จําเป็นต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการหรือไลบรารี

1. นําทางไปยังรายการที่คุณต้องการกําหนดให้มีการอนุมัติ

2. เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่ารายการ

3. ในส่วน การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน

4. ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของ จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่

5. ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของรายการ ให้ระบุว่าคุณต้องการสร้างเวอร์ชันทุกครั้งที่มีการแก้ไขรายการ คุณยังสามารถเลือกจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่เก็บไว้ได้

6. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้รายใดสามารถดูแบบร่างข้อมูลในรายการได้

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว รายการทั้งหมดในไลบรารีจะถูกทําเครื่องหมายว่า อนุมัติแล้ว

7. คุณสามารถเลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้

   • ผู้ใช้ที่สามารถอ่านข้อมูลในรายการได้

   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการได้

   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้สร้างรายการ

8. เลือก ตกลง

1. ไปที่ไลบรารี SharePoint ที่คุณต้องการกําหนดให้มีการอนุมัติ

2. เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี

   ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ ให้เลือก ไลบรารี และในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก

   การตั้งค่าไลบรารี

3. เมื่อต้องการเปิดหน้า การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน

   

4. ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของ จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของเอกสาร ให้ระบุว่าคุณต้องการให้ SharePoint สร้างเวอร์ชันเมื่อไฟล์ถูกแก้ไขหรือไม่ คุณยังสามารถเลือกจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่เก็บไว้ได้

5. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้รายใดสามารถดูแบบร่างรายการในไลบรารีเอกสารได้

   

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว รายการทั้งหมดในไลบรารีจะถูกทําเครื่องหมายว่า อนุมัติแล้ว

6. คุณสามารถเลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้

   • ผู้ใช้ที่สามารถอ่านข้อมูลในรายการได้

   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการได้

   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้สร้างรายการ

7. เลือก ตกลง

ถ้ามีคนส่งข้อมูลหรือไฟล์ไปยังรายการหรือไลบรารีที่จําเป็นต้องมีการอนุมัติ ข้อมูลนั้นจะอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ จนกว่าผู้ที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะอนุมัติข้อมูลนั้น ขณะที่กําลังรอการอนุมัติ จะยังคงอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ

โดยปกติแล้ว เมื่อรายการหรือไฟล์อยู่ในสถานะ รอดําเนินการ เฉพาะผู้ริเริ่มของรายการหรือไฟล์และบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการและไลบรารีเท่านั้นที่สามารถดูได้ หลังจากที่สถานะเปลี่ยนจาก รอดําเนินการ เป็น อนุมัติแล้ว บุคคลใดก็ตามที่มีสิทธิ์การดูรายการหรือไลบรารีจะมองเห็นสถานะนั้นได้ บทความที่ถูกปฏิเสธจะยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าผู้ริเริ่ม หรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบบทความหรือไลบรารีนั้นออกไป ข้อมูลหรือไฟล์ใดๆ ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีจะได้รับสถานะ อนุมัติ แล้ว โดยอัตโนมัติ

เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่ารายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการตั้งค่าจําเป็นต้องมีการอนุมัติรายการหรือไฟล์

1. ถ้ารายการหรือไลบรารีของไซต์ไม่ได้เปิดอยู่ ในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือกชื่อของรายการหรือไลบรารีนั้น

2. บน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี หรือ เครื่องมือรายการ

3. ถ้าคุณกําลังทํางานในไลบรารี ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี ถ้าคุณกําลังทํางานในรายการ ให้เลือก การตั้งค่ารายการ ในตัวอย่างนี้ หน้า การตั้งค่าไลบรารี จะเปิดขึ้น

   

4. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน หน้า การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน จะเปิดขึ้น

   

5. ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของคําถาม ต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่

6. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้รายใดสามารถดูแบบร่างรายการในไลบรารีเอกสารได้ ในตัวอย่างนี้ เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการ) เท่านั้นที่ถูกเลือก

7. เลือก ตกลง

   ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงรายการที่อนุมัติในไลบรารีหลังจากตั้งค่าตัวเลือก จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา เป็น ใช่ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้อยู่ในไลบรารีอยู่แล้ว ไฟล์เหล่านั้นจึงได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ