Выбор представления для проекта

Диаграмма Ганта позволяет увидеть в целом, как продвигается проект. Но вы можете воспользоваться другими представлениями Project, чтобы получить важные сведения по всем его областям. Выбор подходящего представления вашего графика — первый значительный шаг навстречу должному ходу проекта. Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами.

Советы по управлению проектами перед запуском . . .

• Вы хотите выяснить, какие задачи являются наиболее важными в вашем расписании? Все задачи важны в расписании. Но некоторые задачи оказывают большее влияние на дату окончания расписания, чем другие. В управлении проектами это критически важные задачи. Сначала просмотрите эти сведения, чтобы устранить проблемы в расписании.
• Вы хотите посмотреть, как задачи связаны друг с другом? Диаграмма Ганта — это только один из способов увидеть, как задачи связаны друг с другом. Но не бойтесь использовать другие представления. На схеме "Сеть" рассматриваются более сложные связи задач. В Calendar отображаются задачи в знакомом ежемесячном формате. Timelime показывает, где основные вехи падают в графике.
• Вы хотите увидеть, как работают ваши люди? Для более подробного просмотра расписания ознакомьтесь с представлением "Использование ресурсов" или используйте представление Планировщика группы, чтобы просмотреть задачи с точки зрения того, кто над ними работает.
• Хотите показать свой проект руководителю? В большинстве случаев отправлять копию всего проекта не имеет смысла. Руководителям и другим заинтересованным лицам необходимы подробности, достаточные для понимания общего состояния проекта. К счастью, в Project есть совершенно новый набор визуальных отчетов, которые фиксируют нужный объем сведений на графиках и диаграммах, и без особых усилий.
• Хотите просмотреть сведения о стоимости и бюджете? Project может предоставить вам наглядное представление затрат или сложный отчет об освоенном объеме. А если нужен комплексный анализ сведений о стоимости, всегда можно экспортировать файл в Excel.
• Вы находитесь на ранней стадии планирования и еще не хотите просматривать проект с помощью Microsoft Project? Возможно, в начале процесса планирования нет смысла использовать Project. Вместо этого можно записать краткий список на сайте SharePoint, в Excel или на бумаге. Вы можете поделиться этими идеями с другими людьми, прежде чем запускать Project и составить расписание.

Шаг 1: выбор нужного представления

Выбор подходящего представления	Во-первых, вам нужно найти правильное представление для правильной цели. Например, лучше просматривать сведения о команде в представлении Планировщика группы или в представлении "Использование ресурсов", а не на диаграмме Ганта, где отображаются сведения о задачах.
Просмотр хода выполнения календарного плана на диаграмме Ганта	Самый простой способ отслеживать ход выполнения работы — наблюдать за изменением отрезков в диаграмме Ганта.
Просмотр действий по проекту на временной шкале	Шкала времени поможет составить отчет о "большой картине". Она отображает основные задачи и вехи для собраний, посвященных состоянию проекта. Просто поместите ее на слайд PowerPoint, распечатайте или отправьте по электронной почте руководителю, чтобы предоставить немедленный отчет.
Просмотр работы на сетевом графике	Когда проекты становятся крайне сложными, сетевой график зависимостей между задачами помогает отсортировать множество взаимосвязанных частей графика. Сетевые графики отображают классическое представление сведений проекта с взаимосвязанными полями и линиями.
Просмотр отчетов об освоенном объеме	Заработанная стоимость — это мощная функция отслеживания и бюджетирования в Project, и она не является особенно сложной. Освоенный объем помогает вам ответить на следующие вопросы: "Имея данные об уже проделанной работе по проекту, сколько средств мы должны были потратить?". или "Мы закончим вовремя?"
Просмотр сведений о проекте в виде привлекательного отчета	Создавайте и настраивайте яркие графические отчеты по любым данным проекта. А если вид отчета вам не понравится, его можно мгновенно изменить.
Выделение связей между задачами	В сложных проектах диаграмма Ганта загромождается разноцветными отрезками и линиями связей, в которых трудно разобраться. Чтобы сделать диаграмму более понятной, вы можете отобразить предыдущие и последующие шаги всего для одной задачи.
Печать представления	Распечатывайте представления Project на настольном принтере или на огромном плоттере, чтобы повесить в вестибюле или прикрепить на чертежной доске.

Шаг 2: настройка представления

Добавление столбца в представление	Добавляйте столбцы в представление проекта, чтобы увидеть больше сведений о задании. Кроме того, можно скрыть те или иные столбцы, чтобы защитить конфиденциальные сведения.
Изменение шкалы времени в представлении	Ее можно настроить для отображения больших или меньших временных промежутков — от часов до лет. Например, вам может понадобиться, чтобы время исчислялось в фискальных, а не календарных годах, или чтобы строки диаграммы Ганта показывали месяцы, а не дни.
Группировка задач и ресурсов	Если в вашем проекте слишком много задач, что затрудняет их просмотр, сгруппируйте их в категории. Группировка позволяет упорядочить проект на основе различных критериев, таких как приоритет, тип ограничения или состояние завершения.
Разделение представления	Иногда два представления лучше, чем одно. Например, используя диаграмму Ганта в верхнем представлении, вы можете углубиться в подробности конкретной задачи в нижнем представлении. Опытные руководители проектов знают, как использовать разделенные представления для оптимизации каждодневной работы по управлению проектами.
Сортировка сведений о проекте по задаче, ресурсу или дате	В большинстве случаев вы просматриваете задачи в хронологическом порядке. Но по мере расширения проекта вы можете посчитать удобным организовать задачи в алфавитном порядке по состоянию или ресурсу.
Фильтрация представления	Не всегда необходим просмотр сведений по проекту в обычном хронологическом формате. Вы можете фильтровать их так, как захотите.
Изменение уровня задач для создания подзадач и суммарных задач	Повышайте или понижайте уровни задач, чтобы показать их иерархию или то, как задачи связаны по этапам и подэтапам.
Использование настроек в будущих проектах	Вряд ли вы захотите потерять результаты своей работы. Поделитесь настроенными представлениями с другими людьми или сохраните их в виде шаблонов, чтобы использовать в будущих проектах.

Шаг 3: просмотр данных Project с помощью другой программы

Просмотр сведений о проекте на сайте SharePoint	Если вы хотите синхронизировать проекты со списком задач SharePoint без использования Project Server, вы можете воспользоваться этой возможностью. Project профессиональный поможет вам настроить список задач SharePoint, который синхронизируется с проектом. Участники группы могут просматривать расписание и обновлять сведения о своей работе в SharePoint, а вы — просматривать эти изменения в Project.
Просмотр проекта в формате PDF	Сохранив план проекта в формате PDF или XPS, вы можете поделиться им с другими людьми, даже если у них не установлено приложение Project.
Импорт данных Excel в Project	Если у вас есть сложный проект, запущенный в Excel или базе данных, и вы беспокоитесь о том, что при перемещении проекта в Microsoft Project возникают сложности, используйте мастер импорта. Он обрабатывает импорт более сложных проектов.
Сохранение файла проекта в другом формате	Project поддерживает экспорт данных в Excel, Visio, PDF и другие распространенные форматы.

Вернуться к статье Схема управления проектом