Microsoft 365 Copilot สามารถสร้างแบบร่างแรกที่ขัดเงาได้ แต่ขัดเงาไม่ได้หมายความว่าสมบูรณ์ การวินิจฉัยช่วยให้คุณระบุข้อมูลที่หายไป ไม่ชัดเจน ไม่สนับสนุน หรือล้าสมัยก่อนที่จะแก้ไข
ในสถานการณ์นี้ คุณจะตรวจสอบข้อเสนอที่สร้างขึ้นโดย Copilot และระบุช่องว่างที่สําคัญก่อนที่จะดําเนินการเพื่อปรับปรุงโดยการทําซ้ํา
สถานการณ์สมมติ: ตรวจทานแบบร่างข้อเสนอที่สร้างขึ้นโดย Copilot ก่อนที่จะเปลี่ยนแปลง
คุณกําลังเตรียมข้อเสนอสําหรับผู้เกี่ยวข้องที่เป็นผู้บริหารเกี่ยวกับการรายงานสถานะรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติในหลายทีม วันนี้ ผู้จัดการเก็บรวบรวมการอัปเดตด้วยตนเอง รูปแบบการรายงานจะแตกต่างกัน และผู้นําไม่มีมุมมองที่สอดคล้องกับความเสี่ยง ความล่าช้า และความเป็นเจ้าของ
ข้อเสนอแนะนํานักบินขนาดเล็กก่อนเปิดตัวในวงกว้าง คุณใช้ Microsoft 365 Copilot เพื่อร่างข้อเสนอจากบันทึกย่อการวางแผน รายงานตัวอย่าง คําติชมของทีม แผนการเผยแพร่ และการประมาณการการประหยัดเวลา
ในตอนแรก ข้อเสนอจะปรากฏเสร็จสมบูรณ์ แต่ภาษาที่ขัดเกสรสามารถซ่อนช่องว่างที่สําคัญได้ การอ้างสิทธิ์บางอย่างจะเกินจริง ความเสี่ยงและความเป็นเจ้าของไม่ชัดเจน และบางส่วนของไทม์ไลน์อาจล้าสมัย ก่อนที่จะแก้ไข ให้วินิจฉัยว่าร่างสั้นลงตรงไหน และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สําคัญที่สุด
How do I นําเกณฑ์การวินิจฉัยไปใช้กับแบบร่างข้อเสนอหรือไม่
เมื่อคุณตรวจทานข้อเสนอการรายงานสถานะรายสัปดาห์ คุณสามารถใช้เกณฑ์ต่อไปนี้เพื่อระบุสิ่งที่หายไป ไม่ชัดเจน หรือยากสําหรับผู้บริหารที่จะดําเนินการ
- ตัดสิน ใจ: การตัดสินใจแยกออกจากการอภิปรายอย่างชัดเจนหรือไม่
- เสี่ยง: ตัวบล็อก การแลกเปลี่ยน หรือความไม่แน่นอนสามารถมองเห็นได้หรือไม่
- บริบท: บุคคลภายนอกการอภิปรายจะเข้าใจว่าสิ่งใดสําคัญและเพราะเหตุใด
- ความจําเพาะ: ข้อความเป็นคอนกรีตพอที่จะดําเนินการหรือไม่?
- ความสดใหม่: แบบร่างแสดงถึงแผนล่าสุดหรือไม่
จากนั้นนําเกณฑ์แต่ละเกณฑ์ไปใช้เพื่อระบุตําแหน่งที่ร่างสั้น
การตัดสินใจไม่ชัดเจน
ข้อเสนอระบุว่าผู้นํากล่าวว่า "ตรวจสอบตัวเลือกการเผยแพร่หลายรายการ" แต่ไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่ผู้เกี่ยวข้องที่เป็นผู้บริหารด้านการตัดสินใจจําเป็นต้องทําในตอนนี้—อนุมัติการทดลองขนาดเล็ก กําหนดพนักงาน ร้องขอการแก้ไข หรือชะลองาน ร่างผสมผสานการอภิปรายกับการตัดสินใจ
ถาม Copilot:
"ข้อเสนอนี้ขอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของผู้บริหารตัดสินใจอย่างไร และสิ่งที่ยังไม่มีการแก้ไข สันนิษฐาน หรือเปิดทิ้งไว้"
มีความเสี่ยงน้อย
ข้อเสนอนําเสนอระบบอัตโนมัติเป็นการปรับปรุงที่ตรงไปตรงมา แต่บันทึกย่อของคุณแสดงการอ้างอิงเกี่ยวกับการจัดพนักงาน คุณภาพข้อมูล และความพร้อมในการเริ่มนําไปใช้ ความเสี่ยงเหล่านั้นส่งผลต่อความเชื่อมั่น กําหนดเวลา และขอบเขตการเผยแพร่
ถาม Copilot:
"ความเสี่ยง การพึ่งพา หรือความไม่แน่นอนใดที่เกี่ยวข้องกับนักบินรายงานสถานะรายสัปดาห์มีนัยยะแต่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในร่างนี้"
ไม่มีบริบท
บิลด์คําแนะนําเกี่ยวกับ "การปรับปรุงการรายงานที่มีอยู่" แต่จะไม่อธิบายปัญหาปัจจุบันอย่างชัดเจน: ทีมยังคงรวบรวมการอัปเดตด้วยตนเอง รูปแบบแตกต่างกัน และผู้นําขาดมุมมองความเสี่ยงและความล่าช้าที่สอดคล้องกัน หากไม่มีบริบทคําแนะนําจะรู้สึกเร่งด่วนน้อยลงและมีสายดินน้อยลง
ถาม Copilot:
"รายละเอียดเบื้องหลัง ความเป็นเจ้าของ หรือไทม์ไลน์ใดที่หายไปสําหรับผู้อ่านผู้บริหารเพื่อทําความเข้าใจว่าทําไมข้อเสนอนี้จึงมีความสําคัญในตอนนี้"
ภาษาขาดความเฉพาะเจาะจง
วลี เช่น เสียง "ปรับปรุงการมองเห็นให้ดีขึ้น" หรือ "ประหยัดเวลา" มีประโยชน์ แต่จะไม่อธิบายว่าใครมีประโยชน์ การเปลี่ยนแปลงใด หรือขั้นตอนใดที่รวมอยู่
ถาม Copilot:
"ส่วนใดของข้อเสนอนี้กว้างหรือใหญ่เกินกว่าที่จะสนับสนุนการดําเนินการโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของผู้บริหาร"
ข้อมูลอาจไม่สดใหม่
แบบร่างใช้ไทม์ไลน์และคําอธิบายการเผยแพร่ที่ไม่ตรงกับบันทึกย่อการวางแผนล่าสุดอย่างสมบูรณ์ การใช้คําฟังดูสมเหตุสมผล แต่อาจดําเนินการสมมติฐานเก่าเกี่ยวกับขอบเขต เจ้าของ หรือกําหนดเวลาการเปิดใช้
ถาม Copilot:
"สิ่งที่อยู่ในข้อเสนอนี้อาจล้าสมัย โดยยึดตามเวอร์ชันก่อนหน้าของแผนการเผยแพร่หรือบันทึกย่อต้นฉบับ"
การวินิจฉัยมีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ
ตัวอย่าง: วินิจฉัยย่อหน้าข้อเสนอที่อ่อนแอ
ร่าง Copilot:
"ความคิดริเริ่มนี้จะช่วยปรับปรุงการมองเห็นข้ามทีมและสร้างกําไรที่มีประสิทธิภาพที่มีความหมายผ่านระบบอัตโนมัติ"
ในตอนแรกเสียงนี้ดูขัดเกลา แต่การวินิจฉัยแสดงสาเหตุที่ยังไม่แข็งแรงพอสําหรับการทบทวนผู้บริหาร
การวินิจฉัยใดเปิดเผย:
| พื้นที่ | สิ่งที่ต้องมองหา | มีอะไรหายไปบ้างในแบบร่างนี้ | ทําไมจึงสําคัญ |
|---|---|---|---|
| ตัดสิน ใจ | ล้างผลลัพธ์หรือทิศทางที่ได้รับอนุมัติ | ย่อหน้าจะไม่ระบุสิ่งที่ผู้นําถูกขอให้อนุมัติ เช่น ขั้นตอนถัดไป การระดมทุน หรือไทม์ไลน์ | หากไม่มีการตัดสินใจที่ชัดเจน ผู้เกี่ยวข้องจะไม่สามารถก้าวไปข้างหน้าหรือจัดแนวในขั้นตอนถัดไปได้ |
| เสี่ยง | ตัวบล็อก การขึ้นต่อกัน หรือการแลก | การขึ้นต่อกัน เช่น ความสามารถในการกําหนดพนักงาน ความพร้อมในการเริ่มนําไปใช้ และความสอดคล้องของข้อมูลไม่ได้กล่าวถึง | ความเสี่ยงที่หายไปสามารถสร้างความเชื่อมั่นที่ผิดและนําไปสู่ความล่าช้าหรือปัญหาระหว่างการดําเนินการ |
| บริบท | ใคร อะไร เมื่อไหร่ และทําไมงานนี้ถึงสําคัญ | แบบร่างไม่ได้อธิบายปัญหาปัจจุบัน เช่น ปัญหาเกี่ยวกับการรายงานด้วยตนเอง | หากไม่มีบริบท ผู้นําอาจไม่เข้าใจความเร่งด่วนหรือคุณค่าของคําแนะนํา |
| ความจําเพาะ | คอนกรีตรายละเอียดที่สามารถดําเนินการได้ | วลีเช่น "ประสิทธิภาพที่ได้รับที่มีความหมาย" นั้นคลุมเครือและไม่เชื่อมโยงกับผลลัพธ์ที่วัดได้ | ภาษาที่คลุมเครือทําให้ยากต่อการประเมินผลกระทบหรือดําเนินการกับคําแนะนํา |
| ความสดใหม่ | ข้อมูลแสดงถึงสถานะล่าสุดหรือไม่ | ไม่ชัดเจนว่าการอ้างสิทธิ์สอดคล้องกับขอบเขตหรือการประหยัดเวลาล่าสุดโดยประมาณหรือไม่ | ข้อมูลที่ล้าสมัยหรือยังไม่ผ่านการตรวจสอบสามารถลดความน่าเชื่อถือและนําไปสู่การตัดสินใจที่ไม่ดี |
การวินิจฉัยทําให้มองเห็นช่องว่าง: ร่างเสียงแรง แต่ยังคงไม่บอกผู้นําพอที่จะตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ
การตรวจสอบความพร้อมอย่างรวดเร็ว
ก่อนที่จะดําเนินการต่อ ให้ยืนยันว่าคุณสามารถตอบคําถามเหล่านี้ได้:
✔️ การตัดสินใจ: การตัดสินใจใดที่ไม่ชัดเจนหรือไม่แสดงสถิติ
✔️ ความเสี่ยง: อะไรคือความเสี่ยง ตัวบล็อก หรือการอ้างอิงที่หายไป
✔️ บริบท: สันนิษฐานว่าปัญหาการรายงานปัจจุบันเป็นบริบทใดแทนที่จะอธิบาย
✔️ ความเฉพาะเจาะจง: คําใดที่คลุมเครือเกินกว่าที่จะสนับสนุนการดําเนินการ
✔️ ความสดใหม่: อาจมีรายละเอียดใดบ้างที่อาจต้องตรวจสอบความสดใหม่กับแผนการเผยแพร่ล่าสุด
หากคุณสามารถระบุช่องว่างได้อย่างชัดเจนการวินิจฉัยจะเสร็จสมบูรณ์ ถ้าไม่ ให้คงอยู่ในขั้นตอนนี้ก่อนที่จะย้ายไปยังการคํานวณซ้ํา ดาวน์โหลด การวินิจฉัยสิ่งที่ขาดหายไปในคู่มืออ้างอิงด่วนผลลัพธ์ Copilot ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลในทางปฏิบัติที่คุณสามารถกลับมาดูใหม่ได้ขณะที่คุณทํางาน
ทําไมจึงต้องวินิจฉัยเรื่องสําคัญ
ร่างขัดสามารถสร้างความเชื่อมั่นเท็จ Copilot อาจสร้างภาษาที่สมบูรณ์ในขณะที่ละการตัดสินใจ ความเสี่ยง บริบท หรือรายละเอียดปัจจุบันที่ผู้เกี่ยวข้องต้องการ การวินิจฉัยช่วยให้คุณช้าลงระบุสิ่งที่สําคัญที่สุดและแก้ไขด้วยวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
เคล็ดลับ
ดาวน์โหลด การวินิจฉัยสิ่งที่ขาดหายไปในคู่มืออ้างอิงด่วนผลลัพธ์ Copilot ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลในทางปฏิบัติที่คุณสามารถกลับมาดูใหม่ได้ขณะที่คุณทํางาน