Microsoft 365 Copilot สามารถสร้างร่างแรกที่เป็นของแข็งได้อย่างรวดเร็ว แต่ร่างขัดเงายังคงสามารถพลาดเครื่องหมาย เมื่อเอาท์พุทอยู่ใกล้ แต่ไม่ถูกต้องการวนซ้ําจะช่วยให้คุณปรับปรุงได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่
ในสถานการณ์นี้ คุณจะเสริมสร้างข้อเสนอที่ Copilot สร้างขึ้นโดยการระบุช่องว่างที่ใหญ่ที่สุดและทําการเปลี่ยนแปลงที่กําหนดเป้าหมายเพื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นผู้บริหารประเมินคําแนะนํา
สถานการณ์สมมติ: ปรับปรุงแบบร่างข้อเสนอโดยไม่ต้องเริ่มใหม่
คุณกําลังทํางานกับข้อเสนอเดียวกันสําหรับผู้นํา: การรายงานสถานะรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติในหลายทีม ข้อเสนอมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความพยายามในการดําเนินการด้วยตนเอง ปรับปรุงความสอดคล้องของการรายงาน และให้ผู้นํามองเห็นความเสี่ยงและความล่าช้าได้ดีขึ้นผ่านการนําร่องและเผยแพร่อย่างกว้างขวางหากประสบความสําเร็จ
หลังจากวินิจฉัยแบบร่างแรกแล้ว คุณได้ระบุปัญหาที่ใหญ่ที่สุด:
- ข้อเสนอไม่ได้อธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่ผู้นําถูกขอให้อนุมัติ
- ความเสี่ยงและการพึ่งพา รวมถึงพนักงาน การปรับใช้ และความสอดคล้องกันของข้อมูลจะอยู่ภายใต้เกณฑ์
- บริบทเกี่ยวกับปัญหาการรายงาน ขอบเขตนําร่อง เจ้าของ และไทม์ไลน์หายไปหรือไม่สอดคล้องกัน
- การอ้างสิทธิ์บางอย่างโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ได้รับนั้นกว้างเกินกว่าจะรู้สึกน่าเชื่อถือ
- รายละเอียดบางอย่างอาจไม่แสดงแผนการเผยแพร่ล่าสุด
ร่างนั้นแข็งแรงพอที่จะสร้าง แทนที่จะเริ่มใหม่ ให้โฟกัสที่ช่องว่างที่ใหญ่ที่สุดก่อน ปรับปรุงส่วนนั้น และรักษาสิ่งที่ใช้งานได้แล้ว หลังจากการแก้ไขแต่ละครั้ง ให้ตรวจสอบว่าข้อเสนอชัดเจนกว่า เชื่อถือได้มากขึ้น และมีประโยชน์มากขึ้นแก่ผู้นําที่ตัดสินใจว่าจะระดมทุนโครงการหรือไม่
How do I ปรับปรุงแบบร่างข้อเสนอโดยการวนซ้ําหรือไม่
ใช้การตรวจสอบซ้ําเหล่านี้เพื่อทําการเปลี่ยนแปลงที่โฟกัสที่เสริมสร้างแบบร่าง: เป้าหมายผู้ชมข้อจํากัดหลักฐาน และโครงสร้าง
เป้าหมาย: ปรับโฟกัสแบบร่างในการตัดสินใจที่คุณต้องการ
| ก่อน: ร่าง Copilot | หลัง: เวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว |
|---|---|
| "ข้อเสนอนี้สรุปขอบเขตและวัตถุประสงค์ของความคิดริเริ่มการปรับปรุงการรายงาน" | "ข้อเสนอนี้แนะนําการเผยแพร่แบบเป็นระยะเพื่อทําให้การรายงานสถานะรายสัปดาห์สําหรับสี่ทีมเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้นําสามารถเห็นความเสี่ยงและความล่าช้าได้เร็วขึ้นในขณะที่ลดงานที่ต้องดําเนินการด้วยตนเองเพื่อเตรียมการอัปเดต" |
| สิ่งที่แบบร่างนี้ไม่ชัดเจน: มันยังคงอยู่ทั่วไปและไม่ได้พูดอย่างชัดเจนว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียการตัดสินใจต้องทําอะไร | สิ่งที่ปรับปรุง: การแก้ไขจะตั้งชื่อการดําเนินการ กําหนดขั้นตอนแรก และอธิบายมูลค่าทางธุรกิจทันที |
ถาม Copilot
"แก้ไขการเปิดเพื่อให้คําแนะนํา ขอบเขตเฟสหนึ่ง และการตัดสินใจของผู้บริหารมีความชัดเจนในสองประโยคแรก"
ผู้ชม: ปรับร่างสําหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของผู้บริหาร
| ก่อน: ร่าง Copilot | หลัง: เวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว |
|---|---|
| "เมื่อเวลาผ่านไป หลายทีมใช้วิธีการรายงานที่แตกต่างกัน และมีการพูดคุยอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับความสอดคล้องของกระบวนการและคุณภาพการอัปเดต" | "วันนี้ ทีมต่างๆ จะรวบรวมการอัปเดตประจําสัปดาห์ด้วยตนเองและใช้รูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน ซึ่งทําให้ผู้นําสามารถระบุความเสี่ยงและความล่าช้าของโปรแกรมต่างๆ ได้ยากขึ้น" |
| สิ่งที่แบบร่างนี้ไม่ชัดเจน: มันใช้เวลาบนพื้นหลังทั่วไปแทนที่จะสร้างกรอบปัญหาทางธุรกิจอย่างรวดเร็ว | สิ่งที่ปรับปรุง: การแก้ไขให้บริบทที่ผู้บริหารต้องการโดยไม่ทําให้ประเด็นล่าช้า |
ถาม Copilot
"เขียนสิ่งนี้ใหม่สําหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของผู้บริหาร เก็บเฉพาะบริบทที่อธิบายปัญหาการรายงานปัจจุบันและสาเหตุที่สําคัญในตอนนี้"
ข้อจํากัด: ตัดตามความยาว ขอบเขต และรูปแบบที่ถูกต้อง
| ก่อน: ร่าง Copilot | หลัง: เวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว |
|---|---|
| "ข้อเสนอนี้รวมถึงเบื้องหลังเกี่ยวกับการอภิปรายการรายงานก่อนหน้านี้ ข้อควรพิจารณากระบวนการ ตัวเลือกสถานะในอนาคตหลายแบบ และการสังเกตจากการสนทนาทีมหลายครั้ง" | "ข้อเสนอนี้มุ่งเน้นสี่ประเด็น: ปัญหาการรายงานปัจจุบัน นักบินระยะที่หนึ่ง มูลค่าที่คาดไว้ และการตัดสินใจที่จําเป็นในตอนนี้" |
| สิ่งที่แบบร่างนี้ไม่ชัดเจน: ส่วนกว้างเกินไปและไม่ตรงกับความต้องการของผู้บริหารรูปแบบที่แคบลง | สิ่งที่ปรับปรุง: การตรวจทานแก้ไขจะจํากัดขอบเขตและทําให้ตรวจสอบเนื้อหาได้ง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว |
ถาม Copilot
"กระชับส่วนนี้สําหรับการทบทวนผู้บริหาร ลบพื้นหลังที่มีค่าต่ําและเก็บเฉพาะสิ่งที่สนับสนุนคําแนะนํา Phase-one"
หลักฐาน: เพิ่มรายละเอียดที่เป็นคอนกรีตที่สนับสนุนคําแนะนํา
| ก่อน: ร่าง Copilot | หลัง: เวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว |
|---|---|
| "ความคิดริเริ่มนี้จะสร้างกําไรที่มีประสิทธิภาพอย่างมากและปรับปรุงการมองเห็นข้ามทีม" | "ความคิดริเริ่มนี้จะทําให้การรวบรวมสถานะรายสัปดาห์สําหรับทีมนําร่องเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดเวลาที่ใช้ในการรวบรวมการอัปเดต และให้มุมมองของความเสี่ยง ความล่าช้า และเจ้าของในรอบการรายงานประจําสัปดาห์มีความสอดคล้องกันมากขึ้น" |
| สิ่งที่แบบร่างนี้ไม่ชัดเจน: สัญญาว่าจะปรับปรุง แต่ไม่ได้อธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงใดหรือเหตุใดการอ้างสิทธิ์จึงควรน่าเชื่อถือ | สิ่งที่ปรับปรุง: การแก้ไขจะผูกประโยชน์ต่อปัญหาการรายงานจริงและอธิบายค่าเฉพาะของระบบอัตโนมัติ |
ถาม Copilot
"ทําให้การอ้างสิทธิ์นี้เป็นรูปธรรมมากขึ้นโดยใช้จุดบอดการรายงานปัจจุบันขอบเขตนักบินและบันทึกแหล่งที่มา"
โครงสร้าง: จัดรูปแบบร่างใหม่เพื่อให้ง่ายต่อการสแกนและดําเนินการ
| ก่อน: ร่าง Copilot | หลัง: เวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว |
|---|---|
| "ข้อเสนอนี้แนะนําให้เริ่มต้นความพยายามอัตโนมัติในระยะที่หนึ่งกับทีมที่เลือก ขึ้นอยู่กับความพร้อมของพนักงานและการดําเนินการ และขอให้ผู้นําตรวจสอบคําแนะนําและถัดไป" |
คำ แนะ นำ: เริ่มนําร่องระยะหนึ่งสําหรับสี่ทีม การขึ้นต่อกันที่สําคัญ: ยืนยันการให้พนักงาน การป้อนข้อมูลการรายงาน และความพร้อมในการเผยแพร่ การตัดสินใจที่จําเป็นในตอนนี้: อนุมัติขอบเขตนําร่องและการวางแผนในขั้นตอนถัดไป |
| สิ่งที่แบบร่างนี้ไม่ชัดเจน: ประเด็นสําคัญทั้งหมดมีอยู่ แต่พวกเขาถูกรวบรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้ยากต่อการสแกนและดําเนินการอย่างรวดเร็ว | สิ่งที่ปรับปรุง: การแก้ไขจะแยกประเด็นหลักออกเป็นผู้บริหารรูปแบบที่สามารถตรวจสอบได้เร็วขึ้น |
ถาม Copilot
"จัดรูปแบบสิ่งนี้ใหม่เป็นบทสรุปผู้บริหารสั้นๆ ที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสามหัวข้อ: คําแนะนํา การขึ้นต่อกันที่สําคัญ และการตัดสินใจที่จําเป็นในตอนนี้"
รายการตรวจสอบความพร้อมอย่างรวดเร็ว
ก่อนที่จะเลื่อนไป ตรวจสอบว่าการแก้ไขแต่ละครั้งได้รับการปรับปรุงหนึ่งในห้าเลนส์:
✔️ เป้าหมาย: ร่างตอนนี้สนับสนุนผู้บริหารการตัดสินใจจําเป็นต้องทํา
✔️ ผู้ชม: โทนเสียงและระดับรายละเอียดที่เหมาะสมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของผู้บริหาร
✔️ ข้อจํากัด: ความยาว ขอบเขต และรูปแบบจะถูกควบคุม
✔️ หลักฐาน: การอ้างสิทธิ์เป็นสิ่งที่เป็นธรรมและเกิดขึ้นในสถานการณ์การรายงาน
✔️ โครงสร้าง: ร่างข้อเสนอเป็นเรื่องง่ายที่จะสแกนและดําเนินการ
ถ้าบริเวณหนึ่งอ่อน ให้วนซ้ําอีกครั้ง การแก้ไขครั้งที่สองหรือสามเป็นเรื่องปกติ ดาวน์โหลด Iterate บนเอาต์พุต Copilot เพื่อรับ คู่มืออ้างอิงด่วนผลลัพธ์ที่ดีขึ้นซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลในทางปฏิบัติที่คุณสามารถกลับมาใช้งานได้อีกครั้งเมื่อคุณทํางาน
ทําไมการคํานวณซ้ําจึงมีความสําคัญ
แบบร่างแรกไม่จําเป็นต้องสมบูรณ์แบบ เมื่อทิศทางถูกต้องการวนซ้ําช่วยให้คุณเสริมสร้างจุดอ่อนรักษาสิ่งที่ทํางานและปรับปรุงข้อเสนอโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่
เคล็ดลับ
ดาวน์โหลด Iterate บนเอาต์พุต Copilot เพื่อรับคู่มืออ้างอิงด่วนผลลัพธ์ที่ดีขึ้นซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลในทางปฏิบัติที่คุณสามารถกลับมาใช้งานได้อีกครั้งเมื่อคุณทํางาน