Gedeeld vergaderplan in Viva Insights

Een vergaderplan maken en delen 

1. Ga naar het tabblad Start in de Viva Insights-app in Teams of op het web.

2. Zoek in de sectie Aanbevolen voor u de kaart Gezonde vergadernormen promoten en selecteer Aan de slag.
   
   

Vergadernormen maken

Vergaderingen verkorten 

• U kunt de duur van alle vergaderingen automatisch verkorten door te kiezen of u wilt dat gebeurtenissen automatisch laat beginnen of vroeg eindigen.  

• Hiervoor stelt u een standaard aantal minuten in voor vergaderingen die minder dan één uur duren en voor vergaderingen die één uur of langer duren.

Koppeling Teams-vergadering toevoegen

• Automatisch een koppeling naar een Microsoft Teams-vergadering opnemen voor onlinevergaderingen in Microsoft Teams. 

Feedback ontvangen

• Effectiviteitsenquêtes voor deelnemers activeren voor vergaderingen. 

Deelnemers uitnodigen om deel te nemen aan uw plan

1. Typ namen in het veld Ontvangers. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van geadresseerden, stuurt u hen een uitnodiging om deel te nemen aan uw abonnement.

2. Selecteer Bevestigen om te verzenden.

3. Als u een of meer personen hebt die aan u rapporteren, vult Viva Insights automatisch uw teamleden in. Vervolgens kunt u zo nodig personen toevoegen of verwijderen.

4. Nadat ze uw uitnodiging hebben ontvangen, kunnen geadresseerden deze accepteren of weigeren.

Deelnemen aan een gedeeld vergaderingsplan

1. Als iemand u uitnodigt om deel te nemen aan een gedeeld vergaderplan, ontvangt u een uitnodiging in Teams. Als u wilt deelnemen aan het abonnement en de instellingen wilt zien die de organisator heeft geconfigureerd, selecteert u Deelnemen. Als u instellingen voor uw vergaderingen wilt bewerken voordat u deelneemt, selecteert u Bewerken.

2. Als u al deel uitmaakt van een gedeeld vergaderplan, past Viva Insights de instellingen toe van het abonnement waarvoor u zojuist bent uitgenodigd. Vervolgens worden de wijzigingen samengevat onder Wijzigingen in uw plan.

3.  Selecteer Deelnemen om deel te nemen aan het plan.

4. Als u wijzigingen wilt aanbrengen voordat u lid wordt, selecteert u Bewerken.

Een gedeeld vergaderplan bewerken

Iedereen die deel uitmaakt van een abonnement kan wijzigingen aanbrengen in zijn/haar persoonlijke instellingen.

1. Selecteer Bewerken op de kaart Uw gedeelde vergaderingsplan, waarmee u naar de pagina Instellingen gaat.
   
   

2. Als u wilt wijzigen of u feedbackenquêtes over uw vergaderingen verzendt, schakelt u de schakelaar onder Feedback krijgen over uw vergaderingen in. (Premium Viva Insights-abonnement vereist.)

3. Als u het automatisch inkorken van vergaderingen wilt starten of stoppen, schakelt u de schakelaar onder Vergaderingen verkorten in. Als u de functie inschakelt, gebruikt u de vervolgkeuzelijsten om in te stellen hoe vroeg u uw vergaderingen wilt beëindigen of hoe laat u deze wilt starten.

4. Als u Teams-koppelingen wilt toevoegen of stoppen met het toevoegen van Teams-koppelingen aan vergaderingen, schakelt u de schakelaar onder Teams-vergadering toevoegen in.
   
   

Een gedeeld vergaderingsplan verlaten

1. Bewerk het plan op het tabblad Productiviteit of ga naar de pagina Instellingen en selecteer Effectieve vergaderingen.

2. Selecteer in Uw gedeelde vergaderingsplan de optie Plan verlaten.

3. Nadat u Plan verlaten hebt geselecteerd, besluit u of u de volgende instellingen voor vergaderingen uit uw abonnement wilt behouden:

• Duur automatisch verkorten voor alle vergaderingen

• Automatisch een Koppeling naar een Microsoft Teams-vergadering opnemen

• Feedback ontvangen van deelnemers aan de vergadering

4. Selecteer Bevestigen.