Infogade förslag i Outlook

När du skriver ett e-postmeddelande i Outlook kan du få förslag på hur du schemalägger e-postleveranser. Läs mer om den här funktionen och hur du använder den i Schemalägg skicka i Outlook.

När du läser en kalenderinbjudan kanske du lägger märke till ett förslag på Boka tid för fokuserat arbete. Du får det här förslaget när du har en tung mötesbelastning, så att du får mer tid att arbeta djupt.

Så här lägger du till tid i kalendern:

1. Välj Visa föreslagna tider i insikten. Ett fönster öppnas med tillgängliga platser för fokustid varje dag den kommande veckan.

2. Välj kalenderikonen för de tider du vill boka. Om du vill boka alla angivna tider väljer du Boka alla.

Läs mer om fokustid.

När du skriver ett e-postmeddelande eller en kalenderinbjudan i Outlook om din kommande tid borta från arbetet kan du få ett förslag på hur du förbereder dig för ledigheten. Välj Planera för att öppna checklistan Planera din tidsledighet. Använd checklistan för att:

• Lös alla möten på ett ställe med ett anpassat meddelande om din schemalagda ledighet.

• Skriv autosvar och meddela din grupp om din planerade ledighet.

• Schemalägg fokustid för att avsluta aktiviteter innan du går och för att komma ikapp med arbetet när du kommer tillbaka.

Om en mötesförfrågan står i konflikt med ett befintligt fokustidsblock kan du få ett förslag om att ändra fokustiden eller föreslå en ny mötestid.

Så här föreslår du en ny mötestid:

1. Välj Visa andra tillgängliga tider.

2. Välj ett tidsblock under nästa vecka som fungerar för dig, som föreslår en ny tid för mötesorganisatören.

Så här flyttar du fokustiden:

1. Välj Flytta fokusblocket.

2. Välj ett nytt fokusblock under den kommande veckan.

Gäller för: Användare med Viva Insights-prenumeration.

När du får en mötesinbjudan kanske du lägger märke till ett förslag om att boka mötesförberedelse.

1. Välj Boka tid i förslaget, som accepterar inbjudan. 

2. Tilläggsfönstret öppnas. Välj alternativ för förberedelsetid:

   1. Tid: Precis före mötet, en dag före mötet eller den sista arbetsdagen i veckan före mötet.

   2. Varaktighet: 15 minuter, 30 minuter eller 1 timme.

Baserat på de alternativ du valde söker Viva Insights efter en tom plats i kalendern och schemalägger en avtalad tid med namnet "Förberedelsetid för [Mötesnamn]."

När du får det här förslaget:

Viva Insights visar det här förslaget när alla följande villkor uppfylls:

• Mötet:

  • Har 11 eller färre inbjudna.

  • Schemaläggs att pågå mellan 30 och 60 minuter.

  • Återkommer inte.

  • Har inte avbrutits.

  • Kräver deltagarsvar.

  • Är inte privat.

  • Har inte statusen "Ledig", "Arbetar någon annanstans" eller "Inte vid datorn".

• Du:

  • Öppna mötesbjudan minst 15 minuter innan mötet börjar.

  • Ha minst 15 minuter tillgängliga för förberedelsetid under arbetstid.

  • Ogillade inte några deltagarmötesförberedelser under de senaste sju dagarna.

  • Har inte bokat någon förberedelsetid för det här mötet än.

  • Är en obligatorisk mötesdeltagare.

  • Har inte tackat nej till mötet.

Gäller: Det här förslaget är för närvarande endast tillgängligt för personer som är registrerade i ett tillämpligt serviceavtal .

När du skriver en mötesinbjudan med en varaktighet på en timme kan du få ett förslag om att förkorta mötet med 15 minuter för att skapa lite tidsbuffert och spara deltagarnas tid.

Välj Förkorta mötet om du vill minska mötestiden med 15 minuter. Då öppnas också tillägget Insikter, där du kan se hur lång tid som har sparats av alla deltagare i mötet.

När du får det här förslaget:

• Du skriver ett entimmesmöte.

• Du schemalägger inte ett möte samma dag.

• För återkommande möten finns det minst tre deltagare, inklusive organisatören. Deltagare kan vara valfria eller obligatoriska.

• För möten som inte återkommer finns det minst fyra deltagare, inklusive organisatören. Deltagare kan vara valfria eller obligatoriska.

Gäller: Den här informationen är för närvarande endast tillgänglig för personer som är registrerade i ett tillämpligt serviceabonnemang.

När du läser ett e-postmeddelande som du har skickat kan du se en insikt som belyser vilken procentandel av e-postmeddelandets mottagare som har öppnat e-postmeddelandet.

Välj Visa fler insikter om du vill se hur många som har öppnat eller vidarebefordrat din e-post och den genomsnittliga tiden de ägnat åt att läsa e-postmeddelandet, plus liknande information för eventuella bifogade filer i e-postmeddelandet. Den här informationen kan hjälpa dig att följa upp med mottagarna om det behövs och/eller skräddarsy din kommunikationsstil för att få jobbet gjort.

Gäller : Det här förslaget är för närvarande endast tillgängligt för personer som är registrerade i ett tillämpligt serviceavtal .

När du skriver ett e-postmeddelande till fler än fem mottagare kan du få ett förslag med texten "Insikter kan spåra e-postmeddelandet".

Välj Spåra det här e-postmeddelandet om du vill se hur mycket e-post som är öppen och mer statistik om det här e-postmeddelandet. Den här informationen blir tillgänglig 15 minuter efter att du har skickat e-postmeddelandet. Du kan se den här informationen genom att öppna det skickade e-postmeddelandet eller genom att öppna insights-tillägget och välja Spåra priser för e-postöppning.