Lični uvidi u Microsoft Viva Insights vam pomažu da pronađete mogućnosti za izgradnju boljih navika i povratak kontrole nad svojim vremenom. Ovaj članak opisuje kako Viva Insights koristi lične podatke za lične uvide, gde skladišti te podatke i načine na koje je dizajniran da bi zaštitio te podatke. Takođe opisuje na koji način je Viva Insights u skladu sa GDPR propisima.
Ključni principi
- Kao korisnik usluge Viva Insights, samo vi možete da vidite svoje podatke.
- Podaci se skladište i izračunavaju u Exchange Online poštanskom sandučetu.
- Možete da date saglasnost i odbijete saglasnost u bilo kom trenutku.
- Lični uvidi u usluzi Viva Insights ne prikazuju nikakve informacije sa ličnim podacima koji se mogu identifikovati za saradnike pored onoga što već možete da vidite u programima Outlook i Teams.
Ključne tačke privatnosti podataka
- Lični uvidi u usluzi Viva Insights nisu dizajnirani da omoguće procenu, praćenje, automatizovano donošenje odluka, profilisanje ili nadgledanje. Viva Insights vam pruža lične uvide putem aplikacije Viva Insights u usluzi Microsoft Teams i na vebu, programskog dodatka Uvidi za Outlook, Viva e-poruka sa sažetkom, e-poruka sa brifingom i umetnutih predloga u programu Outlook. Lični uvidi u usluzi Viva Insights nemaju mehanizam niti opciju koja dozvoljava bilo kome osim vama da pristupite personalizovanim informacijama koje se prikazuju putem ovih površina, osim ako ih namerno i nezavisno ne delite. Podaci ličnih uvida koje pruža Viva Insights ne mogu se koristiti za automatizovano donošenje odluka ili profilisanje.
- Lični uvidi u usluzi Viva Insights ne daju zaposlenima pristup novim podacima sa ličnim podacima koji se mogu identifikovati za ostale saradnike. Viva Insights konvertuje podatke u lične uvide tako što vrši izračunavanja na informacijama koje generišete samo radnim danom. Većina podataka koje vidite u ličnim uvidima iz usluge Viva Insights jednostavno su skup informacija kojima već imate pristup, ali za koje ne biste mogli brzo da izvršite izračunavanja bez podrške.
- Podaci ličnih uvida u usluzi Viva Insights obrađuju se i skladište u Exchange Online poštanskom sandučetu zaposlenog. Viva Insights obrađuje podatke iz ovih izvora za lične uvide: Exchange Online podatke iz e-pošte i kalendara, signale ćaskanja i poziva iz programa Skype za posao i iz usluge Teams. Viva Insights skladišti i obrađuje ove podatke u Exchange Online poštanskom sandučetu svakog zaposlenog.
- Lični uvidi u usluzi Viva Insights podržavaju usaglašenost sa Opštom uredbom o zaštiti podataka (GDPR). Microsoft je dizajnirao lične uvide u aplikaciji Viva Insights kako bi podržao potrebe vaše organizacije da prate GDPR zahteve.
Važno
U ovom članku se govori o e-poruci sa sažetim pregledom. Pauzirali smo slanje e-poruka sa brifingom da bismo napravili neka poboljšanja. I dalje možete da pristupite programskom dodatku Viva Insights za Outlook ili aplikaciji Viva Insights u usluzi Teams i na vebu radi ključne funkcionalnosti dok se ova usluga ne nastavi. Više informacija o ovoj promeni potražite u odeljku "Pauziranje brifinga".
Važno
U ovom članku se govori i o e-poruci sa sažetkom. Počevši od kraja marta 2024. pauziramo e-poruke sa sažetkom, koje se obično šalju dva puta mesečno. Sav sadržaj iz e-poruka sa sažetkom i dalje će biti dostupan u okviru aplikacije Viva Uvidi, u usluzi Teams ili na vebu. Možete nastaviti da jednostavno istražujete i analizirate uvide u podatke. Da biste saznali više o ovoj promeni, pogledajte pauzu u e-poruci sa sažetkom.
Gde da vidite lične uvide
Lični uvidi u usluzi Viva Insights:
- Viva Insights u usluzi Teams i na vebu
- Viva Insights u programu Outlook
- Brifing e-poruka u programu Outlook
- E-poruka sa sažetkom u programu Outlook
- Umetnuti predlozi u programu Outlook
Privatnost u aplikaciji Viva Insights u usluzi Teams i na vebu
Kada se podaci obrađuju u aplikaciji Microsoft Viva Insights, Microsoft štiti privatnost zaposlenih i u potpunosti je u skladu sa lokalnim propisima, kao što je Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR). Viva Insights štiti privatnost na sledeće načine:
- Lično i privatno – Sadržaj u vašim uvidima je ličan, privatan, dostupan samo vama. Niko drugi u vašoj organizaciji ne može da mu pristupi.
- Podaci svih osoba su privatni – Viva Insights ne uključuje nove informacije sa ličnim podacima koji se mogu identifikovati ni o kome drugom u vašoj organizaciji. Uvidi i radnje su zasnovani na informacijama koje ste vi i vaša organizacija generisali jednostavnim radnim danom. Vaši uvidi su zasnovani na informacijama kojima već imate pristup, ali koje ne možete brzo da skupite bez pomoći.
- Bezbednost poštanskog sandučeta – Viva Insights koristi Exchange Online podatke iz e-pošte i kalendara i obrađuje i skladišti sve uvide ili radnje unutar Exchange Online poštanskog sandučeta, tako da Exchange ugrađuje i sprovodi bezbednost podataka.
- Usaglašeno sa GDPR-om – Microsoft poštuje GDPR prilikom pružanja uvida i radnji u aplikaciji.
Način funkcionisanja
Lični uvidi i radnje u aplikaciji Microsoft Viva Insights zasnovani su na podacima iz Exchange Online poštanskog sandučeta, kao što su podaci iz e-pošte i kalendara. Uvidi se izvode iz podataka koji su vam već dostupni u Exchange Online poštanskom sandučetu. Na primer, ako želite da utvrdite koje ste obaveze preuzeli prema drugima, možete ručno da pregledate svaku e-poruku u poštanskom sandučetu. Aplikacija Viva Insights vas jednostavno štedi od ovog zamornog procesa.
Tipovi podataka
Viva Insights pruža lične uvide sa sledećim tipovima podataka.
- Podaci poštanskog sandučeta – aktivnost e-pošte, kalendara, ćaskanja i poziva koje generišete korišćenjem sistema Microsoft 365, kao što je vreme koje provodite na sastancima ili u e-porukama koje šaljete određenoj osobi ili grupi.
- Inkrementalni podaci – podaci koji vam inače ne bi bili dostupni, ali su predstavljeni u zbirnom obliku dizajniranom da zaštiti privatnost pojedinca.
Podaci iz poštanskog sandučeta
Podaci poštanskog sandučeta predstavljaju informacije kojima već imate pristup jednostavnim obavljanjem posla, na primer slanjem e-poruka, dogovaranjem sastanaka ili ćaskanjem sa kolegama. Viva Insights obrađuje i prikazuje informacije na načine koji ih čine delotvornim.
Na primer, Viva Insights pruža prikaze koji vam omogućavaju da brzo razumete koliko vremena svakodnevno provodite na sastancima i u e-pošti, sa kim najviše sarađujete, sa kim gubite kontakt i prema kome ste se obavezali i zahtevali.
Možete da preduzmete neku radnju na osnovu ovih informacija. Na primer, možete odlučiti da provodite previše vremena na sastancima i usvojiti lični cilj vođenja efikasnijih sastanaka.
Lični uvidi se izvode iz podataka koji su vam već dostupni na sledećim mestima:
- Exchange Online poštansko sanduče
- Vaša aktivnost u usluzi OneDrive i SharePoint dokumentima
- Vaša istorija ćaskanja i poziva iz usluga Teams i Skype za posao
Viva Insights jednostavno primenjuje neka osnovna izračunavanja i pravila kako bi ove podatke učinila operativnijim. Podaci iz poštanskog sandučeta skladište se direktno u Exchange Online poštansko sanduče.
Na primer, ako želite da utvrdite koje su vam kolege poslale najviše e-poruka u protekloj sedmici, tehnički biste to mogli da uradite bez aplikacije Viva Insights tako što ćete ručno brojati e-poruke od saradnika u prijemnom poštanskom sandučetu. Slično tome, možete da utvrdite prosečno vreme odziva kolega na e-poruke koje ste im poslali pomoću informacija vremenske oznake koje su već dostupne u poštanskom sandučetu. Viva Insights štedi trud da obavljate ova zamorna izračunavanja.
Inkrementalni podaci
U nekoliko slučajeva, lični uvidi u usluzi Viva Insights pružaju vam deidentifikovane informacije o drugim osobama koje im inače ne bi bile dostupne, na primer o stopama čitanja e-pošte.
Stope čitanja e-pošte
Viva Insights prati procenat primalaca koji su otvorili e-poruku (u programskom dodatku za Outlook) za e-poruke koje ste poslali za pet ili više osoba.
Radi očuvanja privatnosti, Viva Insights ne prati stope čitanja za poruke poslate za manje od pet osoba. Viva Insights takođe ne prikazuje stope čitanja od "0 procenata" ili "100 procenata", jer bi to omogućilo ljudima da donesu definitivne zaključke o pojedinačnim radnjama saradnika. Umesto toga, stopa čitanja u ovim slučajevima se prikazuje kao opseg koji obuhvata graničnu vrednost koja zavisi od broja primalaca e-poruke.
Ova metrika se izračunava na osnovu oznake "čitanje" u sistemu Exchange Online. Nekim osobama poruke se označavaju zastavicom kao "pročitano" kada otvorite poruku u oknu za pregled programa Outlook. Za druge korisnike ćete možda morati da kliknete dvaput da biste otvorili poruku i označili je kao "pročitanu".
Ovu postavku možete da kontrolišete u postavkama programa Outlook. Da bi se ovi signali prikazali u poštanskom sandučetu pošiljaoca, zastavica "Pročitano" se kopira u okviru Microsoft 365 okruženja, a zatim se isporučuje u poštansko sanduče pošiljaoca.
GDPR usaglašenost
Kao što je slučaj sa kompletnim Microsoft 365 paketom, Viva Insights pomaže u održavanju usaglašenosti sa GDPR zahtevima. Na primer, Viva Insights podržava sledeće:
Obezbeđivanje i zaštita ličnih podataka korisnika – Uvidi zahtevaju Exchange Online licencu, a svi podaci se skladište u Exchange Online poštanskom sandučetu zaposlenih. Izračunate metrike, kao što su zadaci, dodaju se u poštansko sanduče. Dakle, aplikacija Viva Insights ispunjava ovu obavezu jer Exchange Online takođe ispunjava obavezu:
- Microsoft neće rudariti podatke klijenata u sistemu Exchange Online za oglašavanje.
- Microsoft neće dobrovoljno otkriti Exchange Online korisničke podatke agencijama za sprovođenje zakona.
- Microsoft će ispuniti sve zahteve u vezi sa šifrovanjem Exchange Online podataka i primeniti kontrole kako bi smanjio bezbednosne rizike i pomogao da se obezbedi kontinuitet poslovanja, kao što je opisano u ISO 27001 i 27018.
Obavestite korisnike u slučaju da se otkrije kršenje – Microsoft će obavestiti kontakte za privatnost klijenata u roku od 72 sata od kada Microsoft postane svestan kršenja od strane standardnih operativnih procedura za odgovor na incidente u usluzi Microsoft 365.
Poštujete zahteve korisnika (DSR) za izvoz, brisanje ili ograničavanje obrade ličnih podataka – Microsoft podržava zahteve korisnika, kao što su zahtevi za izvoz ili brisanje podataka.
Više informacija potražite u članku GDPR usaglašenost.