Tworzenie reguł organizatora zawartości w celu rozsyłania dokumentów

W tym artykule

• Przed utworzeniem reguł: pierwsze kroki

• Opis sposobu rozsyłania dokumentów

• Tworzenie reguł do rozsyłania dokumentów

Przed utworzeniem reguł: pierwsze kroki

Przed utworzeniem reguł routingu dokumentów należy wykonać kilka ważnych czynności.

1. Aktywowanie funkcji Organizator zawartości.

2. Twórz biblioteki i foldery, do których chcesz kierować dokumenty. Możesz utworzyć foldery dla każdego typu dokumentu, który jest routing. Na przykład utwórz bibliotekę tylko dla rekordów poczty e-mail lub arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Aby dowiedzieć się, jak tworzyć biblioteki, zobacz Tworzenie biblioteki dokumentów w programie SharePoint.

3. Typy zawartości muszą być skojarzone z dokumentami, które mają być kierowane. W nich typ zawartości może być częścią kryteriów określających ostateczną lokalizację przechowywania dokumentu.

Początek strony

Opis sposobu rozsyłania dokumentów

Dokumenty można kierować do biblioteki lub folderu w witrynie Centrum rekordów lub w dowolnej innej witrynie programu SharePoint. Biblioteka listy rozwijanej, która jest tworzona automatycznie po aktywowaniu funkcji Organizator zawartości, służy jako lokalizacja domyślna. Proces rozsyłania dokumentów składa się z kilku elementów:

• Docelowe biblioteki i foldery    Zarządcy zawartości lub menedżerowie rekordów ręcznie tworzą biblioteki i foldery, w których dokumenty powinny być kierowane, i wyznaczają te biblioteki jako biblioteki docelowe.

• Typy zawartości witryny    Każdy dokument musi mieć typ zawartości, a użytkownicy mogą ręcznie dodawać odpowiednie typy zawartości witryny do bibliotek docelowych.

• Lista rozwijana biblioteki    Dokumenty, które nie są zgodne z regułą lub które nie zawierają wymaganych metadanych, są wysyłane do biblioteki rozwijanej, aby użytkownicy mogli wprowadzać wymagane metadane. Organizator zawartości można też tak skonfigurować, aby wszystkie przekazane dokumenty były tymczasowo kierowane do biblioteki rozwijanej.

  Uwaga: Biblioteka listy rozwijanej jest przeznaczona jako "catch-all" dla tych elementów, które nie pasują do żadnej reguły. Jest on zaprojektowany jako lokalizacja tymczasowa, a nie jako witryna stałej współpracy.

• Lista reguł dokumentu    Jest to zbiór wszystkich reguł routingu. Zarządcy zawartości lub menedżerowie rekordów odwiedzają tę listę, aby tworzyć reguły routingu, zarządzać nimi i je wyświetlać.

Na poniższym diagramie pokazano, jak dokumenty i wiadomości e-mail są kierowane na podstawie określonych kryteriów oraz jak dokumenty, w których brakuje informacji, są zwracane do biblioteki rozwijanej.

Początek strony

Tworzenie reguł do rozsyłania dokumentów

Dla każdego typu rekordu dodanej do listy Routing rekordów należy określić tytuł i opis rekordu. Możesz również określić lokalizację w witrynie, w której jest przechowywany rekord. Aby upewnić się, że wszystkie odpowiednie rekordy są kierowane do odpowiedniej lokalizacji, możesz określić alternatywne nazwy dla danego typu rekordu.

1. Przejdź do witryny, dla której chcesz utworzyć reguły organizatora zawartości.

2. Aby wyświetlić opcje Zawartość witryny na panelu Szybkie uruchamianie, wybierz pozycję Więcej.

3. W wierszu menu Aplikacje wybierz pozycję Ustawienia.

4. Na stronie Ustawienia witryny w sekcji Administracja witryną wybierz pozycję Reguły organizatora zawartości.

5. Na stronie Reguły organizatora zawartości w obszarze Kliknij, aby dodać nowy element wybierz pozycję dodaj.

6. W sekcji Nazwa reguły wprowadź nazwę opisującą warunki i akcje reguły.

7. Aby zastosować regułę do zawartości przychodzącej, w sekcji Stan reguły i Priorytet wybierz pozycję Aktywne. Następnie wybierz priorytet, aby określić sposób kierowania zawartości, jeśli będzie ona zgodna z więcej niż jedną regułą organizatora zawartości.
   Jeśli nie chcesz, aby ta reguła miała zastosowanie do zawartości przychodzącej, wybierz pozycję Nieaktywny.

8. W sekcji Typ zawartości żądania przesłania skojarz regułę z typem zawartości. W ten sposób przesłane elementy do organizatora zawartości są oznaczone wybranym typem zawartości, a właściwości używane w warunkach reguły są identyfikowane.

   • Wybierz odpowiednią grupę zawartości. Wybrana grupa określa typy zawartości, z których można wybierać w następnym kroku.

   • Wybierz odpowiedni typ zawartości.

   • Jeśli wybrany typ zawartości ma inną nazwę w innej witrynie programu SharePoint, zaznacz pole wyboru w obszarze Nazwy alternatywne. Następnie w podanym polu wprowadź nazwę używaną w innej witrynie i wybierz pozycję Dodaj. Nazwy alternatywnych typów zawartości są wyświetlane na liście poniżej.

9. W sekcji Warunki wybierz warunki, które muszą spełnić właściwości żądania przesłania dla reguły. Reguła może na przykład dotyczyć wszystkich dokumentów, w których tytuł zawiera wyraz "budżet". Aby dodać więcej warunków, wybierz link Dodaj inny warunek .

   Uwaga: Właściwości dostępne na liście rozwijanej Właściwość różnią się w zależności od typu zawartości wybranego w kroku 6.

10. W sekcji Lokalizacja docelowa wprowadź lub przejdź do lokalizacji, aby umieścić zawartość zgodną z regułą. Aby zgrupować podobne dokumenty w folderach, zaznacz pole wyboru Automatycznie utwórz folder . Jeśli na przykład masz właściwość zawierającą listę wszystkich dokumentów dla projektów w organizacji, możesz wymusić utworzenie przez organizatora zawartości osobnego folderu dla każdego projektu.

    Uwaga: Reguły organizatora zawartości służą do kierowania dokumentów do różnych lokalizacji. Podczas współpracy nie obsługujemy korzystania z reguł w celu ponownego publikowania plików w tej samej lokalizacji.

Początek strony