Guia de privacidade para Informações Pessoais

Importante: Este artigo aborda o e-mail do Briefing. Interrompemos o envio de e-mails de Briefing para fazer algumas melhorias. Ainda pode aceder ao suplemento do Outlook Viva Insights ou à aplicação Viva Insights no Teams e na Web para obter as principais funcionalidades até que este serviço seja retomado. Para obter mais informações sobre esta alteração, consulte Pausa de briefing.

Importante: Este artigo também aborda o e-mail de Resumo. A partir do final de março de 2024, iremos colocar em pausa os e-mails de Resumo, que normalmente são enviados duas vezes por mês. Todos os conteúdos dos e-mails de Resumo continuarão disponíveis na aplicação Viva Insights no Teams ou na Web. Pode continuar a explorar e analisar as suas informações de dados de forma totalmente integrada. Para saber mais sobre esta alteração, consulte a pausa de e-mail de Resumo.

As informações pessoais no Microsoft Viva Insights ajudam-no a encontrar oportunidades para criar melhores hábitos e voltar a controlar o seu tempo. Este artigo descreve como Viva Insights utiliza dados pessoais para informações pessoais, onde armazena esses dados e as formas como foram concebidos para manter esses dados seguros. Também descreve como Viva Insights cumpre os regulamentos do RGPD.

Resumo dos pontos-chave

As informações pessoais no Viva Insights não foram concebidas para ativar a avaliação, o controlo, a tomada de decisões automatizada, a criação de perfis ou a monitorização. Viva Insights fornece-lhe informações pessoais através da aplicação Viva Insights no Microsoft Teams e na Web, o suplemento Insights do Outlook, e-mails de resumo Viva, e-mails de briefing e sugestões inline no Outlook. As informações pessoais no Viva Insights não têm nenhum mecanismo ou opção que permita que qualquer pessoa, exceto o utilizador, aceda às informações personalizadas que são apresentadas através destas superfícies, a menos que as partilhe de forma propositada e independente. Os dados de informações pessoais fornecidos por Viva Insights não podem ser utilizados para tomada de decisões automatizadas ou para criação de perfis.
As informações pessoais no Viva Insights não dão aos funcionários acesso a novas informações pessoais sobre outros colegas. Viva Insights converte dados em informações pessoais ao efetuar cálculos sobre as informações que gera apenas ao seguir o seu dia de trabalho. A maioria dos dados que vê nas informações pessoais de Viva Insights é simplesmente uma agregação de informações às quais já tem acesso, mas que não conseguiria efetuar cálculos rapidamente sem algum suporte.
As informações pessoais no Viva Insights dados são processadas e armazenadas na caixa de correio Exchange Online do funcionário. Viva Insights processa dados destas origens para informações pessoais: Exchange Online dados de e-mail e calendário, sinais de chat e chamada de Skype para Empresas e do Teams. Viva Insights armazena e processa estes dados dentro da caixa de correio Exchange Online de cada funcionário.
As informações pessoais no Viva Insights suportam a conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). A Microsoft concebeu informações pessoais no Viva Insights para suportar as necessidades da sua organização de seguir os requisitos do RGPD.

Princípios-chave

Como utilizador Viva Insights, só você pode ver os seus próprios dados.
Os seus dados são armazenados e calculados na sua caixa de correio Exchange Online.
Pode optar ativamente por participar e optar ativamente por não participar em qualquer altura.
As informações pessoais no Viva Insights não lhe mostram informações pessoais dos colegas para além do que já pode ver no Outlook e no Teams.

Onde ver informações pessoais

Informações pessoais no Viva Insights:

Tipos de dados

Viva Insights fornece informações pessoais com os seguintes tipos de dados.

Dados da caixa de correio – Email, calendário, chat e atividade de chamada que gera com o Microsoft 365, como o tempo que passa em reuniões ou e-mails que envia a uma pessoa ou grupo específico.
Dados incrementais – dados que, de outra forma, não estariam disponíveis para si, mas que são apresentados num formulário agregado concebido para proteger a privacidade individual.

Dados da caixa de correio

Os dados da caixa de correio representam informações às quais já tem acesso ao utilizar simplesmente o seu trabalho, como enviar e-mails, organizar reuniões ou conversar com colegas. Viva Insights processa e mostra as informações de formas que as tornam acionáveis.

Por exemplo, Viva Insights fornece vistas que lhe permitem compreender rapidamente quanto tempo passa em reuniões e em e-mails todos os dias, com quem colabora mais, com quem está a perder o contacto e com quem assumiu compromissos e pedidos.

Pode tomar medidas relativamente a estas informações. Pode decidir que passa demasiado tempo em reuniões, por exemplo, e adotar um objetivo pessoal de realizar reuniões mais eficientes.

As informações pessoais derivam de dados que já estão disponíveis nos seguintes locais:

A sua caixa de correio Exchange Online
A sua atividade em documentos do OneDrive e do SharePoint
O seu chat e histórico de chamadas do Teams e do Skype para Empresas

Viva Insights aplica simplesmente alguns cálculos e regras básicos para tornar estes dados mais acionáveis. Os dados da caixa de correio são armazenados diretamente na sua caixa de correio Exchange Online.

Por exemplo, se quiser determinar que colegas lhe enviaram mais e-mails na semana passada, pode fazê-lo tecnicamente sem Viva Insights ao contar manualmente e-mails de colegas na sua caixa de entrada. Da mesma forma, pode determinar o tempo médio de resposta dos seus colegas aos e-mails que lhes enviou através das informações de carimbo de data/hora prontamente disponíveis na sua caixa de correio. Viva Insights poupa-lhe o trabalho de ter de efetuar estes cálculos entediantes.

Dados incrementais

Em alguns casos, as Informações pessoais no Viva Insights fornecem-lhe informações não identificadas sobre outras pessoas que, de outra forma, não estariam disponíveis para as mesmas, como para Email taxas de leitura.

Email taxas de leitura

Viva Insights monitoriza a percentagem de destinatários que abriram uma mensagem de e-mail (no suplemento do Outlook) para o e-mail que enviou a cinco ou mais pessoas.

Para preservar a privacidade, Viva Insights não controla as taxas de leitura das mensagens enviadas para menos de cinco pessoas. Viva Insights também não mostra taxas de leitura de "0%" ou "100%", pois isso permitiria que as pessoas tirassem conclusões definitivas sobre as ações individuais dos colegas de trabalho. Em vez disso, a taxa de leitura nestes casos é apresentada como um intervalo que abrange um valor de limiar que depende do número de destinatários do e-mail.

Esta métrica é calculada com base no sinalizador "ler" no Exchange Online. Para algumas pessoas, as mensagens são sinalizadas como "lidas" quando abre uma mensagem no painel de pré-visualização do Outlook. Para outras pessoas, poderá ter de fazer duplo clique para abrir a mensagem para a marcar como "lida".

Pode controlar esta definição nas suas definições do Outlook. Para mostrar estes sinais na caixa de correio do remetente, o sinalizador "ler" é copiado no ambiente do Microsoft 365 e, em seguida, entregue na caixa de correio do remetente.

Conformidade do RGPD

Como é o caso do conjunto completo do Microsoft 365, Viva Insights ajuda a suportar a conformidade com os requisitos do RGPD. Por exemplo, Viva Insights suporta o seguinte:

Proteger e proteger dados pessoais. Uma vez que todos os dados de Informações Pessoais no Viva Insights são armazenados na sua caixa de correio Exchange Online, Viva Insights cumpre esta obrigação de segurança em virtude de Exchange Online também cumprir a obrigação.
Pedidos para exportar, eliminar ou restringir o processamento de dados pessoais. A Microsoft suporta pedidos de utilizador, como pedidos de exportação ou eliminação de dados.

Para obter mais informações, veja Conformidade do RGPD.

Privacidade na aplicação Viva Insights no Teams e na Web

Quando os dados são processados na aplicação Microsoft Viva Insights, a Microsoft protege a privacidade dos funcionários e cumpre integralmente os regulamentos locais, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Viva Insights protege a privacidade das seguintes formas:

Pessoal e privado – os conteúdos nas suas informações são pessoais, privados e só estão disponíveis para si. Mais ninguém na sua organização pode aceder à mesma.
Os dados de todos os utilizadores são mantidos privados Viva Insights não inclui quaisquer novas informações pessoais sobre outras pessoas na sua organização. As informações e as ações baseiam-se nas informações geradas por si e pela sua organização ao realizar o seu dia de trabalho normal. As suas informações baseiam-se em informações às quais já tem acesso, mas que não podem ser agregadas rapidamente sem ajuda.
Segurança da caixa de correio – Viva Insights utiliza Exchange Online dados e processos de e-mail e calendário e armazena quaisquer informações ou ações dentro da sua caixa de correio Exchange Online, pelo que a segurança de dados é incorporada e imposta pelo Exchange.
Conformidade com o RGPD – a Microsoft está em conformidade com o RGPD ao fornecer informações e ações na aplicação.

Como funciona

As informações pessoais e as ações na aplicação Microsoft Viva Insights baseiam-se nos seus Exchange Online dados da caixa de correio, como dados de e-mail e calendário. As informações derivam de dados que já estão disponíveis na sua caixa de correio Exchange Online. Por exemplo, se quiser determinar que compromissos assumiu com outras pessoas, pode rever manualmente cada e-mail na sua caixa de correio. A aplicação Viva Insights simplesmente guarda-o deste processo entediante.

Conformidade com o RGPD

A Microsoft ajuda os controladores de dados a cumprir as seguintes obrigações para a aplicação Microsoft Viva Insights:

Proteger e proteger os dados pessoais dos utilizadores – as informações requerem uma licença Exchange Online e todos os dados são armazenados na caixa de correio Exchange Online dos funcionários. As métricas calculadas, como as tarefas, são anexadas à caixa de correio. Assim, a aplicação Viva Insights cumpre esta obrigação em virtude de Exchange Online também cumprir a obrigação:
- A Microsoft não irá extrair dados de clientes em Exchange Online para publicidade.
- A Microsoft não divulgará voluntariamente Exchange Online dados dos clientes às agências de aplicação da lei.
- A Microsoft cumprirá todos os requisitos relacionados com a encriptação de dados Exchange Online e implementará controlos para reduzir os riscos de segurança e ajudará a garantir a continuidade do negócio, conforme descrito na ISO 27001 e 27018.
Notificar os utilizadores caso seja detetada uma falha de segurança – a Microsoft notificará os contactos de privacidade dos clientes no prazo de 72 horas após a Microsoft tomar conhecimento de uma falha de segurança nos procedimentos operacionais padrão de resposta a incidentes do Microsoft 365.
Respeitar pedidos de utilizador (DSRs) para exportar, eliminar ou restringir o processamento de dados pessoais – a Microsoft suporta pedidos de utilizador, como pedidos de exportação ou eliminação de dados.