Inlinesuggesties in Outlook

Wanneer u een e-mailbericht opstelt in Outlook, krijgt u mogelijk suggesties voor het plannen van e-mailbezorgingen. Meer informatie over deze functie en hoe u deze kunt gebruiken in Verzenden plannen in Outlook.

Wanneer u een agenda-uitnodiging leest, ziet u mogelijk een suggestie om tijd te reserveren voor gericht werk. U krijgt deze suggestie wanneer u een zware vergaderingsbelasting hebt, zodat u meer tijd krijgt om diep werk uit te voeren.

Tijd toevoegen aan uw agenda:

1. Selecteer Voorgestelde tijden weergeven voor het inzicht. Er wordt elke dag van de komende week een deelvenster geopend met beschikbare focustijdvakken.

2. Selecteer het agendapictogram voor tijden die u wilt boeken. Als u alle vermelde tijden wilt boeken, selecteert u Alles boeken.

Meer informatie over focustijd.

Wanneer u een e-mail- of agenda-uitnodiging in Outlook opstelt over uw komende tijd buiten uw werk, krijgt u mogelijk een suggestie om u voor te bereiden op uw verlof. Selecteer Plannen om de controlelijst Uw opgegeven tijd plannen te openen. Gebruik de controlelijst om het volgende te doen:

• Los al uw vergaderingen op één plek op met een aangepast bericht over uw geplande verlof.

• Stel uw automatische antwoorden op en informeer uw team over uw geplande verlof.

• Plan de focustijd om taken af te ronden voordat u gaat en om uw werk in te halen wanneer u weer terug bent.

Als een vergaderverzoek conflicteert met een bestaand focus-tijdblok, krijgt u mogelijk een suggestie om uw focustijd opnieuw te plannen of een nieuwe vergadertijd voor te stellen.

Ga als volgt te werk om een nieuwe vergadertijd voor te stellen:

1. Selecteer Andere beschikbare tijden weergeven.

2. Selecteer de komende week een tijdsblok dat voor u geschikt is, waarbij de organisator van de vergadering een nieuw tijdstip voorstelt.

De focustijd verplaatsen:

1. Selecteer Uw focusblok verplaatsen.

2. Kies de komende week een nieuw focusblok.

Van toepassing op: Gebruikers met een Viva Insights-abonnement.

Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering ontvangt, ziet u mogelijk een suggestie om de voorbereidingstijd voor vergaderingen te boeken.

1. Selecteer Boektijd in de suggestie, die de uitnodiging accepteert. 

2. Het deelvenster van de invoegtoepassing wordt geopend. Selecteer de opties voor de voorbereidingstijd:

   1. Tijd: Vlak voor de vergadering, één dag voor de vergadering of de laatste werkdag van de week voorafgaand aan de vergadering.

   2. Duur: 15 minuten, 30 minuten of 1 uur.

Op basis van de opties die u hebt gekozen, zoekt Viva Insights naar een lege plek in uw agenda en plant een afspraak met de naam 'Voorbereidingstijd voor [naam vergadering]'.

Wanneer u deze suggestie krijgt:

Viva Insights laat u deze suggestie zien wanneer aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De vergadering:

  • Heeft 11 of minder genodigden.

  • Is gepland om tussen 30 en 60 minuten te duren.

  • Komt niet terug.

  • Is niet geannuleerd.

  • Vereist reactie van deelnemers.

  • Is niet privé.

  • Heeft niet de status 'Gratis', 'Werken elders' of 'Afwezig'.

• U:

  • Open de uitnodiging voor de vergadering ten minste 15 minuten voordat de vergadering begint.

  • Houd ten minste 15 minuten beschikbaar voor voorbereidingstijd tijdens uw werkuren.

  • Had geen hekel aan de voorbereiding van vergaderingen van deelnemers in de afgelopen zeven dagen.

  • Heb nog geen voorbereidingstijd voor deze vergadering geboekt.

  • Bent een vereiste deelnemer aan de vergadering.

  • Heb de vergadering niet geweigerd.

Het opstellen van de vergadering moedigt u aan om zorgvuldig na te denken over de duur, frequentie en uitnodigingslijst voor dure vergaderingen. Wanneer u een nieuwe vergadering maakt in Outlook, kan het bericht worden geactiveerd om u te laten weten wanneer de kosten van de vergadering (duur x frequentie x genodigden) hoog worden.  

U kunt het bericht uitvouwen om de Viva Insights-invoegtoepassing te openen, die suggesties biedt die kunnen worden uitgevoerd. Als u besluit de frequentie te verminderen of de duur te verkorten, wordt de uitnodiging onmiddellijk bijgewerkt met een nieuwe, goedkopere configuratie.  

U kunt ook uw eigen wijzigingen aanbrengen. Als u deze uitnodiging verzendt en vervolgens dezelfde vergadering opzoekt in uw kaart voor vergaderingsbeoordeling, wordt deze al gemarkeerd als beoordeeld. 

Van toepassing op: dit inzicht is momenteel alleen beschikbaar voor personen die zijn ingeschreven bij een toepasselijk serviceplan.

Tijdens het lezen van een e-mailbericht dat u hebt verzonden, ziet u mogelijk een inzicht waarin wordt aangegeven welk percentage van de geadresseerden van de e-mail de e-mail heeft geopend.

Selecteer Meer inzichten weergeven om te zien hoeveel personen uw e-mail hebben geopend of doorgestuurd en de gemiddelde tijd die ze hebben besteed aan het lezen van die e-mail, plus vergelijkbare informatie voor eventuele bijlagen in die e-mail. Deze informatie kan u helpen bij het opvolgen van geadresseerden indien nodig en/of uw communicatiestijl aanpassen om de klus te klaren.

Van toepassing op : deze suggestie is momenteel alleen beschikbaar voor personen die zijn ingeschreven bij een toepasselijk serviceplan .

Wanneer u een e-mailbericht aan meer dan vijf geadresseerden opstelt, krijgt u mogelijk een suggestie met de tekst 'Inzichten kunnen de e-mail bijhouden'.

Selecteer Deze e-mail bijhouden om de e-mailopenersnelheid en meer statistieken over deze e-mail te bekijken. Deze informatie is beschikbaar 15 minuten nadat u de e-mail hebt verzonden. U kunt deze informatie zien door het verzonden e-mailbericht te openen of door de invoegtoepassing Insights te openen en Open rates voor e-mail bijhouden te selecteren.