elementi inviati? Viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso.

    Messaggio di avviso visualizzato quando si seleziona No nella sezione Approvazione contenuto della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni

  6. Per chiudere il messaggio, scegliere OK.

  7. Per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni, selezionare OK. Quando si torna all'elenco o alla raccolta, lo stato approvazione non è più disponibile nella pagina. Tutti gli utenti che hanno l'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta possono visualizzare tutto il contenuto che contiene.

Per altre informazioni, vedere Approvare o rifiutare elementi o file in un elenco o una raccolta di siti e Tutto sui flussi di lavoro Approvazione.

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