Архивация в Outlook для Windows
Применяется к
Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.
У всех учетных записей есть доступ к папке "Архив". Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка "Архив" — это одна из стандартных папок Outlook, таких как "Входящие", "Отправленные" и "Удаленные". Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке "Архив".
Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку "Архив" или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки "Архив" для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.
При перемещении сообщений в папку "Архив" с помощью кнопки "Архивировать" размер почтового ящика не уменьшается. Если необходимо уменьшить размер почтового ящика, можно использовать Архив online в Microsoft 365 для предприятий.
Архивация сообщений с помощью кнопки "Архивировать"
Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку Архив без их удаления можно использовать кнопку "Архивировать" в группе "Удалить" на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.
-
Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку Архив. По умолчанию при вводе условия в поле "Поиск" Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.
-
Элементы по-прежнему доступны на телефоне или других устройствах через папку Архив.
Выберите вариант вкладки ниже для используемой вами версии Outlook. Какая у меня версия Outlook?
Примечание: Если действия на этой вкладкеНовый Outlook не работают, возможно, вы еще не используете новый Outlook. Выберите Классический Outlook и выполните эти действия.
Архив элементов в новый Outlook
-
Выберите сообщение электронной почты, для архивации.
-
Выберите
-
Вы получите всплывающее уведомление, подтверждающее действие и предоставляющее возможность отменить.
Примечание: Функция автоархивации недоступна вновый Outlook для Windows.
В классической версии Outlook вы можете:
элементы Архив | Архив элементов с помощью клавиатуры | Отключение архивации с помощью ключа backspace | Поиск папки Архив | Веб-Архив | Архив и online Архив | ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Архив элементов в классической версии Outlook
-
Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.
-
В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.
Совет: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.
-
Ваши сообщения будут перемещены в папку Архив. Если вы архивируйте сообщение по ошибке, перейдите в папку Архив и переместите сообщение обратно в папку "Входящие".
Примечание: Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.
Архив сообщений с помощью клавиатуры в классической версии Outlook
Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно.
Примечание: Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.
Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?
Чтобы запретить перемещение элементов в папку "Архив" при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.
Важно: Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.
Путь к реестру групповая политика:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Имя: DisableOneClickArchive Тип: DWORD Значение: 1 Путь к реестру центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Имя: DisableOneClickArchive Тип: DWORD Значение: 1
Примечание: Это исправление не применяется к бессрочным версиям Outlook.
Как найти папку "Архив"?
Папка Архив находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > области папок >Обычный.
Как выполнить поиск в папке "Архив"?
По умолчанию при поиске элементов Outlook с помощью функции Поиска в верхней части списка папок классический Outlook выполняет поиск по всему почтовому ящику.
Если вы хотите ограничить область поиска только папкой "Архив", сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке "Архив".
Чем эта функция отличается от серверного архива?
Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Веб-Архив пользователя действует как вторая учетная запись в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поисковые запросы, выполняемые из папки "Входящие".
Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.
Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?
Мы рекомендуем использовать функцию Архив, чтобы в папке "Входящие" не было сообщений, на которые вы уже ответили или на которые вы ответили. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалить сообщения или переместить их в определенные папки, если это больше ваш стиль.
Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Это гарантирует, что пользователям не придется удалять старые сообщения, чтобы освободить место для новой почты. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки "Входящие" и локальной папки архива.
Часто задаваемые вопросы об архивации
Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. Папка Архив является одной из системных папок классического Outlook по умолчанию и не может быть переименована, перемещена или удалена. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки "Архив", выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.
Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.
Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.
Автоархиватив по-прежнему можно использовать, если у вас нет веб-Архив и если ит-отдел не отключает эту функцию. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в разделе Архив более ранних элементов вручную в классическом Outlook для Windows.
Архивация доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Интернете и Outlook.com. Функцию Архив нельзя отключить с помощью групповая политика.
Статьи по теме
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
