Richiedere l'approvazione di elementi di un elenco o di una raccolta

Specificare che gli elementi di un elenco richiedono l'approvazione

1. Passare all'elenco per cui si desidera richiedere l'approvazione.

2. Seleziona Impostazioni , quindi Impostazioni elenco.

3. Nella sezione Impostazioni generali selezionare Impostazioni controllo delle versioni.

4. Nella sezione Approvazione del contenuto selezionare Sì in risposta a Richiedere l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati?

5. Nella sezione Cronologia versioni articolo specificare se si desidera creare versioni ogni volta che si modifica un elemento. È anche possibile scegliere di limitare il numero di versioni conservate.

6. Nella sezione Sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare gli elementi bozza nell'elenco.

   Suggerimento

   Se è necessaria l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta vengono contrassegnati come Approvati.

7. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

   • Utenti a cui è consentito leggere gli elementi dell'elenco.
   • Solo gli utenti a cui è consentito modificare gli elementi nell'elenco.
   • Solo gli utenti che possono approvare gli elementi nell'elenco e l'autore dell'elemento.

8. Selezionare OK.

Stato approvazione

Se qualcuno invia un elemento a un elenco o a una raccolta che richiede l'approvazione, è in sospeso finché qualcuno (che ha almeno il livello di autorizzazione Gestione elenchi) non lo approva. Mentre è in attesa di approvazione, rimane nello stato In sospeso .

In genere, quando un elemento è in sospeso, solo l'autore dell'elemento e gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per gestire elenchi e raccolte possono visualizzarlo. Quando cambia lo stato da In sospeso ad Approvato, diventa visibile a chiunque disponga dell'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta.

Gli articoli rifiutati rimangono nell'elenco o nella raccolta finché l'autore o qualcun altro che ha le autorizzazioni necessarie non li elimina. A tutti gli elementi o file già presenti nell'elenco o nella raccolta viene assegnato automaticamente lo stato Approvato .

Specificare gli elementi di una raccolta di SharePoint che richiedono l'approvazione

1. Passare alla raccolta di SharePoint per cui si vuole richiedere l'approvazione.

2. Seleziona Impostazioni , quindi Impostazioni libreria.
   Se non vedi queste voci di menu, seleziona Libreria e nel gruppo Impostazioni
   Impostazioni della raccolta.

3. Per aprire la pagina Impostazioni controllo delle versioni , in Impostazioni generali selezionare Impostazioni controllo delle versioni.

   

4. Nella sezione Approvazione del contenuto selezionare Sì in risposta alla domanda Richiedere l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Nella sezione Cronologia versioni del documento specificare se si vuole che SharePoint crei versioni quando viene modificato un file. È anche possibile scegliere di limitare il numero di versioni conservate.

5. Nella sezione Sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti.

   

   Suggerimento

   Se è necessaria l'approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta che contiene già elementi, tutti gli elementi della raccolta vengono contrassegnati come Approvati.

6. È possibile scegliere una delle opzioni seguenti:

   • Utenti a cui è consentito leggere gli elementi dell'elenco.
   • Solo gli utenti a cui è consentito modificare gli elementi nell'elenco.
   • Solo gli utenti che possono approvare gli elementi nell'elenco e l'autore dell'elemento.

7. Selezionare OK.

Specificare che gli elementi o i file in un elenco o in una raccolta richiedono l'approvazione

Se qualcuno invia un elemento o un file a un elenco o a una raccolta che richiede l'approvazione, è in sospeso finché non viene approvato da un utente che dispone delle autorizzazioni necessarie per farlo. Mentre è in attesa di approvazione, rimane nello stato In sospeso .

In genere, quando un elemento o un file è in sospeso , solo l'autore dell'elemento o del file e gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la gestione di elenchi e raccolte possono visualizzarlo. Quando cambia lo stato da In sospeso ad Approvato, diventa visibile a chiunque disponga dell'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta. Gli articoli rifiutati rimangono nell'elenco o nella raccolta finché l'autore o qualcun altro che ha le autorizzazioni necessarie non li elimina. A tutti gli elementi o file già presenti nell'elenco o nella raccolta viene assegnato automaticamente lo stato Approvato .

Solo le persone che dispongono di Controllo completo o autorizzazioni di progettazione possono modificare le impostazioni dell'elenco o della raccolta.

Per configurare l'approvazione obbligatoria di elementi o file

1. Se l'elenco o la raccolta di siti non è già aperta, nel riquadro Avvio veloce selezionarne il nome.
2. Sulla barra multifunzione selezionare la scheda Raccolta nel gruppo Strumenti libreria o Strumenti elenco .
3. Se si lavora in una raccolta, selezionare Impostazioni raccolta. Se si sta lavorando in un elenco, selezionare Impostazioni elenco. In questo esempio viene visualizzata la pagina Impostazioni libreria .
   
4. In Impostazioni generali selezionare Impostazioni controllo delle versioni. Viene visualizzata la pagina Impostazioni controllo versioni .
   
5. Nella sezione Approvazione del contenuto selezionare Sì in risposta alla domanda Richiedere l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati?
6. Nella sezione Sicurezza elementi bozza determinare quali utenti possono visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti. In questo esempio viene selezionata l'opzione Solo gli utenti che possono approvare gli elementi e l'autore dell'elemento .
7. Selezionare OK.
   L'esempio seguente mostra gli elementi approvati in una raccolta dopo che l'opzione Richiedi approvazione contenuto è stata impostata su Sì. Poiché questi file erano già nella raccolta, sono stati approvati automaticamente.
   

Rimuovere il requisito di approvazione da un elenco o una raccolta di siti

L'organizzazione potrebbe a breve tempo risultare scomodo o non necessario richiedere l'approvazione per ogni elemento di un file di un particolare elenco o raccolta. Questo requisito non solo richiede tempo da parte della persona che deve concedere o negare l'approvazione, ma impedisce anche agli utenti di collaborare facilmente su un file o un elemento. Se si stabilisce che l'organizzazione non ha più bisogno dell'approvazione di tutti gli elementi o i file, è possibile rimuovere il requisito.

Rimuovere la richiesta di approvazione di elementi o file in un elenco o in una raccolta

1. Se l'elenco o la raccolta di siti non è già aperta, nel riquadro Avvio veloce selezionarne il nome.
2. Sulla barra multifunzione, selezionare la scheda Libreria nel gruppo Strumenti libreria o la scheda Elenco nel gruppo Strumenti elenco .
3. Se si lavora in una raccolta, selezionare Impostazioni raccolta. Se si sta lavorando in un elenco, selezionare Impostazioni elenco. In questo esempio viene visualizzata la pagina Impostazioni libreria .
   
4. In Impostazioni generali selezionare Impostazioni controllo delle versioni. Viene visualizzata la pagina Impostazioni controllo versioni .
5. Nella sezione Approvazione del contenuto selezionare No in risposta alla domanda Richiedere l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati? Viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso.
   
6. Per chiudere il messaggio, selezionare OK.
7. Per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni , selezionare OK. Quando si torna all'elenco o alla raccolta, lo stato di approvazione non è più disponibile nella pagina. Tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per visualizzare l'elenco o la raccolta possono visualizzare tutto il contenuto che vi si trova.