Kad nustatytų, kaip nukreipti dokumentą, turinio tvarkytuvas naudoja jūsų sukurtas taisykles. Taisyklės pagrįstos turinio tipų ir metaduomenų deriniu.
Šiame straipsnyje aprašoma, kaip kurti dokumentų arba įrašų tvarkymo ir nukreipimo taisykles. Bet kurioje "SharePoint" įmonės svetainėje galima įgalinti dokumentų nukreipimą.
Svarbu
Pirmiausia turite įgalinti turinio tvarkytuvo funkciją ir sukonfigūruoti organizatorių, kad nukreiptų įrašus. Daugiau informacijos apie turinio tvarkytuvų konfigūravimą žr. Turinio tvarkytuvo konfigūravimas, siekiant nukreipti dokumentus.
Šiame straipsnyje:
- Prieš kurdami taisykles: Pirmieji veiksmai
- Supratimas, kaip nukreipiami dokumentai
- Dokumentų nukreipimo taisyklių kūrimas
Prieš kurdami taisykles: Pirmieji veiksmai
Prieš kurdami dokumentų nukreipimo taisykles, turite atlikti kelis svarbius veiksmus.
- Aktyvinti turinio tvarkytuvo funkciją.
- Kurkite bibliotekas ir aplankus, į kuriuos norite nukreipti dokumentus. Galbūt norėsite sukurti aplankus kiekvienam nukreipiamo dokumento tipui. Pavyzdžiui, sukurkite biblioteką tik el. pašto įrašams arba "Excel" skaičiuoklėms. Norėdami sužinoti, kaip kurti bibliotekas, žr. "SharePoint" dokumentų bibliotekos kūrimas.
- Turinio tipai turi būti susieti su nukreipiamais dokumentais. Juose turinio tipas gali būti kriterijų, nustatančių galutinę dokumento saugojimo vietą, dalis.
Supratimas, kaip nukreipiami dokumentai
Galite nukreipti dokumentus į biblioteką arba aplanką, esantį įrašų centro svetainėje arba bet kokioje kitoje "SharePoint" svetainėje. Paskirstymo biblioteka, kuri automatiškai sukuriama įjungus turinio tvarkytuvo funkciją, yra numatytoji vieta. Dokumentų nukreipimo procesą sudaro keli elementai:
Paskirties bibliotekos ir aplankai Turinio tvarkytojai arba įrašų tvarkytojai rankiniu būdu sukuria bibliotekas ir aplankus, kur nukreipiami dokumentai, ir paskiria šias bibliotekas kaip tikslines bibliotekas.
Svetainės turinio tipai Kiekvienas dokumentas privalo turėti turinio tipą, o vartotojai gali patys įtraukti atitinkamus svetainės turinio tipus į paskirties bibliotekas.
Paskirstymo biblioteka Dokumentai, kurie neatitinka taisyklės arba kuriuose trūksta privalomųjų metaduomenų, siunčiami į paskirstymo biblioteką, kad vartotojai galėtų įvesti reikiamus metaduomenis. Arba galite konfigūruoti turinio tvarkytuvą, kad visi nusiųsti dokumentai būtų laikinai nukreipiami į paskirstymo biblioteką.
Pastaba
Paskirstymo biblioteka yra skirta visiems elementams, neatitinkantiems jokių taisyklių. Ji sukurta kaip laikina, o ne kaip nuolatinė bendradarbiavimo svetainė.
Dokumentų taisyklių sąrašas Tai visų kelvados taisyklių rinkinys. Turinio tvarkytojai arba įrašų tvarkytojai aplanko šį sąrašą norėdami kurti, valdyti ir peržiūrėti kelvados taisykles.
Toliau pateikiamoje diagramoje rodoma, kaip dokumentai ir el. laiškai nukreipiami atsižvelgiant į konkrečius kriterijus ir kaip dokumentai, kuriuose trūksta informacijos, grąžinami į paskirstymo biblioteką.
Dokumentų nukreipimo taisyklių kūrimas
Kiekvienam įrašo tipui, kurį įtraukiate į nukreipimo sąrašą, nurodykite įrašo pavadinimą ir aprašą. Taip pat nurodykite vietą svetainėje, kurioje saugomas įrašas. Norėdami užtikrinti, kad visi susiję įrašai bus nukreipti į tinkamą vietą, galite nurodyti alternatyvius įrašų tipo pavadinimus.
Pastaba
Turite turėti bent svetainės savininko teises, kad galėtumėte kurti taisykles, nukreipiančias dokumentus.
Eikite į svetainę, kuriai norite sukurti turinio tvarkytuvo taisykles.
Norėdami pamatyti svetainės turinio parinktis, greitosios paleisties skyde pasirinkite Daugiau.
Programėlių meniu eilutėje pasirinkite Parametrai.
Puslapio Svetainės parametrai dalyje Svetainės administravimas pasirinkite Turinio tvarkytuvo taisyklės.
Puslapio Turinio tvarkytuvo taisyklės dalyje Spustelėkite, kad įtrauktumėte naują elementą, pasirinkite Įtraukti.
Sekcijoje Taisyklės pavadinimas įveskite pavadinimą, apibūdinantį taisyklės sąlygas ir veiksmus.
Norėdami taikyti taisyklę gaunamam turiniui, skyriuje Taisyklės būsena ir prioritetas pasirinkite Aktyvus. Tada pasirinkite prioritetą, kad nustatytumėte, kaip turinys nukreipiamas, jei jis atitinka daugiau nei vieną turinio tvarkytuvo taisyklę.
Jei nenorite, kad ši taisyklė būtų taikoma gaunamam turiniui, pasirinkite Neaktyvus.Skyriuje Pateikimo turinio tipas susiekite taisyklę su turinio tipu. Tokiu būdu turinio tvarkytuvui pateikimai pažymimi pasirinktu turinio tipu ir identifikuojamos taisyklėse naudojamos ypatybės.
- Pasirinkite atitinkamą turinio grupę. Pasirinkta grupė apibrėžia turinio tipus, iš kurių galite rinktis atlikdami kitą veiksmą.
- Pasirinkite tinkamą turinio tipą.
- Jei kitoje "SharePoint" svetainėje pasirinkto turinio tipo pavadinimas skiriasi, dalyje Alternatyvūs pavadinimai pažymėkite žymės langelį. Tada pateiktame lauke įveskite pavadinimą, naudojamą kitoje svetainėje, ir pasirinkite Įtraukti. Alternatyvių turinio tipų pavadinimai rodomi toliau pateiktame sąraše.
Dalyje Sąlygos pasirinkite sąlygas, kurias taisyklės ypatybės turi atitikti pateikimo ypatybėms. Pavyzdžiui, galite norėti, kad taisyklė būtų taikoma visiems dokumentams, kurių pavadinime yra žodis "biudžetas". Norėdami įtraukti daugiau sąlygų, pasirinkite saitą Įtraukti kitą sąlygą .
Pastaba
Ypatybių išplečiamajame sąraše pasiekiamos ypatybės skiriasi atsižvelgiant į turinio tipą, kurį pasirinkote atlikdami 6 veiksmą.
Skyriuje Tikslinė vieta įveskite arba naršydami raskite vietą, į kurią norite įdėti taisyklę atitinkantį turinį. Norėdami sugrupuoti panašius dokumentus aplankuose, pažymėkite žymės langelį Automatiškai kurti aplanką . Pavyzdžiui, jei turite ypatybę, kurioje išvardyti visi jūsų organizacijos projektų dokumentai, galite priversti turinio tvarkytuvą sukurti atskirą aplanką kiekvienam projektui.
Pastaba
Turinio tvarkytuvo taisyklės skirtos nukreipti dokumentus į skirtingas vietas. Nepalaikome taisyklių naudojimo norint iš naujo skelbti failus toje pačioje vietoje bendradarbiavimo metu.