Inleiding tot Outlook Agenda

Agenda is het agenda- en planningsonderdeel van Outlook dat volledig is geïntegreerd met e-mail, contactpersonen en andere functies.

Net als u in een notitieblok schrijft, kunt u elk tijdsvak in de Outlook Agenda selecteren en beginnen te typen. Met de agenda kunt u afspraken en gebeurtenissen maken, vergaderingen organiseren, groepsplanningen weergeven en nog veel meer.

• Afspraken en gebeurtenissen maken     

  Selecteer een tijdslot in de Outlook Agenda en begin te typen om uw afspraak of gebeurtenis te maken. U kunt ervoor kiezen om een geluid of bericht te laten herinneren aan afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen en u kunt items kleuren voor snelle identificatie.

  Zie Een afspraak maken of plannen enEen gebeurtenis maken voor meer informatie.

• Vergaderingen organiseren    

Selecteer een tijdstip in de agenda, maak een vergaderverzoek en selecteer de personen die u wilt uitnodigen. Outlook helpt u het vroegste tijdstip te vinden waarop alle genodigden vrij zijn. Wanneer u het vergaderverzoek per e-mail verzendt, ontvangen de genodigden het verzoek in hun Postvak IN. Wanneer de genodigden het verzoek openen, kunnen ze uw vergadering accepteren, voorlopig accepteren of weigeren door één knop te selecteren. Als uw aanvraag conflicteert met een item in de agenda van de genodigden, wordt Outlook een melding weergegeven. Als u als organisator van de vergadering dit toestaat, kunnen genodigden een alternatieve vergadertijd voorstellen. Als organisator kunt u bijhouden wie het verzoek accepteert of weigert of wie een ander tijdstip voor de vergadering voorstelt door het verzoek te openen.

Zie Een vergadering plannen met anderen voor meer informatie.

• Groepsplanningen weergeven    

  U kunt agenda's maken met de planningen van een groep personen of resources. U kunt bijvoorbeeld de planningen bekijken van alle personen in uw afdeling of alle resources, zoals vergaderruimten, in uw gebouw. Zo kunt u snel vergaderingen plannen.

• Agenda's naast elkaar weergeven    

  U kunt meerdere agenda's die u hebt gemaakt naast elkaar weergeven, maar ook agenda's die worden gedeeld door andere Outlook gebruikers. U kunt bijvoorbeeld een afzonderlijke agenda maken voor uw persoonlijke afspraken en zowel uw zakelijke als persoonlijke agenda's naast elkaar weergeven.

  Zie Meerdere agenda's tegelijk weergeven voor meer informatie.

  U kunt ook afspraken kopiëren of verplaatsen tussen de weergegeven agenda's. Gebruik het navigatiedeelvenster om snel uw eigen agenda te delen en andere gedeelde agenda's te openen. Afhankelijk van de machtigingen die zijn verleend door de eigenaar van een agenda, kunt u gewoon de agenda van een andere persoon bekijken of afspraken maken in gedeelde agenda's.

  Zie Een alleen-weergeven agenda delen en openen in Outlook en Een agenda delen met machtigingen voor bewerken of delegeren in Outlook voor meer informatie.

• Agenda's boven op elkaar weergeven in de overlayweergave     

  U kunt de overlayweergave gebruiken om meerdere agenda's weer te geven die u hebt gemaakt en ook agenda's die zijn gedeeld door andere Outlook gebruikers. U kunt bijvoorbeeld een afzonderlijke agenda maken voor uw persoonlijke afspraken en uw werk- en persoonlijke agenda's overlayen om snel te zien waar u conflicten hebt of vrije tijd.

  Zie Meerdere agenda's tegelijk weergeven voor meer informatie.

• Koppeling naar agenda's op Microsoft SharePoint-sites    

  Als u toegang hebt tot een SharePoint site, kunt u de lijsten met gebeurtenissen van die site bekijken in uw Outlook Agenda. U kunt de lijst wijzigen in Outlook, zelfs wanneer u offline werkt. De wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd wanneer u opnieuw verbinding maakt met internet. U kunt de SharePoint-agenda's ook naast andere persoonlijke of gedeelde agenda's weergeven.

• Agenda's naar iedereen verzenden via e-mail    

U kunt uw agenda naar een geadresseerde verzenden als een internetagenda, maar u kunt zelf bepalen hoeveel informatie wordt gedeeld. Uw agendagegevens worden in de hoofdtekst van het e-mailbericht weergegeven als een bijlage met een internetagenda die de ontvanger kan openen in Outlook.

Zie Inleiding tot het delen van agenda's voor meer informatie.

• Abonneren op internetagenda's    

  Internetagendaabonnementen lijken op internetagenda's, behalve dat de gedownloade agenda regelmatig wordt gesynchroniseerd met de internetagenda en wordt bijgewerkt.

• De agenda van een andere gebruiker beheren    

  Met de functie Gedelegeerdentoegang kan één persoon zijn of haar eigen kopie van Outlook gebruiken om de agenda van een andere persoon eenvoudig te beheren. Een beheer-assistent kan bijvoorbeeld de agenda van een manager beheren. Wanneer de manager de assistent aanwijst als gemachtigde, kan de assistent afspraken maken, verplaatsen of verwijderen en vergaderingen namens de manager organiseren.

  Zie E-mail- en agenda-items van iemand anders beheren voor meer informatie.