Prezentare generală: guvernanța site-ului, permisiunea și partajarea pentru proprietarii site-ului

Guvernare modernă a site-urilor

În SharePoint modern, guvernanța site-urilor este mai importantă decât în versiunile anterioare, deoarece există mai mult control și mai multe opțiuni pentru crearea site-urilor. Guvernanța organizației depinde de cât de mult control are nevoie organizația dvs. asupra conținutului, care va determina detaliile pentru crearea site-ului și guvernanța proprietarului site-ului. Administratorul SharePoint vă poate ajuta să înțelegeți politicile privind cerințele de securitate, reglementările guvernamentale, brandingul corporativ, accesibilitatea și instrucțiunile de instruire. Lucrați cu administratorul SharePoint pentru a afla mai multe despre politicile de creare și utilizare a site-urilor organizației dvs., înainte de a crea planul de guvernanță a site-ului.

Structură modernă de navigare pentru site-ul SharePoint

Cele mai eficiente site-uri SharePoint îi ajută pe utilizatori să găsească rapid ceea ce au nevoie, astfel încât să poată utiliza informațiile pe care le găsesc pentru a lua decizii, a afla ce se întâmplă, a accesa instrumentele de care au nevoie sau a lua legătura cu colegii pentru a ajuta la rezolvarea unei probleme. Aflați mai multe despre planificarea navigării în site în SharePoint.

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor. Dacă informațiile pe care le publicați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, luați în considerare configurarea unei scheme de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție. După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de vizualizare al conținutului.

Arhitectura SharePoint modernă este proiectată pentru a fi flexibilă și adaptabilă la cerințele în schimbare ale organizației dvs. Site-urile moderne pot fi asociate cu site-urile hub. Site-urile asociate partajează navigarea și brandingul cu hubul. Dacă proprietarul site-ului hub este activat și aprobat de proprietarii site-ului, site-urile asociate pot partaja, de asemenea, permisiuni hub.

Luați în considerare următoarele aspecte atunci când determinați structura de navigare a site-ului dvs.:

• Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va reflecta aceasta în pagini, liste și biblioteci?
• Cum vor fi prezentate informațiile pe site?
• Cum vor naviga utilizatorii în site?
• Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?
• Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

Gestionarea permisiunilor în site-urile moderne

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs. Gestionarea permisiunilor în site-urile moderne implică atât utilizatori, cât și grupuri de utilizatori. Permisiunile în site-urile moderne de comunicare și de echipă provin de la șabloanele de site care oferă diferite opțiuni. pentru fiecare site.

Site-urile de comunicare nu sunt asociate cu grupurile Microsoft 365 și au trei roluri implicite: proprietari de site, membri ai site-ului și vizitatori ai site-ului.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni:

• Respectați principiul privilegiului minim: Oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.
• Utilizați grupurile implicite standard: Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari).
• Luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate: Creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Permisiuni pentru site-uri moderne după titlu

Mai multe resurse pentru proprietarii de site-uri:

• Particularizarea site-ului SharePoint
• Particularizarea navigării pentru site-ul SharePoint
• Căutarea în SharePoint modern
• Configurarea unui site hub SharePoint
• Gestionarea site-ului de comunicări SharePoint
• Gestionarea setărilor de site SharePoint
• Partajarea site-ului
• Editarea permisiunilor pentru o listă, o bibliotecă sau un element individual

Guvernarea site-ului

O parte importantă și deseori invizibilă a oricărui site este modelul de guvernanță: setul de politici, roluri, responsabilități și procese pe care le stabiliți pentru a stabili modul în care persoanele din grupul dvs. utilizează SharePoint.

Multe organizații au un model de guvernanță pentru site-uri, fie în Administrare centrală, fie la nivel de colecție de site-uri, care poate fi creat și întreținut de departamentul IT sau de echipa IT. În calitate de proprietar de site, trebuie să aflați dacă există deja un model de guvernanță pentru colecția de site-uri sau fermă. Dacă da, îl puteți utiliza pentru a-i ghida pe utilizatorii site-ului sau pentru a crea un model de guvernanță suplimentar pentru a rezolva problemele dvs. specifice. De exemplu, dacă sunteți proprietar de site al unui subsite din colecția de site-uri, cum ar fi un site de echipă clasic, ar putea fi o idee bună să creați propriul model de guvernanță suplimentar. pentru a adresa problemele specifice dintr-un subsite.

Un model de guvernanță pentru un site ajută utilizatorii site-ului să știe mai ușor când să creeze un subsite nou, o listă sau alt conținut de site. Asigură că subsite-urile și conținutul sunt retrase atunci când sunt depășite, pentru a economisi spațiu de stocare și a menține corecte rezultatele căutării. Oferă utilizatorilor acces la conținutul potrivit, Păstrați aceeași identitate a site-ului pe tot parcursul site-ului, informându-i pe proprietarii de subsite-uri ce șabloane și teme sunt disponibile. De asemenea, facilitează schimbarea proprietarului site-ului atunci când persoanele părăsesc organizația sau rolurile se schimbă.

Un model de bună guvernanță pentru un site trebuie să se concentreze pe următoarele părți:

• Crearea de site-uri
• Gestionarea permisiunilor
• Arhitectura informațiilor
• Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa
• Limitele de stocare
• Clasificarea informațiilor
• Particularizarea
• Protecția datelor
• Navigarea
• Căutarea
• Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Unele părți din lista anterioară pot fi decise deja de colecția de site-uri sau de modelul de guvernanță la nivel de organizație, cum ar fi cât de mult spațiu de stocare aveți pe site și ce tip de particularizare puteți să efectuați în ce privește stilul și aspectul site-ului. Alte întrebări pot să nu fie relevante, în funcție de complexitatea site-ului de echipă și câte persoane îl utilizează. Însă, chiar dacă nu trebuie să luați decizii în ce privește aceste subiecte, este o idee bună să știți ce decizii au fost luate, astfel încât să puteți să-i informați pe utilizatorii site-ului și să impuneți corespunzător politicile.

Crearea subsite-urilor

Este util ca membrii echipei dvs. să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă, pentru utilizare în proiecte specifice.

Capacitatea de a crea spontan subsite-uri noi poate fi un mare avantaj pentru grup, însă crearea nerestricționată de site-uri poate scăpa de sub control. Când subsite-urile se înmulțesc liber, pot apărea probleme. De exemplu:

• Utilizatorii pot avea dificultăți în a găsi subsite-ul corect sau să fie siguri că l-au găsit.
• Informațiile se pot dubla pe mai multe subsite-uri, ocupând spațiu de stocare costisitor și necesitând un efort dublu de întreținere.
• În rezultatele de căutare se pot afișa informații depășite de pe subsite-uri, chiar și de câțiva ani. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.
• Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o problemă, iar utilizatorii pot căpăta acces din greșeală la informații la care nu ar trebui să aibă acces.
• Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile create de aceștia pot fi abandonate, creând confuzie în rezultatele de căutare pentru utilizatorii rămași ai site-ului.

Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:

• Cui îi este permis să creeze subsite-uri?
• Noile subsite-uri trebuie aprobate înainte? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?
• Noile subsite-uri trebuie să utilizeze șabloane și teme stabilite?
• Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?
• Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?
• Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri, înainte să fie șterse sau arhivate?

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unui site sau a unui subsite .

Gestionarea permisiunilor

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs.

Acordarea și restricționarea accesului în site se numește gestionare de permisiuni, iar aceasta este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs., în calitate de proprietar de site.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni.

• Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.
• Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.
• Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Ori de câte ori este posibil, faceți ca subsite-urile să moștenească permisiunile site-ului de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.
• Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Consultați Înțelegerea nivelurilor de permisiune din SharePoint sau Editarea permisiunilor pentru o listă, bibliotecă sau element individual pentru informații despre setarea permisiunilor.

Arhitectura informațiilor

Arhitectura informațiilor unui site este similară cuprinsului unei cărți: determină modul în care informațiile de pe site (paginile web sale, documentele, listele și datele) sunt organizate și prezentate utilizatorilor site-ului. Arhitectura informațiilor este înregistrată deseori ca listă ierarhică a conținutului site-ului, cuvintelor cheie de căutare, tipurilor de date și altor concepte.

Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:

• Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va reflecta aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci etc.?
• Cum vor fi prezentate informațiile pe site?
• Cum vor naviga utilizatorii în site?
• Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?
• Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.

Dacă informațiile cu care lucrați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, este util să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.

După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de gestionare al conținutului. De exemplu:

Solicitarea extragerii fișierelor

Atunci când solicitați extragerea unui fișier, vă asigurați că o singură persoană poate să editeze fișierul până când acesta este arhivat. Solicitarea extragerii documentelor împiedică modificarea simultană de către mai multe persoane, ceea ce poate crea conflicte de editare și poate duce la confuzii. De asemenea, solicitarea de extragere amintește membrilor să adauge comentarii atunci când arhivează fișierul, astfel încât să urmăriți mai ușor modificările din fiecare versiune. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor.

Urmărirea versiunilor

Dacă doriți să păstrați versiunile anterioare ale fișierelor, bibliotecile contribuie la urmărirea, stocarea și restaurarea fișierelor. Toate versiunile se pot urmări în același mod. Sau, unele versiuni pot fi desemnate ca principale, cum ar fi adăugarea unui capitol nou la un manual, iar alte versiuni ca minore, cum ar fi corectarea unei erori de ortografie. Pentru a gestiona spațiul de stocare, puteți să alegeți numărul fiecărui tip de versiune pe care îl stocați. Pentru mai multe informații despre controlul versiunilor, consultați Cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau o bibliotecă?.

Solicitarea aprobării documentelor

Puteți să specificați că se solicită aprobarea pentru documente. Documentele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să facă acest lucru. Puteți să controlați care grupuri de utilizatori vizualizează documentul înainte de aprobare. Această caracteristică poate fi utilă dacă biblioteca conține instrucțiuni sau proceduri importante, care trebuie finalizate înainte să fie văzute de alte persoane. Pentru mai multe informații despre aprobarea documentelor, consultați Solicitarea aprobării elementelor într-o listă de site sau într-o bibliotecă.

Fiți informat despre modificări

Bibliotecile acceptă tehnologia RSS, astfel încât membrii grupului dvs. de lucru să poată primi și vizualiza automat actualizări sau fluxuri de știri și informații într-o locație sintetizată. Puteți să utilizați tehnologia RSS pentru a primi avertizări despre orice modificări dintr-o bibliotecă, cum ar fi momentul în care se modifică fișierele care sunt stocate în bibliotecă. Fluxurile RSS le permit membrilor din grupul de lucru să vadă o listă unificată cu fișierele care s-au modificat. De asemenea, puteți să creați avertizări prin e-mail, astfel încât să fiți notificat atunci când fișierele se modifică. Pentru mai multe informații despre fluxurile RSS, consultați Gestionarea fluxurilor RSS pentru un site sau o colecție de site-uri.

Crearea fluxurilor de lucru

O bibliotecă de documente sau un tip de conținut pot utiliza fluxuri de lucru pe care organizația dvs. le-a definit pentru procesele de afaceri, cum ar fi gestionarea aprobării sau revizuirii documentelor. Grupul poate aplica procese de afaceri la documentele sale, denumite fluxuri de lucru, care specifică acțiuni care trebuie efectuate într-o secvență, cum ar fi aprobarea sau traducerea documentelor. Un flux de lucru este o modalitate automată de mutare a documentelor sau elementelor printr-o secvență de acțiuni sau activități. Trei fluxuri de lucru sunt disponibile în mod implicit pentru biblioteci: Aprobare, care direcționează un document către un grup de persoane pentru aprobare; Colectare feedback, care direcționează un document către un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul persoanei care a inițiat fluxul de lucru ca o compilare; și Colectare semnături, care direcționează un document către un grup de persoane pentru a le colecta semnăturile digitale. Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați Prezentare generală a fluxurilor de lucru incluse în SharePoint

Definirea tipurilor de conținut

Dacă grupul dvs. lucrează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți să extindeți funcționalitatea bibliotecii activând și definind mai multe tipuri de conținut. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut poate specifica un șablon și chiar procesele de flux de lucru. Șablonul acționează ca punct de plecare pentru formatare, orice text standardizat și pentru proprietăți care se aplică documentelor de acel tip, cum ar fi numele departamentului sau numărul contractului. Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut

Urmărirea pentru audit

Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum s-au utilizat documentele, puteți să definiți o politică ce vă permite să activați urmărirea de „auditare” a evenimentelor, cum ar fi modificările din fișiere, copierea sau ștergerea acestora. Pentru informații despre configurarea auditării, consultați Configurarea setărilor de auditare a unei colecții de site-uri

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să setați un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.

De asemenea, este o idee bună să rețineți că modelul de guvernanță mai amplu din organizație poate căuta site-urile neactualizate. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-urile care nu au avut activitate timp de 90 de zile. În calitate de proprietar de site, în acest caz primiți un e-mail, în care sunteți avertizat că se va întâmpla acest lucru. Pentru mai multe informații despre politicile privind ciclul de viață și retragerea, consultați Politicile de închidere a site-urilor.