การสร้างกฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

ในบทความนี้

• ก่อนที่คุณจะสร้างกฎ: ขั้นตอนแรก

• ทําความเข้าใจวิธีการกําหนดเส้นทางเอกสาร

• สร้างกฎเพื่อกําหนดเส้นทางเอกสาร

ก่อนที่คุณจะสร้างกฎ: ขั้นตอนแรก

ก่อนที่คุณจะสร้างกฎสําหรับการกําหนดเส้นทางเอกสาร คุณต้องทําตามขั้นตอนที่สําคัญหลายขั้นตอน

1. เปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหา

2. สร้างไลบรารีและโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้กําหนดเส้นทางเอกสารไป คุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์สําหรับเอกสารแต่ละชนิดที่คุณกําลังกําหนดเส้นทาง ตัวอย่างเช่น สร้างไลบรารีสําหรับระเบียนอีเมลหรือสเปรดชีต Excel เท่านั้น เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการสร้างไลบรารี ให้ดู สร้างไลบรารีเอกสารใน SharePoint

3. ชนิดเนื้อหาต้องสัมพันธ์กับเอกสารที่จะถูกกําหนดเส้นทาง ชนิดเนื้อหาอาจเป็นส่วนหนึ่งของเกณฑ์ที่กําหนดตําแหน่งที่ตั้งสุดท้ายที่เอกสารถูกเก็บไว้

ด้านบนของหน้า

ทําความเข้าใจวิธีการกําหนดเส้นทางเอกสาร

คุณสามารถกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ในไซต์ศูนย์ระเบียนหรือไซต์ SharePoint ชนิดอื่นๆ ได้ ไลบรารีสําหรับปล่อย ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหา จะทําหน้าที่เป็นตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น กระบวนการกําหนดเส้นทางเอกสารประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่าง:

• ไลบรารีและโฟลเดอร์เป้าหมาย    ผู้ดูแลเนื้อหาหรือผู้จัดการระเบียนจะสร้างไลบรารีและโฟลเดอร์ที่เอกสารควรถูกกําหนดเส้นทางด้วยตนเอง และกําหนดไลบรารีเหล่านี้เป็นไลบรารีเป้าหมาย

• ชนิดเนื้อหาของไซต์    เอกสารทุกรายการต้องมีชนิดเนื้อหา และผู้ใช้สามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เหมาะสมด้วยตนเองไปยังไลบรารีเป้าหมายได้

• ไลบรารีสําหรับปล่อย    เอกสารที่ไม่ตรงกับกฎ หรือเมตาดาต้าที่จําเป็นที่ขาดหายไปจะถูกส่งไปยังไลบรารีสําหรับปล่อยเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใส่ Metadata ที่จําเป็นได้ หรือคุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อให้เอกสารที่อัปโหลดทั้งหมดถูกกําหนดเส้นทางไปยังไลบรารีสําหรับปล่อยชั่วคราว

  หมายเหตุ: ไลบรารีสําหรับปล่อยมีวัตถุประสงค์เป็น "catch-all" สําหรับรายการเหล่านั้นไม่ตรงกับกฎใดๆ โดยได้รับการออกแบบให้เป็นตําแหน่งที่ตั้งชั่วคราว ไม่ใช่เป็นไซต์การทํางานร่วมกันแบบถาวร

• รายการกฎของเอกสาร    นี่คือชุดของกฎสายงานการผลิตทั้งหมด ผู้ดูแลเนื้อหาหรือผู้จัดการระเบียนจะเยี่ยมชมรายการนี้เพื่อสร้าง จัดการ และดูกฎการกําหนดเส้นทาง

ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงวิธีการกําหนดเส้นทางเอกสารและข้อความอีเมลโดยยึดตามเกณฑ์เฉพาะการประชุม และวิธีที่เอกสารที่ข้อมูลหายไปถูกส่งกลับไปยังไลบรารี สําหรับปล่อยเอกสาร

ด้านบนของหน้า

สร้างกฎเพื่อกําหนดเส้นทางเอกสาร

สําหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่คุณเพิ่มลงในรายการ บันทึกการกําหนดเส้นทาง ให้คุณระบุชื่อระเบียนและคําอธิบาย คุณยังสามารถระบุตําแหน่งที่ตั้งในไซต์ที่จัดเก็บเรกคอร์ดได้ด้วย เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดถูกกําหนดเส้นทางไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม

1. นําทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการสร้างกฎตัวจัดระเบียบเนื้อหา

2. บนแผง เปิดใช้ด่วน เมื่อต้องการดูตัวเลือก เนื้อหาของไซต์ ให้เลือก เพิ่มเติม

3. จากบรรทัดเมนู แอป ให้เลือก การตั้งค่า

4. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ส่วน การดูแลไซต์ ให้เลือก กฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหา

5. บนหน้า กฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหา ใน คลิกเพื่อเพิ่มรายการใหม่ ให้เลือก เพิ่ม

6. ในส่วน ชื่อกฎ ให้ใส่ชื่อที่อธิบายเงื่อนไขและการกระทําของกฎ

7. ในส่วน สถานะกฎและลําดับความสําคัญ เมื่อต้องการนํากฎไปใช้กับเนื้อหาขาเข้า ให้เลือก ใช้งานอยู่ จากนั้นเลือกลําดับความสําคัญเพื่อกําหนดวิธีการกําหนดเส้นทางเนื้อหาว่าเนื้อหาควรตรงกับกฎตัวจัดระเบียบเนื้อหามากกว่าหนึ่งกฎ
   ถ้าคุณไม่ต้องการนํากฎนี้ไปใช้กับเนื้อหาที่เข้ามา ให้เลือก ไม่ได้ใช้งาน

8. ในส่วน ชนิดเนื้อหาของการส่ง ให้กําหนดความสัมพันธ์กฎกับชนิดเนื้อหา เมื่อทําเช่นนี้ การส่งไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะมีป้ายชื่อชนิดเนื้อหาที่เลือก และคุณสมบัติที่ใช้ในเงื่อนไขของกฎจะถูกระบุ

   • เลือกกลุ่มเนื้อหาที่เหมาะสม กลุ่มที่คุณเลือกจะกําหนดชนิดเนื้อหาที่คุณสามารถเลือกได้ในขั้นตอนถัดไป

   • เลือกชนิดเนื้อหาที่เหมาะสม

   • ถ้าชนิดเนื้อหาที่คุณเลือกมีชื่ออื่นบนไซต์ SharePoint อื่น ภายใต้ ชื่ออื่น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จากนั้น ในเขตข้อมูลที่ระบุ ให้ใส่ชื่อที่ใช้บนไซต์อื่น แล้วเลือก เพิ่ม ชื่อสําหรับชนิดเนื้อหาอื่นจะปรากฏในรายการข้างใต้

9. ในส่วน เงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณสมบัติของการส่งต้องตรงตามกฎ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการนํากฎไปใช้กับเอกสารทั้งหมดที่มีคําว่า "งบประมาณ" ในชื่อเรื่อง เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติม ให้เลือกลิงก์ เพิ่มเงื่อนไขอื่น

   หมายเหตุ: คุณสมบัติที่มีในรายการแบบหล่นลง คุณสมบัติ จะแตกต่างกันไปตามชนิดเนื้อหาที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 6

10. ในส่วน ตําแหน่งที่ตั้งเป้าหมาย ให้ใส่หรือเรียกดูตําแหน่งที่ตั้งเพื่อวางเนื้อหาที่ตรงกับกฎ เมื่อต้องการจัดกลุ่มเอกสารที่คล้ายกันไว้ด้วยกันในโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคุณสมบัติที่แสดงรายการเอกสารทั้งหมดสําหรับโครงการในองค์กรของคุณ คุณสามารถบังคับให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสําหรับแต่ละโครงการได้

    หมายเหตุ: กฎของตัวจัดระเบียบเนื้อหามีไว้เพื่อกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังตําแหน่งที่ตั้งอื่น เราไม่สนับสนุนการใช้กฎเพื่อโพสต์ไฟล์อีกครั้งไปยังตําแหน่งที่ตั้งเดียวกันระหว่างการทํางานร่วมกัน

ด้านบนของหน้า