Uma lista de contatos, ou lista de distribuição, é uma coleção de endereços de email usados para enviar mensagens ou convites de reuniões para várias pessoas ao mesmo tempo. Saiba como Criar, editar ou excluir uma lista de contatos no Outlook.
Um Grupo do Microsoft 365 no Outlook atende a essas simples necessidades e fornece uma matriz de recursos compartilhados aos quais os membros do grupo são atribuídos automaticamente quando o grupo é criado.
Ferramentas de compartilhamento e comunicação que vêm com os Grupos do Microsoft 365
Ao configurar um Grupo do Microsoft 365 no Outlook, você pode escolher um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para compartilhar com essas pessoas. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece.
Aqui estão alguns dos recursos que tornam os grupos uma solução mais poderosa do que as listas de distribuição de email:
Caixa de entrada compartilhada - Onde ocorrem as conversas que você tradicionalmente tem em suas listas de distribuição. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável para criar um arquivo morto dinâmico das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou rolar pelo histórico para se atualizar rapidamente sobre o que foi postado no grupo anteriormente. Confira: Tenha uma conversa em grupo no Outlook.
Dica
Se os usuários ainda quiserem que as mensagens do grupo apareçam em sua caixa de entrada pessoal, como fizeram com a lista de distribuição, tudo o que eles precisam fazer é se inscrever no grupo clicando no botão Associação na faixa de opções do Outlook.
Biblioteca de arquivos compartilhados - Seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint onde seus usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisem trabalhar. Confira: Compartilhar arquivos com um grupo no Outlook.
Calendário compartilhado - Seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que se inscreveu no grupo é automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam aparecer em seus calendários pessoais, se desejarem. Confira: Usar um calendário de grupo no Outlook para agendar e editar eventos.
Bloco de anotações compartilhado do OneNote - O grupo tem automaticamente um bloco de anotações compartilhado do OneNote onde os membros do grupo podem coletar e colaborar com informações. Muitos grupos usam o bloco de anotações para criar uma wiki viva com perguntas frequentes e outros recursos. Confira: OneNote: Introdução.
Acesso de convidados - Você podia adicionar contatos externos a grupos de distribuição antes, mas eles só recebiam emails. Com os grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a emails, conversas, arquivos e até mesmo ao bloco de anotações compartilhado do OneNote. Confira: Adicionando convidados a grupos no Outlook.
O conteúdo é detectável - Os grupos no Outlook são públicos por padrão, o que significa que é fácil para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem ou revisarem os materiais do grupo. Se o conteúdo do grupo for mais confidencial, você poderá alternar o grupo para privado, o que oculta o conteúdo dos não membros e exige que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações de ingresso.
Criação de autoatendimento - A TI não precisa ficar atolada com solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar os próprios grupos, conforme necessário. Se você deseja controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos, confira: Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.
Administração de seus grupos
O Microsoft 365 oferece várias ferramentas e recursos úteis para gerenciar e administrar seus grupos com mais facilidade. Saiba mais em Guia do administrador para Grupos do Microsoft 365 no Outlook.
Confira também
A nova experiência de Grupos do Microsoft 365 no Outlook
Guia do administrador para Grupos do Microsoft 365 no Outlook
Adicionar, editar ou remover membros do grupo no Outlook
Adicionando convidados aos Grupos do Microsoft 365
Entrar, sair ou seguir Grupos no Outlook
Enviar um email para um grupo no Outlook
Agendar um evento em um Calendário de grupo no Outlook
Usar arquivos compartilhados com seu Grupo do Microsoft 365 no Outlook
Editar ou excluir um grupo no Outlook