แก้ไขเอกสาร Office 365 ใน Viva Engage

สมาชิกของชุมชน Viva Engage สามารถแก้ไขไฟล์ที่ผู้ใช้โพสต์ไว้ที่นั่นได้ Viva Engage จะบันทึกประวัติรุ่นสําหรับแต่ละไฟล์

วิธีการแก้ไขไฟล์ การดูประวัติเวอร์ชัน และการเปิดการตรวจทานก่อนหน้าจะขึ้นอยู่กับชนิดไฟล์และตําแหน่งที่จัดเก็บไฟล์

• สําหรับไฟล์ Word, PowerPoint หรือ Excel ที่เก็บไว้ใน Viva Engage: เมื่อต้องการติดตามการตรวจทานแก้ไข จากหน้า Viva Engage สําหรับไฟล์ ให้เปิดไฟล์ใน Office 365
  การทํางานใน Microsoft 365 สําหรับเว็บจะคล้ายกับ Microsoft 365 บนเดสก์ท็อป สําหรับเคล็ดลับและความช่วยเหลือในการทํางานใน Microsoft 365 สําหรับเว็บแอป ให้ดู งานพื้นฐานใน Word สําหรับเว็บงานพื้นฐานใน Excel Online และ งานพื้นฐานใน PowerPoint สำหรับเว็บ
• เมื่อต้องการดูประวัติเวอร์ชัน ให้ตรวจสอบหน้า Viva Engage ของแต่ละไฟล์
• สําหรับไฟล์ Word, PowerPoint หรือ Excel ที่จัดเก็บใน SharePoint: เมื่อต้องการติดตามการตรวจทานแก้ไข คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงด้วย Microsoft 365 สําหรับเว็บหรือใน Word, PowerPoint หรือ Excel ได้โดยตรง ประวัติเวอร์ชันจะแสดงในไลบรารีเอกสาร SharePoint Online สําหรับกลุ่ม
• สําหรับไฟล์ชนิดอื่นๆ: ดาวน์โหลดไฟล์ ทําการเปลี่ยนแปลง และอัปโหลดไฟล์ที่อัปเดต Viva Engage จะติดตามการตรวจทานแก้ไขไฟล์สําหรับไฟล์ในที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ และใน SharePoint สําหรับไฟล์ที่จัดเก็บใน SharePoint

แสดงตัวอย่างหรือแก้ไขไฟล์จากการสนทนา

1. เลือกไฟล์ Viva Engage จะเปิดหน้าไฟล์ และแสดงตัวอย่างถ้าพร้อมใช้งาน

   เคล็ดลับ

   สําหรับตัวเลือกไฟล์อื่นๆ ให้เลือก ในกล่องสิ่งที่แนบมาของการสนทนา

2. ในรายการ การกระทําของไฟล์ ให้เลือก แก้ไขไฟล์ แท็บใหม่จะเปิดขึ้นสําหรับไฟล์
   

3. ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ เมื่อต้องการหยุดการแก้ไข ให้ปิดแท็บบนเบราว์เซอร์ของคุณ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกลงในไฟล์ที่แนบมาโดยอัตโนมัติ

4. ถ้าไฟล์ถูกเก็บไว้ใน SharePoint คุณจะเห็นตัวเลือกในการแก้ไขไฟล์ใน Word, Excel หรือ PowerPoint ที่ด้านบน
   ถ้าไม่มีการแสดงตัวอย่าง หรือไม่มีลิงก์ แก้ไขไฟล์ ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:

5. เลือก คลิกเพื่อดาวน์โหลด (หรือ ดาวน์โหลด) และบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

6. แก้ไขไฟล์ (ไม่จําเป็นสําหรับการอัปโหลด)

7. อัปโหลดไปยัง Viva Engage โดยการค้นหาเวอร์ชันต้นฉบับ จากนั้นเลือก การดําเนินการ>ไฟล์อัปโหลดเวอร์ชันใหม่ การอัปโหลดจะรีเซ็ตไฟล์เป็นสถานะอ่าน/เขียน

แสดงตัวอย่างหรือแก้ไขไฟล์จากกลุ่ม

1. ในกลุ่ม ให้เลือก Files แล้วคลิกชื่อไฟล์ ไฟล์จะปรากฏในการสนทนาที่มีการโพสต์
2. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างไฟล์ ให้เลือก คลิกที่นี่เพื่อดูเอกสาร ถ้าสามารถแสดงตัวอย่างไฟล์ได้ การแสดงตัวอย่างจะเปิดขึ้น
3. เมื่อต้องการแก้ไขไฟล์ ให้เลือก แก้ไขไฟล์การกระทํา>ของไฟล์
   
4. ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ เมื่อต้องการหยุดการแก้ไข ให้ปิดแท็บบนเบราว์เซอร์ของคุณ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกลงในไฟล์ที่แนบมาโดยอัตโนมัติ
5. ถ้าไฟล์ถูกเก็บไว้ใน SharePoint คุณสามารถแก้ไขไฟล์ได้ใน Word, Excel หรือ PowerPoint ที่ด้านบน
   ถ้าคุณไม่สามารถเลือก แก้ไขไฟล์ ในรายการ การกระทําของไฟล์ :
6. ในรายการ การกระทําของไฟล์ ให้คลิก ดาวน์โหลด และบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
7. แก้ไขไฟล์ถ้าจําเป็น และอัปโหลดไปยัง Viva Engage โดยการค้นหาเวอร์ชันต้นฉบับ จากนั้นเลือก การดําเนินการ>ไฟล์อัปโหลดเวอร์ชันใหม่ การอัปโหลดจะรีเซ็ตไฟล์เป็นสถานะอ่าน/เขียน

แสดงตัวอย่างหรือแก้ไขไฟล์จากรายการ Viva Engage Files

1. เมื่อต้องการค้นหาไฟล์เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าไฟล์อยู่ในชุมชนใด ให้เลือก เลือก Files แล้วสํารวจตําแหน่งที่ตั้งที่เป็นไปได้มากที่สุดสําหรับไฟล์ของคุณ
   
   ในมุมมองนี้ การกระทําของไฟล์จะปรากฏในเมนูดรอปดาวน์ในคอลัมน์ อัปเดตล่าสุดเมื่อ
   
2. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างไฟล์ ให้เลือก แสดงตัวอย่าง
   ถ้า การแสดงตัวอย่าง ไม่อยู่ในรายการ แสดงว่าไม่พร้อมใช้งานสําหรับไฟล์ชนิดนี้
3. เมื่อต้องการแก้ไขไฟล์ ให้เลือก แก้ไข
4. แก้ไขไฟล์ เมื่อต้องการหยุดการแก้ไข ให้ปิดแท็บบนเบราว์เซอร์ของคุณ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกลงในไฟล์ที่แนบมาโดยอัตโนมัติ
5. ถ้าไฟล์ถูกเก็บไว้ใน SharePoint คุณสามารถแก้ไขไฟล์ได้ใน Word, Excel หรือ PowerPoint ที่ด้านบน
   ถ้าคุณไม่สามารถ แก้ไข คุณจะต้องดาวน์โหลดและแก้ไขไฟล์ แล้วอัปโหลดใหม่
6. เลือก ดาวน์โหลด เพื่อบันทึกไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
7. แก้ไขไฟล์และอัปโหลดไปยัง Viva Engage โดยการค้นหาเวอร์ชันต้นฉบับ จากนั้นเลือก การดําเนินการ>ไฟล์อัปโหลดเวอร์ชันใหม่

ทํางานกับไฟล์จาก SharePoint

เมื่อต้องการทํางานบนไฟล์ใน SharePoint ให้เลือกลิงก์ ไลบรารีเอกสาร SharePoint บนหน้ากลุ่ม และเรียกดูโฟลเดอร์ แอป

สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการทํางานกับไฟล์จาก SharePoint ให้ดูบทความต่อไปนี้:

• แก้ไขเอกสารในไลบรารีเอกสาร
• เช็คเอาท์ เช็คอิน หรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไลบรารี
• แก้ไขและจัดการสิทธิ์สําหรับรายการหรือไลบรารี SharePoint

คำถามที่ถามบ่อย

คําถาม: ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่าการเปลี่ยนแปลงของฉันในไฟล์ Office 365 ได้รับการบันทึกไว้แล้ว

A: การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกขณะที่คุณทําการเปลี่ยนแปลงใน Office 365 เมื่อต้องการตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณอยู่ในไฟล์ ให้รีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณและดูในการแสดงตัวอย่างไฟล์

คําถาม: เหตุใดไฟล์ Office 365 บางไฟล์จึงเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

A: ถ้าลิงก์ แก้ไข หายไปสําหรับไฟล์ Word, PowerPoint หรือ Excel นั่นหมายความว่าการติดตั้ง Viva Engage ขององค์กรของคุณเปลี่ยนไปเป็น Office 365 และไฟล์ Viva Engage จะถูกเก็บไว้ใน SharePoint คุณจะต้องดาวน์โหลดและอัปโหลดเอกสารอีกครั้ง การทําเช่นนี้จะเป็นการรีเซ็ตไฟล์ให้สามารถอ่านและเขียนได้

คําถาม: เมื่อฉันทํางานกับชนิดไฟล์ที่ฉันไม่สามารถแก้ไขได้ใน Viva Engage ฉันสามารถแทนที่เวอร์ชันก่อนหน้าด้วยไฟล์ที่อัปเดตของฉันได้หรือไม่

A: สําหรับชนิดไฟล์อื่นที่ไม่ใช่ Word, PowerPoint และ Excel ใช่ ค้นหาเวอร์ชันต้นฉบับของไฟล์ใน Viva Engage แล้วเลือก อัปโหลดเวอร์ชันใหม่ ในรายการ การกระทําของไฟล์  อัปโหลด เวอร์ชันใหม่ ไม่พร้อมใช้งานสําหรับเอกสาร Word, Excel หรือ PowerPoint: การติดตามเวอร์ชันสําหรับไฟล์ชนิดเหล่านี้จะสามารถทําได้เฉพาะเมื่อทําการเปลี่ยนแปลงโดยใช้ Office 365 เท่านั้น

คําถาม: ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่าไม่มีใครเปลี่ยนแปลงไฟล์ของฉัน

• A: ถ้าไฟล์ของคุณถูกเก็บไว้ใน Viva Engage ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบของกลุ่มคลิกที่ชื่อ จากนั้นในรายการ การกระทําของไฟล์ ทางด้านซ้าย ให้เลือก ทําเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงที่เป็นทางการและล็อก
  ไฟล์จะปรากฏพร้อมกับดาวสีเหลือง
  

• ถ้าไฟล์ของคุณอยู่ใน SharePoint คุณสามารถเช็คเอาท์ไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครสามารถเปิดไฟล์ได้ หรือคุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ของ SharePoint บนไฟล์ได้

  1. เมื่อต้องการค้นหาไฟล์ใน SharePoint ให้คลิกลิงก์ ไลบรารีเอกสาร SharePoint บนหน้ากลุ่มที่เชื่อมต่อของคุณ แล้วเรียกดูโฟลเดอร์ แอป
  2. ทําตามคําแนะนําของ SharePoint ใน เช็คเอาท์ เช็คอิน หรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไลบรารี หรือ แก้ไขและจัดการสิทธิ์สําหรับรายการหรือไลบรารี SharePoint

เรียนรู้เพิ่มเติม

ไฟล์ Viva Engage ของฉันถูกเก็บไว้ที่ใด