Så här fungerar versionshantering i listor och bibliotek

När versionshantering är aktiverad skapas versioner i följande situationer:

• När ett listobjekt eller en fil först skapas eller när en fil laddas upp.

  Obs!: Om utcheckning av filen krävs måste du checka in filen för att skapa den första versionen.

• När en fil laddas upp som har samma namn som en befintlig fil.

• När egenskaperna för ett listobjekt eller en fil ändras.

• När ett Office öppnas och sparas. När ett dokument öppnas igen skapas en ny version när en redigering sparas.

• Regelbundet när du redigerar och sparar Office dokument. Alla redigeringar och sparar inte skapar nya versioner. När du till exempel sparar ofta redigeringar fångar varje ny version en punkt i tiden istället för varje enskild redigering. Det här är vanligt när spara automatiskt har aktiverats.

• När ett dokument redigeras tillsammans med andra, när en annan användare börjar arbeta med dokumentet eller när en användare klickar på Spara för att ladda upp ändringar till biblioteket. 

Det kan finnas upp till tre aktuella versioner av en fil när som helst: den utcheckade versionen, den senaste del- eller utkastversionen och den senaste publicerade versionen eller huvudversionen. Alla andra versioner anses vara historiska versioner. Vissa aktuella versioner visas bara för användare som har behörighet att visa dem.

En huvudversion representerar vanligtvis en milstolpe, till exempel en fil som skickats in för granskning eller publikation, medan en delversion är ett pågående arbete som inte är klart för att läsas av alla webbplatsdeltagare. Beroende på hur gruppen fungerar är det troligare att din grupp behöver de senaste delversionerna, till exempel en version som nyligen har redigerats. Med tiden kan det vara mindre troligt att din grupp behöver en äldre delversion.

En del organisationer spårar både huvudversioner och delversioner i biblioteken. Andra spårar endast huvudversionerna. Huvudversioner identifieras med heltal, till exempel 5,0. delversioner identifieras med decimaltal, till exempel 5,1.

De flesta organisationer använder delversioner när filerna är under utveckling och huvudversioner när vissa milstolpar har uppnåtts eller när filerna är klara för granskning av en större målgrupp. I många organisationer är utkastsäkerhet inställd på att bara ge ägare av en fil och personer som har behörighet att godkänna filer. Det innebär att delversioner inte kan ses av någon annan förrän en huvudversion har publicerats.

Listor stöder endast huvudversioner. Varje version av ett listobjekt numreras med ett helt nummer. Om din organisation kräver godkännande av objekt i en lista finns objekten kvar som Väntande status tills de godkänns av någon som har behörighet att godkänna dem. I väntande status numreras de med decimaltal och kallas utkast.

Det maximala antalet delversioner är 511 och antalet huvudversioner kan justeras. Information om hur du anger antalet huvudversioner finns i avsnittet Styra hur många versioner som lagras.

Om du använder ett onlineprogram eller den senaste skrivbordsversionen och försöker spara en annan delversion utöver maxbeloppet skriver du över den senaste delversionen. Om du använder en gammal klient kan du inte spara eller ladda upp några ändringar alls. För att undvika att skriva över eller fortsätta att ladda uppändringar måste du publicera nästa huvudversion. Sedan kan du publicera upp till det maximala antalet delversioner igen för den huvudversionen. Mer information om hur du publicerar nya versioner finns i Publicera eller avpublicera en version av en fil.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versionshantering, inklusive huvud- och delversioner finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Versionsnummer läggs till automatiskt varje gång du skapar en ny version. I en lista eller ett bibliotek som har huvudversionshantering aktiverat har versionerna heltal, till exempel 1.0, 2.0, 3.0 och så vidare. I bibliotek kan administratören aktivera versionshantering för både huvudversioner och delversioner. När delversioner spåras har de decimaltal som 1,1, 1.2, 1.3 och så vidare. När någon av dessa versioner publiceras som en huvudversion blir dess nummer 2.0. Efterföljande delversioner numreras 2.1, 2.2, 2.3 och så vidare.

När du ignorerar en utcheckning ändras inte versionsnumret. Om den senaste versionen var 3.0 finns den kvar på 3.0 när du ignorerar utcheckningen.

När du tar bort en version hamnar versionen i Papperskorgen och dess nummer följer med. I versionshistoriken visas återstående versionsnummer. Andra versionsnummer ändras inte. Om du till exempel har ett dokument med delversionerna 4.1 och 4.2, och du vill ta bort version 4.1, visas endast versionerna 4.0 och 4.2 i versionshistoriken. Följande bild visar detta.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versionshantering, inklusive huvud- och delversioner finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Du kan konfigurera vem som kan visa utkast av listobjekt och filer. Utkast skapas i två situationer:

• När en delversion av en fil skapas eller uppdateras i ett bibliotek som spårar huvud- och delversioner.

• När ett listobjekt eller en fil skapas eller uppdateras, men ännu inte godkänts i en lista eller ett bibliotek där godkännande av innehåll krävs.

När du spårar huvud- och delversioner kan du ange om personer måste ha behörighet att redigera filer innan de kan visa och läsa en delversion. När den här inställningen används kan personer som har behörighet att redigera filen arbeta med filen, men de som bara har behörighet att läsa filen kan inte se delversionen. Du kanske inte vill att alla som har åtkomst till ditt bibliotek ska kunna se kommentarer eller ändringar medan en fil redigeras. Om huvud- och delversioner spåras och ingen har publicerat en huvudversion ännu visas filen inte för personer som inte har behörighet att se utkast.

När godkännande av innehåll krävs kan du ange om filer som väntar på godkännande kan visas av personer med behörighet att läsa, personer med behörighet att redigera eller bara författaren och personer med behörighet att godkänna objekt. Om både huvudversioner och delversioner spåras måste författaren publicera en huvudversion innan filen kan skickas för godkännande. När godkännande av innehåll krävs kan personer som har behörighet att läsa innehåll men inte har behörighet att se utkast se den senaste godkända eller huvudversionen av filen.

Oavsett om andra har behörighet att redigera en fil eller inte så får de inte resultat för filen om de söker efter en fil som finns i delversion.

Vissa organisationer tillåter obegränsade versioner av filer och andra tillämpar begränsningar. När du checkat in den senaste versionen av en fil kan det hända att en gammal version saknas. Om din senaste version är 101.0 och du märker att det inte längre finns en version 1.0, innebär det att administratören har konfigurerat biblioteket så att endast 100 huvudversioner av en fil tillåts. Tillägget av den 101:a versionen gör att den första versionen tas bort. Endast versionerna 2.0 till 101.0 finns kvar. Om en 102:a version läggs till finns bara versionerna 3.0 till 102.0 kvar.

Administratören kan också välja att begränsa antalet delversioner till bara dem för ett visst antal av de senaste versionerna. Om till exempel 100 huvudversioner tillåts kan administratören välja att endast behålla delutkast för de senaste fem huvudversionerna. Det maximala antalet delversioner mellan huvudversioner är 511. Mer information om huvud- och delversionspublicering och vad som händer när du har fler än de maximala delversionerna finns i avsnittet Huvud- och delversioner. Mer information om hur du publicerar nya versioner finns i Publicera eller avpublicera en version av en fil.

I ett bibliotek som begränsar antalet huvudversioner som det behåller delversioner för tas delversioner bort för tidigare huvudversioner när versionsgränsen nås. Om du till exempel bara har utkast för 100 huvudversioner och din grupp skapar 105 huvudversioner sparas endast huvudversionerna i de tidigaste versionerna. Delversionerna som är kopplade till de fem tidigaste huvudversionerna, till exempel 1.2 eller 2.3, tas bort, men huvudversionerna – 1, 2 och så vidare – behålls, om inte biblioteket också begränsar huvudversioner.

Det är generellt en bra idé att begränsa antalet versioner. Det innebär att du kan spara utrymme på servern och göra det mindre rörigt för användarna. Men om din organisation måste spara alla versioner av juridiska skäl eller av andra skäl ska du inte tillämpa några begränsningar.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versionshantering, inklusive begränsningar, finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

• Om du är Microsoft 365 aktiveras versionshantering automatiskt när du skapar ett bibliotek eller en lista.

• Versionshantering SharePoint Server automatiskt när du skapar ett bibliotek, men inte när du skapar en lista.

Alla med behörighet att hantera listor kan aktivera eller inaktivera versionshantering. På många webbplatser är samma person som hanterar webbplatsen, eftersom listorna och biblioteken ärver behörigheter från webbplatsen. Förutom att aktivera versionshantering avgör webbplatsägaren (eller en annan person som hanterar listan eller biblioteket) om godkännande av innehåll krävs, vem som kan visa utkast och om utcheckning krävs. Vart och ett av dessa beslut påverkar hur versionshantering fungerar. Om den person som hanterar ett bibliotek bestämmer sig för att kräva utcheckning, skapas versionsnummer endast när en fil checkas in. Om godkännande av innehåll krävs tillämpas inte huvudversionsnummer förrän filerna har godkänts av någon som har behörighet att göra det.

Mer information om hur du aktiverar versionshantering för en lista eller ett bibliotek finns i Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek.

Om versionshantering är aktiverad i biblioteket avgör den person som konfigurerade den om du vill spåra både huvud- och delversioner samt vem som kan se delversionerna. När godkännande av innehåll krävs kan i de flesta fall bara filens ägare och personer som har behörighet att godkänna objekt se delversionerna. I andra bibliotek kan alla som kan redigera filer i biblioteket, eller alla som har läsbehörighet till biblioteket, se alla versioner. När en version har godkänts kan alla som har läsbehörighet för listan eller biblioteket se versionen.

Även om listor inte har huvud- och delversioner anses alla objekt med statusen Väntande vara ett utkast. I de flesta fall kan endast skaparen av objektet och personer som har fullständig behörighet eller designbehörighet se utkast. Ett utkast visas med statusen Väntande för dessa personer, men andra ser bara den senaste godkända versionen i versionshistoriken. Om filen avvisas fortsätter den att vara statusen Väntande tills någon som har den nödvändiga behörigheten tar bort den.

Som standard visas ett väntande objekt eller en fil endast för dess skapare och för dem som har behörighet att hantera listor, men du kan ange om andra grupper av användare kan visa objektet eller filen. Om biblioteket är inställt på att spåra både huvud- och delversioner måste personen som redigerar filen först publicera en huvudversion av filen.

Mer information om hur du inställningar för godkännande av dokument finns i Kräva godkännande för objekt i en webbplatslista eller ett bibliotek.

När du checkar ut en fil från ett bibliotek som har versionshantering aktiverat skapas en ny version varje gång du checkar in den igen. Och om huvudversioner och delversioner är aktiverat kan du vid incheckning bestämma vilken typ av version du checkar in. I bibliotek där utcheckning krävs skapas versioner endast vid incheckningen.

I bibliotek där utcheckning inte krävs skapas en ny version första gången du sparar när filen har öppnats. Varje efterföljande sparning skriver över den version som du skapade när du först sparar. Om du stänger programmet och sedan öppnar dokumentet igen får du en ny version när du sparar. Det här kan göra att antalet versioner växer mycket snabbt.

Mer information om in- och utcheckning finns i Checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

Utcheckning kan hjälpa din grupp att få ut mesta av versionshanteringen, eftersom personer specifikt anger när en version ska skapas. En version skapas bara när någon checkar ut en fil, ändrar den och sedan checkar in den igen. När utcheckning inte krävs skapas en version när någon först sparar en fil och den här versionen uppdateras när personen stänger den. Om personen eller någon annan sedan öppnar och sparar filen igen skapas en annan version. Beroende på situationen kanske du inte tänker att flera versioner ska skapas, till exempel om du måste stänga en fil för att delta i ett möte innan du är klar med ändringarna i filen.

När utcheckning krävs kan andra inte lägga till filer, ändra filer eller ändra filegenskaper utan att först checka ut filen. När andra checkar in filer uppmanas de att kommentera ändringar som de har gjort, vilket gör det lättare att skapa en mer meningsfull versionshistorik.

Mer information om krav på utcheckning finns i Konfigurera ett bibliotek så att filer måste checkas ut.

Listor och bibliotek har behörigheter som är relaterade till versionshantering och utcheckning som varierar beroende på behörighetsnivå som används för en användare eller en viss grupp. Någon som kan redigera behörighetsnivåer kan konfigurera behörigheterna på ett annat sätt eller skapa en ny grupp med anpassade behörighetsnivåer.

De här behörigheterna ger flexibilitet i hur du hanterar ditt bibliotek. Du kanske till exempel vill att någon ska kunna ta bort versioner av en fil utan att ha behörighet att ta bort själva filen. Behörigheten för att ta bort versioner är inte samma som behörigheten för Tabort objekt , så du kan ange en anpassad kontrollnivå.

I följande tabell visas behörigheterna som hör till versionshantering och utcheckning och vilka standardbehörighetsnivåer de gäller för.

Mer information om behörigheter finns Förstå behörighetsnivåer.