SharePoint 危機コミュニケーション チーム サイト テンプレートは、危機コミュニケーション チームの内部ホーム ページとして機能するように設計された チーム サイト です。 全員に情報を提供しながら、イベントの詳細をチームと調整および計画します。
この記事では、SharePoint 危機コミュニケーション チームのサイト テンプレートにある要素を共有し、サイトをカスタマイズして独自のサイトを作成する方法について説明します。
注
- このテンプレートは、 Microsoft 365 に接続されたテンプレートです。 このテンプレートを使用してチームを作成すると、接続された SharePoint テンプレートがサイトとチームに適用されます。
- ページ、リスト、Power Platform 統合などの SharePoint コンポーネントは、タブとしてチームの [全般] チャネルに自動的に追加され、ピン留めされます。 ユーザーは、これらのページとリストを Teams 内から直接編集できます。
サイトの機能
- 画像、Web パーツ、コンテンツが事前に設定されたカスタマイズ可能なサイトで、チームのニーズに合わせてカスタマイズを行うときにサイト編集者のインスピレーションを得るのに役立ちます。
- Microsoft Lists を使用してプロジェクト トラッカーと問題トラッカー リストを作成すると、チームでプロジェクトの詳細を管理および追跡するのに役立ちます。
注
- 一部の機能は、 対象指定リリース プログラムに参加した組織に段階的に導入されます。 つまり、この機能がまだ表示されていないか、ヘルプ記事で説明されている内容と異なる場合があります。
- テンプレートを既存のサイトに適用しても、コンテンツは新しいテンプレートと自動的に結合されません。 代わりに、既存のコンテンツはサイト コンテンツに複製ページとして格納されます。
手順 1: 危機管理コミュニケーション チーム サイトのテンプレートを追加する
まず、 新規または既存の SharePoint サイトにサイト テンプレートを追加する方法の指示に従います。
注
このテンプレートをサイトに追加するには、サイト作成権限が必要です。
手順 2: 事前設定されたサイト コンテンツを確認する
事前設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを探索し、organization のブランド、声、および全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。
事前設定されたサイト ページ:
- ホーム ページ - 訪問者が進行中の危機に関するニュース、対応の更新、ポリシーと手順に関する情報、役立つリソースを確認するためのランディング スペースを提供します。
- 最新の更新 - このページは、危機とあなたのorganizationに関連する最新のニュースや更新を共有するためのスペースを提供します。
- プロジェクト計画 – 今後のプロジェクトに関連するすべての作業の進捗状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。
- コンテンツ スケジューラ – 今後のイベントに関して共有されるコンテンツを整理します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
- 会話 - Outlook で共有チーム エイリアスとチーム予定表に接続します。 このサイトを Microsoft 365 グループ に接続して、Microsoft Teams にリアルタイム チャットを追加します。
- ドキュメント - Outlook で共有チーム エイリアスとチーム予定表に接続します。 このサイトを Microsoft 365 グループ に接続して、Microsoft Teams にリアルタイム チャットを追加します。
- ごみ箱 - 最近破棄されたチーム コンテンツへのアクセスを提供します。
手順 3: サイトをカスタマイズする
危機コミュニケーション チーム サイト テンプレートを追加したら、これをカスタマイズして独自のテンプレートを作成します。
注
SharePoint サイトを編集するには、サイトの所有者またはサイト メンバーである必要があります。
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サイトの外観、サイト ナビゲーション、Web パーツ、およびコンテンツをカスタマイズして、閲覧者と organization のニーズに合わせてカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集 ] を選択して、サイトが編集モードであることを確認します。 作業中に下 書きとして保存するか、変更を再 公開 して編集内容を閲覧者に表示できます。
1. ヒーロー Web パーツを使用して、危機管理プロトコル、状況報告、有用なリソースを強調表示する
- まず、ヒーロー Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] (
) を選択します。 - 次に、organization のニーズに最適な [レイヤー] と [タイル] オプションを選択します。
さまざまなレイアウトを参照し、 ヒーロー Web パーツの編集の詳細を確認してください。
2. テキスト Web パーツを使用して、役立つ情報をチームに提供する
- まず、テキスト Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] ( ) を選択します。
- Web パーツでテキストを直接編集します。
テキスト Web パーツの編集の詳細については、こちらを参照してください。
3. クイック リンク Web パーツを使用して、危機のためのリソースに簡単にアクセスできるようにする
- クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択してから、[ プロパティの編集 ] ( ) を選択します。
- 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。
- リンクを追加するには、[ + リンクの追加] を選択します。
さまざまなレイアウトを確認し、 クイック リンク Web パーツの編集の詳細を確認してください。
4. People Web パーツを使用して、危機管理チームの主要な連絡先を一覧表示する
- プレースホルダーの People Web パーツを削除することから始めます。
- 右側で ツールボックス (
) を見つけます。 [すべての Web パーツを表示] を選択し、Web パーツの一覧から [People] を選択またはドラッグ アンド ドロップします。 - プロパティ の編集 ( ) を選択します。
- レイアウトを調整し、ユーザーまたはグループの名前を入力し、[ 保存] を選択します。
People Web パーツの詳細情報。
5. ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、部門のリソースやドキュメントにすばやくアクセスできるようにする
- ドキュメント ライブラリ Web パーツのビューまたはフォルダー ソースを変更するには、[ プロパティの編集] ( ) を選択します。
- ドキュメント ライブラリのフォルダー、ラベル、コンテンツを編集するには、 サイト コンテンツのライブラリに移動して編集すると、Web パーツにコンテンツの更新が表示されます。
ドキュメント ライブラリ Web パーツの編集の詳細については、こちらを参照してください。
6. サイト アクティビティ Web パーツを使用して、チーム アクティビティを最新の状態に保つ
- まず、サイト アクティビティ Web パーツを選択し、[ プロパティの編集] ( ) を選択します。
- ツールボックスの [ 一度に表示する項目数] に数値を入力します。
サイト アクティビティ Web パーツの使用について詳しく知る。
7. クイック リンク Web パーツを使用して、内部および外部の機関リソースのリストをキュレーションする
- まずクイック リンク Web パーツを選択し、[ プロパティの編集 ] ( ) を選択します。
- 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。
- リンクを追加するには、[ + リンクの追加] を選択します。
クイック リンク パートの使用方法の詳細については、こちらをご覧ください。
サイト内の次のページをカスタマイズします
- 最新の更新 - 現在の危機とチームの対応に関する最新情報を提供します。 テキストと行動を促すフレーズの Web パーツを編集して、このページをカスタマイズします。
- プロジェクト計画 - プロジェクトの妨げになる可能性のある問題を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。
- コンテンツ スケジューラ - イベントまでに共有されるコンテンツを整理します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。
外観とサイト ナビゲーションをカスタマイズする
サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページを簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにして、サイトの仕上げを行ってください。
- フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。
- サイト ナビゲーションを編集および カスタマイズします。
- テーマ、ロゴ、ヘッダー レイアウト、 サイトの外観をカスタマイズして、サイトの外観を変更します。
- 既存のコンテンツに対応するために、このサイトまたはサイト ナビゲーションにページを追加または削除します。
- このサイトを organization 内のハブ サイトに関連付けるか、必要に応じてこのサイトを既存のハブ サイト ナビゲーションに追加することを選択します。
手順 4: サイトを他のユーザーと共有する
サイトをカスタマイズしてレビューし、最終ドラフトを公開したら、サイトを他のユーザーと共有します。
- [設定]、[サイトのアクセス許可] の順に選択します。
- 次に、[ ユーザーを招待] 、[ グループにメンバーの追加 ]、[ 追加 ] の順に選択して、チーム サイトのコンテンツ、チームの Outlook 予定表などの共有リソースへのフル アクセス、およびサイトへの編集権限を付与します。
- 次に、[ ユーザーを招待 ]、[ サイトのみの共有 ]、[ 保存 ] の順に選択して、サイトを共有し、共有リソースやサイト編集権限は共有しません。
チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理の詳細については、こちらをご覧ください。
手順 5: サイトを維持する
サイトを作成して起動したら、次の重要なフェーズは、サイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。
サイト メンテナンスのベスト プラクティス:
- サイト メンテナンスの計画 - コンテンツが正確で関連性があることを確認するために、必要に応じてサイト コンテンツをレビューするスケジュールを確立します。
- 定期的にニュースを投稿する - 最新のお知らせ、情報、ステータスを organization 全体に配布します。 チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加する方法と、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。
- リンクと Web パーツを確認する - リンクと Web パーツを常に更新して、サイトの価値を最大限に活用します。
- 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの使用 状況データ レポート を使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツ、サイトへのアクセスなどに関する情報を取得します。
- サイト設定を定期的に確認 する - SharePoint でサイトを作成したら、サイトの 設定、サイト情報、およびアクセス許可を変更 できます。