Administratora rokasgrāmata par Microsoft 365 grupām programmā Outlook

Microsoft 365 grupas programmā Outlook piedāvā jaudīgu risinājumu saziņai un sadarbībai ar personām gan uzņēmumā, gan ārpus tā. Izveidojiet grupu, lai koplietotu iesūtni, kalendāru, OneDrive, SharePoint vietni, OneNote piezīmju grāmatiņu un daudz ko citu. Varat arī uzaicināt viesus ārpus jūsu uzņēmuma, lai viņi varētu sadarboties, izmantojot tos pašus resursus.

Kad izveidojat Microsoft 365 grupu, Outlook automātiski izveido koplietojamu Outlook iesūtni, koplietojamu kalendāru un dokumentu bibliotēku sadarbībai, strādājot ar failiem. Varat arī izveidot Microsoft Team un integrēt uzdevumus ar Planner pakalpojumā Teams. Jums nav jāuztraucas par manuālu atļauju piešķiršanu visiem šiem resursiem, jo, pievienojot grupai dalībniekus, viņiem automātiski tiek piešķirtas nepieciešamās atļaujas rīkiem, ko nodrošina jūsu grupa.

Microsoft 365 grupas dalībniekiem nodrošina:

  • Koplietojama iesūtne — vieta, kur notiek sarunas, kas parasti notiek adresātu sarakstos. Šajā koplietojamajā iesūtnē var pilnībā meklēt, tāpēc tā veido dzīvu grupas ziņojumu arhīvu. Grupas jaunpienācēji var meklēt vai ritināt vēsturi, lai ātri uzzinātu, kas grupā ir publicēts iepriekš. Skatiet: E-pasta ziņojuma nosūtīšana grupai programmā Outlook.
  • Koplietojamo failu bibliotēka — jūsu grupai ir SharePoint failu bibliotēka, kur lietotāji var glabāt, koplietot dokumentus un sadarboties, strādājot ar dokumentiem, darbgrāmatām, prezentācijām, attēliem un jebkura cita veida failiem, ar kuriem viņiem jāstrādā. Skatiet: Failu koplietošana ar grupu programmā Outlook.
  • Koplietojams kalendārs — jūsu grupa iegūst koplietojamu kalendāru, lai publicētu ar grupu saistītus notikumus. Katrs grupas abonents tiek automātiski uzaicināts uz kalendārā publicētiem pasākumiem, tāpēc šie notikumi, ja viņš to vēlas, var tikt rādīti arī viņu personiskajos kalendāros. Skatiet: Grupas kalendāra izmantošana programmā Outlook, lai plānotu un rediģētu notikumus.
  • Koplietojama OneNote piezīmju grāmatiņa — grupai automātiski tiek izveidota koplietojama OneNote piezīmju grāmatiņa, kurā grupas dalībnieki var apkopot informāciju un sadarboties, strādājot ar to. Daudzas grupas izmanto piezīmju grāmatiņu, lai izveidotu dzīvu vikivietni ar bieži uzdotajiem jautājumiem un citiem resursiem.
  • Viesu piekļuve — iepriekš jūs varējāt pievienot ārējās kontaktpersonas adresātu grupām, bet viņi saņēma tikai e-pastu. Izmantojot grupas, varat piedāvāt viesiem piekļuvi e-pastam, sarunām, failiem un pat koplietojamai OneNote piezīmju grāmatiņai. Skatiet: Grupu izmantošana programmā Outlook kā viesim.
  • Saturs ir atrodams — grupas programmā Outlook pēc noklusējuma ir publiskas, tas nozīmē, ka citi lietotāji organizācijā tās var viegli atklāt, pievienoties vai pārskatīt grupas materiālus. Ja grupas saturs ir sensitīvāks, varat pārslēgt grupu uz privātu, kas paslēpj saturu no lietotājiem, kuri nav dalībnieki, un pieprasa grupas īpašniekam apstiprināt visus pievienošanās pieprasījumus.
  • Pašapkalpošanās izveide — IT nav jāapgrūtina lietotāju pieprasījumi izveidot grupas. Lietotāji pēc nepieciešamības var izveidot savas grupas. Ja vēlaties kontrolēt, kuri lietotāji jūsu organizācijā var izveidot grupas, skatiet: Pārvaldiet, kas var izveidot Microsoft 365 grupas.

Jūsu grupu administrēšana

Microsoft 365 piedāvā vairākus noderīgus rīkus un iespējas, lai atvieglotu grupu pārvaldību un administrēšanu.

Padoms

Grāmatzīmju pievienošana Microsoft 365 grupām — bieži veicami uzdevumi, lai ērti piekļūtu administratora informācijai par grupu izveidi, deleģēšanu, e-pasta pārvaldību, pasta plūsmu, atjaunošanu un noderīgiem skriptiem.

Direktorija pārvaldība

Direktorija kontrole ir katra administratora rūpes. Tālāk ir norādīti daži rīki, ko Microsoft 365 piedāvā, lai to atvieglotu.

  • Nosaukumu politikas — nosaukumi piešķir jums iespēju noteikt, kuri ir un kas nav pieņemami grupu nosaukumi. Tas neļauj lietotājiem piešķirt rupjus vai aizliegtus nosaukumus grupām. Turklāt grupu nosaukumiem varat ieviest uzņēmuma standarta prefiksus vai sufiksus.
    Dinamiskā dalība — dinamiskā dalība ļauj iestatīt grupas dalību pēc kārtulas, kas pievieno (vai noņem) grupas dalībniekus, pamatojoties uz metadatiem (piemēram, nodaļu vai lomu) pakalpojumā Active Directory. Papildinformāciju par dinamiskās dalības izveidi skatiet rakstā Atribūtu izmantošana papildu kārtulu izveidei .
  • Slēpta dalība — ja jums ir iemesls vēlēties, lai dalība grupā būtu konfidenciāla, piemēram, ja dalībnieki ir studenti, varat paslēpt dalību no ārējām pusēm.
  • Izveides atļaujas — iespējams, organizācijā ir personas, kurām nevēlaties ļaut izveidot jaunas grupas. Pastāv vairākas metodes, kā pārvaldīt izveides atļaujas jūsu direktorijā. Skatiet rakstu Microsoft 365 grupu izveides pārvaldība.
  • Audita žurnāli — varat iegūt lielāku pārliecību, ļaujot lietotājiem izveidot grupas un pārvaldīt dalību grupās, jo Microsoft 365 grupas audita žurnāli ļauj izsekot, kurš izveidoja vai izdzēsa konkrētu grupu vai veica izmaiņas grupas dalībā. Skatiet: Meklēšana audita žurnālā Microsoft 365 drošības & atbilstības centrā.

Piegādes pārvaldība

Piegādes pārvaldība piedāvā dažas metodes, kā rīkoties, kā grupai ir jānosūta vai jāsaņem ziņojumi. Turklāt ir pieejami rīki, ar kuriem pārraudzīt šo ziņojumu plūsmu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Microsoft 365 grupas — bieži veicamie uzdevumi.

  • Sūtīt kā vai Sūtīt vārdā — šie iestatījumi ļauj norādītajiem lietotājiem sūtīt e-pasta ziņojumus, it kā tie būtu nākuši no grupas vai būtu tās vārdā.
  • Sūtītāju ierobežojumi — šie iestatījumi ļauj kontrolēt, kam ir atļauts sūtīt ziņojumus grupai. Grupu var konfigurēt tā, lai atļautu e-pastu no ārējām pusēm, bet, iespējams, vēlēsities to attiecināt tikai uz konkrētām ārējām pusēm.
  • Ārējo lietotāju atbalsts — uzaicinot viesus savā grupā, varat izvēlēties, lai viņi tiek iekļauti grupas e-pasta sarunās. Skatiet sadaļu Viesu pievienošana grupām programmā Outlook, lai uzzinātu, kā pievienot viesus.
  • Transporta kārtulas — transporta kārtulas darbojas grupām tāpat kā Exchange serverim. Kārtulas var meklēt ziņojumus, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem, un pēc tam veikt darbības ar šiem ziņojumiem.
  • Pasta padomi — pasta ieteikumi ir informatīvi ziņojumi, kas tiek parādīti lietotājiem ziņojuma izveides laikā. Tās var palīdzēt samazināt atskaites par neizdevušos piegādi, brīdinot lietotāju, ja ir ticams, ka viņa ziņojums tiks nosūtīts ārējām pusēm vai pārsniegs ziņojumu kvotas.
  • Vairākas starpniekserveru adreses — grupai var būt aizstājvārdi tāpat kā lietotāja pastkastei. Papildu starpniekservera adreses var noderēt, lai pieņemtu ziņojumus, kas nosūtīti ar šiem citiem aizstājvārdiem, vai atvieglotu tādas grupas sasniegšanu, kuras nosaukums ir garš vai grūti uzrakstāms. Papildinformāciju skatiet rakstā Domēna izvēle, veidojot Microsoft 365 grupas
  • Maksimālais sūtīšanas/saņemšanas lielums — šīs kvotas var palīdzēt samazināt problēmas saistībā ar grupu, kas saņem (vai sūta) ārkārtīgi lielus ziņojumus, lai labāk pārvaldītu krātuves un joslas platuma prasības.

Satura politikas

Microsoft 365 piedāvā arī dažus rīkus, lai pārvaldītu saturu, kas tiek koplietots jūsu grupā. Papildinformāciju skatiet sadaļā Microsoft 365 grupas — bieži veicamie uzdevumi.

  • Lietošanas vadlīnijas — varēsit definēt lietošanas vadlīnijas Microsoft 365 grupām, lai izglītotu lietotājus par labāko praksi, kas palīdz uzturēt grupu efektivitāti un izglītotu viņus par iekšējām satura politikām.
  • Datu klasifikācija — varēsit izveidot pielāgojamu Microsoft 365 grupas datu klasifikācijas sistēmu, kas ļauj atdalīt grupas pēc politikas veida (piemēram, "neklasificēts", "korporatīvi konfidenciāls" vai "sevišķi slepeni"). Šādā veidā jūsu grupas var parādīt cita satura politikas jūsu organizācijā. Paplašināmā politika ļauj jūsu organizācijai konfigurēt galapunktu, kas tiek izsaukts ikreiz, kad tiek izveidota vai mainīta grupa, un jūs pēc tam varat ieviest savas grupas izveides vai maiņas politikas.

Konta prasības

Jebkurš Microsoft 365 abonements, kurā ir Exchange Online un SharePoint Online, atbalstīs grupas. Tas ietver Business Essentials un Business Premium plānus, kā arī Enterprise E1, E3 un E5 plānus.

Ja izmantojat tikai Exchange plānu, joprojām varat iegūt grupu koplietojamo iesūtni un koplietojamo Calendar līdzekļus programmā Outlook, bet nesaņemsiet dokumentu bibliotēku, Planner vai citas iespējas.

Izmaiņu pārvaldība Microsoft 365 grupas

Lietotājiem pārmaiņas reizēm nepatiks, tāpēc ir svarīgi sazināties ar esošajiem adresātu sarakstu dalībniekiem, lai informētu viņus par gaidāmajām pārmaiņām. Tālāk ir sniegta daļa informācijas, ko jums vajadzētu iekļaut šajā ziņojumā, kā arī dažas atbildes, kas jums varētu būt noderīgas.

Kas ir grupas programmā Outlook?

Microsoft 365 grupas programmā Outlook ir vienots sadarbības risinājums grupām/grupām, kas vēlas vietu, kur vienoti un viegli atrast diskusijas, failus, kalendārus un piezīmes. Iespējams, viena labākā funkcija ir tā, ka grupas iesūtnē tiek saglabāta diskusiju vēsture, atvieglojot meklēšanu iepriekšējās diskusijās.

Papildinformāciju skatiet sadaļā Grupu pieredze programmā Outlook.

Kāpēc tika veiktas šīs izmaiņas?

People bieži ir pieprasījuši iespēju meklēt mūsu adresātu sarakstā publicētos ziņojumus, lai atrastu informāciju, kas ir apspriesta iepriekš. Adresātu saraksta jaunināšana uz grupu nozīmē, ka lietotājiem nav atkārtoti jāuzdod vieniem un tiem pašiem jautājumiem vai jāatbild uz tiem.

Turklāt jaunajā grupā būs iekļauts mūsu grupas pasākumu kalendārs, koplietojamo failu bibliotēka un OneNote piezīmju grāmatiņa, kur varēsim sadarboties un apkopot informāciju turpmākai atsaucei.

Vai man ir jāveic kādas darbības, lai pievienotos šai grupai, ja es jau biju adresātu saraksta dalībnieks?

Nē, ja jau bijāt adresātu saraksta dalībnieks, automātiski būsit jaunās grupas dalībnieks.

Kā piekļūt jaunajai grupai programmā Outlook? Kā ar Outlook tīmeklī?

Lai piekļūtu jaunajai grupai programmā Outlook, atveriet kategoriju Grupas navigācijas rūts apakšā pa kreisi. Ja bieži izmantojat šo grupu, apsveriet iespēju to piespraust izlasei, noklikšķinot uz tās ar peles labo pogu un izvēloties Rādīt kā izlasi.

Turklāt katrā mobilajā platformā (iOS, Android utt.) ir pieejami bezmaksas mobilie klienti Microsoft 365 grupām, lai jūs varētu viegli piekļūt grupai, atrodoties ceļā.

Vai joprojām nevaru nosūtīt e-pastu?

Jā, protams. Tas pats e-pasta aizstājvārds, ko izmantojāt adresātu sarakstā, joprojām darbosies nevainojami visai grupai programmā Outlook.

Vairāk papildinformācijas

Atcerieties pateikt viņiem, kad šīs izmaiņas notiek un ar ko viņiem jāsazinās, ja viņiem ir papildu jautājumi.

Adresātu sarakstu (kontaktpersonu sarakstu) migrācija

Microsoft nenodrošina rīku, kas ļauj koplietojamu pastkasti pārvērst par Microsoft 365 grupu vai pretēji. Tomēr jūs varat jaunināt adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām. Tas ir lielisks veids, kā jūsu organizācijas adresātu sarakstiem piešķirt visus Microsoft 365 grupu līdzekļus un funkcionalitāti. Papildinformāciju skatiet sadaļā Microsoft 365 grupas — bieži veicamie uzdevumi.

Kurus adresātu sarakstus nevar jaunināt uz Microsoft 365 grupām?

Uz Microsoft 365 grupām varat jaunināt tikai mākonī pārvaldītus, vienkāršus, neligzdotus adresātu sarakstus. Skatiet Nevar jaunināt adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām.

Pēc kontaktpersonu saraksta migrēšanas

Kad esat jauninājis savu adresātu grupu uz Microsoft 365 grupu, ir daži sekojuma uzdevumi, kurus varat veikt, lai nodrošinātu, ka viss norit gludi.

  • Sekošana līdzi lietotājiem — sazinieties ar viņiem uzreiz pēc jaunināšanas un pēc dažām dienām vēlreiz. Parādot, ka jūs klausāties un reaģējat uz visiem jautājumiem, kas viņiem varētu rasties, būs liels ceļš, lai padarītu viņus laimīgus un apmierinātus ar pārmaiņām.
  • Iesaistīšanās atskaišu pārraudzība — Microsoft 365 administrēšanas portālā ir dažas labas atskaites, kas var parādīt, cik lietotāju izmanto grupu, cik bieži un kādus līdzekļus viņi izmanto. Šīs atskaites var palīdzēt jums noformēt sekojuma pasākumus un lietotāju apmācību, kā arī izcelt to, kur jūsu lietotāji gūst vislielāko vērtību no jaunās grupas. Skatiet: Darbības pārskati Microsoft 365 administrēšanas centrā.
  • Dalieties pieredzē — informējiet citas jūsu uzņēmuma grupas, ka esat jauninājis savu adresātu grupu un kādas darbības esat veicis, lai tā izdotos! Šīs informācijas kopīgošana var palīdzēt šīm citām grupām sekot jūsu piemēram un veiksmīgi veikt savu jaunināšanu.

Mācieties no Microsoft 365 grupas tehniskās kopienas

Vai jums ir jautājumi par Microsoft 365 grupām? Apmeklējiet Microsoft 365 grupas tehnoloģiju kopienu.

Grupu izveide no dažādām programmām

Padoms

Pēc noklusējuma visi lietotāji var izveidot Microsoft 365 grupas. Papildinformāciju skatiet sadaļā Pārvaldīt, kuri var izveidot Microsoft 365 grupas.

Varat izveidot Microsoft 365 grupas, izmantojot dažādus rīkus, tostarp Outlook, Outlook tīmeklī, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams un citus. Kādu rīku izvēlēsities startēt, ir atkarīgs no tā, ar kāda veida grupu jūs darbojaties. Piemēram, korporācijā Microsoft mēs parasti sākam darbu programmā Outlook, izveidojot grupu, kas ir saistīta ar e-pastu un kalendāru. Ja grupa ir paredzēta uzņēmuma mēroga komunikācijai, mēs mēdzam sākt ar Viva Engage. Sadarbībai, kuras pamatā ir tērzēšana, mēs sākam mūsu grupu no Microsoft Teams.

Personas ārpus jūsu organizācijas nevar redzēt vai piekļūt ne publiskajām, ne privātajām grupām, ja vien šīs personas nav tieši uzaicinātas kā viesi. Papildinformāciju skatiet sadaļā Viesu pievienošana grupām programmā Outlook.

Labākā prakse darbā ar Microsoft 365 grupām

Pārvaldīt īpašniekus, dalībniekus un viesus

Grupas īpašnieki ir grupas moderatori. Lietotāji var pievienot vai noņemt dalībniekus un izmantot unikālas atļaujas, piemēram, iespēju dzēst sarunas no koplietotās iesūtnes vai mainīt dažādus grupas iestatījumus. Grupas īpašnieki var pārdēvēt grupu, atjaunināt aprakstu vai attēlu un daudz ko citu. Ja esat iepazinies ar SharePoint lomām, grupas īpašnieks ir vietņu kolekcijas administrators.

Padoms

Ja iespējams, vislabāk ir izveidot vismaz divus īpašniekus grupā. Ja viens īpašnieks nav pieejams, otrs īpašnieks var veikt izmaiņas grupā.

Grupas dalībnieki ir jūsu organizācijas pastāvīgie lietotāji, kas izmanto grupu, lai sadarbotos. Lietotāji var piekļūt visam grupas saturam, bet nevar mainīt grupas iestatījumus. SharePoint vidē tie ir vietnes dalībnieki. Informāciju par grupas dalībnieku pievienošanu vai noņemšanu skatiet sadaļā Grupu dalībnieku pievienošana, rediģēšana un noņemšana programmā Outlook.

Viesi ir kā grupas dalībnieki, bet tie ir ārpus jūsu organizācijas. Lietotāji var uzaicināt viesus pievienoties grupai pēc noklusējuma, un jūs varat kontrolēt šo iestatījumu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Viesu pievienošana grupām programmā Outlook.

Microsoft Teams izmantošana pastāvīgai, uz tērzēšanu balstītai darbvietai

Lielisks veids, kā uzturēt saziņu ar savu grupu, ir Microsoft Teams. Microsoft Teams ir jūsu darba grupas iekšējais sakaru aplis — darbvieta, kas ir pastāvīga un kuras pamatā ir tērzēšana. Tajā var būt neformālas, reāllaika sarunas, kas ir vērstas uz ļoti svarīgām tēmām vai noteiktām apakšgrupām grupā. Lai gan Teams integrācija nenotiek automātiski, varat viegli izveidot Teams grupu, pamatojoties uz savu Microsoft 365 grupu.

Pēc tam, kad grupa ir realizējusi plānoto mērķi, varat dzēst grupu, lai atbrīvotu sistēmas resursus, un noņemt grupu, lai tā nebūtu sarakstā vai netiktu attēlota. Papildinformāciju skatiet sadaļā Grupas rediģēšana vai dzēšana programmā Outlook. Ja nevēlaties, lai jums vajadzētu atcerēties izdzēst novecojušas grupas, administrators var iestatīt termiņa beigu politiku, kas nosaka veco grupu derīguma termiņa beigas un grupu automātisku noņemšanu pēc noteikta laika perioda. Skatiet arī: Microsoft 365 grupas derīguma termiņa politika.

Nodrošināšana, nosaukumu piešķiršana un informācijas aizsardzība

Ir trīs primārie nodrošināšanas modeļiMicrosoft 365 grupas: atvērtā, IT vadītā vai kontrolētā. Katram ir savas priekšrocības.

Modelis Priekšrocības
Atvērtais (noklusējums) Lietotāji var izveidot savas grupas pēc nepieciešamības, negaidot vai netraucējot IT speciālistus
IT vadītais Lietotāji pieprasa grupu no IT nodaļas. IT nodaļa var palīdzēt lietotājiem izvēlēties labākos sadarbības rīkus viņu vajadzībām
Kontrolētais Grupas izveide tikai konkrētām personām, komandām vai pakalpojumiem (skatiet rakstu: Microsoft 365 grupas izveides kontrole)

Ja vēlaties kontrolēt, kā tiek nosauktas jūsu Microsoft 365 grupas, varat izmantot nosaukumu piešķiršanas politiku, lai piespiestu grupu nosaukumus ievērot noteiktus standartus, tostarp prefiksus vai sufiksus, kā arī bloķētu nevēlamus nosaukumus. Papildinformāciju skatiet Microsoft 365 grupas nosaukumdošanas politikā.

Katrai grupai ir vismaz viens īpašnieks, kurš var pievienot vai noņemt dalībniekus un veikt dažas grupas un tās satura pamatdarbības. Ja grupas īpašnieks (vai īpašnieki) pamet organizāciju kādu iemeslu dēļ, administrators var grupai piešķirt jaunu īpašnieku. 

Turklāt, ja jums ir Exchange Online administratora atļaujas, varat administrēt savas grupas no Microsoft 365 administrēšanas centra (skatiet sadaļu Grupas dalības pārvaldība Microsoft 365 administrēšanas centrā) vai no PowerShell (skatiet sadaļu Pārvaldība Microsoft 365 grupas ar PowerShell.

Var pienākt laiks, kad vēlaties dzēst grupu no jūsu nomnieka. Informāciju par to, kā izdzēst grupu, skatiet rakstā: Grupas dzēšana programmā Outlook. Ja grupa tiek netīši dzēsta, administratori var atjaunot šo grupu 30 dienu laikā. Skatiet: Izdzēstas Microsoft 365 grupas atjaunošana.

Ja vēlaties automatizētāku veidu, kā pārvaldīt savu Microsoft 365 grupas dzīves ciklu, varat izmantot derīguma termiņa politikas, lai beigtos grupu derīguma termiņš noteiktā laika intervālā. 30, 15 un 1 dienu pirms grupas darbības beigām grupas īpašnieki saņems e-pasta ziņojumu, kurā varēs ērti atjaunot grupu, ja tā joprojām būs nepieciešama. Skatiet: Microsoft 365 grupas derīguma termiņa politika.

Microsoft 365 grupas ierobežojumi

Grupu ierobežojumus skatiet sadaļā Pārskats par Microsoft 365 grupām administratoriem.

Ja plānojat izmantot funkciju "Grupas pārrakstīšana" no Azure Active Directory Connect rīka, maksimālais garums ir 448 rakstzīmes, kas saistītas ar atribūtu "Apraksts".

Papildinformāciju par SharePoint Online krātuvi skatiet sadaļā SharePoint Online ierobežojumi.

Microsoft 365 grupas pārvaldība ir efektīvāka, ja jums ir izmantojama informācija par grupu lietojumu. Microsoft 365 administrēšanas centrā ir atskaišu veidošanas rīks, kas ļauj skatīt informāciju, piemēram, krātuves lietojumu, aktīvo grupu skaitu un pat to, kā lietotāji izmanto grupas. Papildinformāciju skatiet rakstā: Microsoft 365 atskaites administrēšanas centrā .

Microsoft 365 grupas piedāvā vairākus rīkus atbilstībai, informācijas aizsardzībai un e-datu atklāšanai.

Skatiet arī