ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

วิธีหนึ่งในการควบคุมการทำงานร่วมกันในเอกสารคือจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์โดยเฉพาะเมื่อผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงไลบรารีได้ ถ้าจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไลบรารีบุคคลอื่นจะไม่สามารถเขียนทับได้ อย่างไรก็ตามคุณเสี่ยงต่อการป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดหรือทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ถ้าผู้อื่นต้องการทำงานบนเอกสารนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์กลับมาอย่างรวดเร็ว

หมายเหตุ: อย่ากำหนดค่าไลบรารีของคุณให้ต้องเช็คเอาท์ถ้าผู้ใช้วางแผนเพื่อเขียนเอกสารร่วมกันในไลบรารี ผู้ใช้ไม่สามารถทำงานได้พร้อมกันบนเอกสารเมื่อมีการเปิดใช้งานการเช็คเอาท์ที่จำเป็น

จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์สำหรับการแก้ไข

หมายเหตุ: เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดหรือสิทธิ์ในการออกแบบเท่านั้นที่สามารถตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

  1. ไปที่ไลบรารีที่คุณวางแผนที่จะทำงาน

  2. เลือกการตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับ cloud >การตั้งค่าไลบรารี

    ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้บน ribbon ให้เลือกไลบรารีและในกลุ่มการตั้งค่าให้เลือกการตั้งค่าไลบรารี

  3. บนหน้าการตั้งค่าภายใต้การตั้งค่าทั่วไปให้เลือกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

  4. ในส่วนจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ภายใต้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เอกสารก่อนที่จะสามารถแก้ไขได้หรือไม่ให้เลือกใช่

  5. เมื่อต้องการบันทึกการตั้งค่าของคุณและกลับไปยังหน้าการตั้งค่าไลบรารีให้เลือกตกลง

ถ้าคุณทำเช่นนี้ ...

นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้น ...

การสร้างหรือเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี

ไฟล์ดังกล่าวจะถูกเช็คเอาท์ให้คุณในครั้งแรก คุณต้องตรวจสอบลงในไลบรารีก่อนที่ผู้อื่นจะสามารถดูและทำงานกับไลบรารีได้

เปิดไฟล์สำหรับการแก้ไข

ไฟล์ดังกล่าวจะถูกเช็คเอาท์ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกแก้ไข กล่องโต้ตอบข้อความจะเตือนคุณว่าคุณกำลังจะเช็คเอาท์ไฟล์และเสนอโอกาสในการแก้ไขในโฟลเดอร์แบบร่างภายในเครื่องของคุณ

หลังจากเช็คเอาท์ไอคอนไฟล์จะถูกปกคลุมด้วยลูกศรชี้ลงสีเขียวซึ่งแสดงว่าไฟล์ได้ถูกเช็คเอาท์แล้ว ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้และไม่มีใครสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ในขณะที่คุณทำการเช็คเอาท์

ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ (คุณสมบัติ)

ถ้าไฟล์ไม่ได้ถูกเช็คเอาท์ให้คุณคุณต้องตรวจสอบก่อนที่คุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของไฟล์ได้เช่นชื่อเรื่องชื่อผู้สร้างวันครบกำหนดนับจำนวนคำและอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะตรวจสอบไฟล์กลับเข้าไปอีกครั้ง

พยายามเปิดไฟล์ที่ถูกเช็คเอาท์ไปยังบุคคลอื่น

ตัวเลือก เช็คเอาท์ และ เช็คอิน ไม่พร้อมใช้งาน คุณไม่สามารถเช็คเอาท์ไฟล์ที่บุคคลอื่นเช็คเอาท์ได้ ถ้าคุณพยายามดำเนินการดังกล่าวกล่องโต้ตอบข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์นั้นถูกเช็คเอาท์โดยบุคคลอื่น

เมื่อต้องการค้นหาบุคคลที่มีการเช็คเอาท์ไฟล์ให้โฮเวอร์เหนือไอคอนไฟล์ ชื่อของบุคคลที่มีการเช็คเอาท์จะปรากฏในคำแนะนำเครื่องมือ คุณสามารถติดต่อผู้ใช้ที่ต้องการให้มีการตรวจสอบไฟล์ได้อย่างรวดเร็วถ้าคุณต้องการ

เช็คอินไฟล์

คุณได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้ ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชันข้อคิดเห็นของคุณจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชัน ถ้ามีการติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองคุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชนิดของเวอร์ชันที่คุณกำลังตรวจสอบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดเวอร์ชันให้ดูที่ดูเพิ่มเติม

เก็บไฟล์เช็คเอาท์เป็นเวลานาน

ไม่มีใครสามารถดูการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือแก้ไขไฟล์ได้ในขณะที่คุณทำการเช็คเอาท์ ในขณะที่การดำเนินการนี้มีประโยชน์ในระหว่างที่คุณกำลังทำการเปลี่ยนแปลงคุณอาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำงานที่ได้รับมอบหมายได้อีกต่อไป มันเป็นทั้งการปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีและความเอื้อเฟื้อทั่วไปในการตรวจสอบไฟล์กลับมาได้อย่างรวดเร็วที่สุดหลังจากที่คุณตรวจสอบ ในบางสถานการณ์ผู้ดูแลระบบอาจต้องบังคับให้มีการตรวจสอบในไฟล์

ฉันจะกำหนดค่าไลบรารีของไซต์ให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ได้อย่างไร

เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดหรือสิทธิ์ในการออกแบบเท่านั้นที่สามารถตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

เมื่อต้องการจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

หมายเหตุ: ถ้าข้อมูลนี้ไม่ตรงกับสิ่งที่คุณเห็นคุณอาจกำลังใช้ Microsoft 365 หลังจากการอัปเกรดบริการ เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลที่นำไปใช้กับคุณให้เลือกแท็บออนไลน์๒๐๑๖, ๒๐๑๓

  1. นำทางไปยังไลบรารีที่คุณวางแผนจะทำงาน ถ้าชื่อไลบรารีไม่ปรากฏในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือกเนื้อหาของไซต์ทั้งหมดแล้วเลือกชื่อของไลบรารีของคุณ

  2. บน ribbon ในกลุ่มเครื่องมือไลบรารีให้เลือกแท็บไลบรารี

  3. เลือกการตั้งค่าไลบรารี ปุ่ม การตั้งค่าไลบรารี บน Ribbon ของไลบรารี SharePoint Foundation

  4. บนหน้าการตั้งค่าไลบรารีภายใต้การตั้งค่าทั่วไปให้เลือกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

  5. ในส่วนจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ภายใต้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เอกสารก่อนที่จะสามารถแก้ไขได้ใช่หรือไม่คำถามให้เลือกใช่

  6. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปยังหน้าการตั้งค่าไลบรารีให้เลือกตกลง

ฉันจะเอาข้อกำหนดเช็คเอาท์ออกจากไลบรารีของไซต์ได้อย่างไร

ถ้าเมื่อใดก็ตามที่องค์กรของคุณตัดสินใจว่าต้องการเช็คเอาท์ที่จำเป็นไม่จำเป็นคุณสามารถเอาความต้องการออกได้ถ้าคุณมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดหรือการออกแบบ

เมื่อต้องการลบความต้องการในการเช็คเอาท์ไฟล์

หมายเหตุ: ถ้าข้อมูลนี้ไม่ตรงกับสิ่งที่คุณเห็นคุณอาจกำลังใช้ Microsoft 365 หลังจากการอัปเกรดบริการ เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลที่นำไปใช้กับคุณให้เลือกแท็บออนไลน์๒๐๑๖, ๒๐๑๓

  1. นำทางไปยังไลบรารีที่คุณวางแผนจะทำงาน ถ้าชื่อไลบรารีไม่ปรากฏในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน ให้เลือกเนื้อหาของไซต์ทั้งหมดแล้วเลือกชื่อของไลบรารีของคุณ

  2. บน ribbon ในกลุ่มเครื่องมือไลบรารีให้เลือกแท็บไลบรารี

  3. เลือกการตั้งค่าไลบรารี ปุ่ม การตั้งค่าไลบรารี บน Ribbon ของไลบรารี SharePoint Foundation

  4. บนหน้าการตั้งค่าไลบรารีภายใต้การตั้งค่าทั่วไปให้เลือกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

  5. ในส่วน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ ภายใต้ จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เอกสารก่อนที่จะสามารถแก้ไขได้ใช่หรือ ไม่คำถามให้เลือก ไม่ใช่

  6. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปยังหน้าการตั้งค่าไลบรารีให้เลือกตกลง

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อไลบรารีของไซต์มีข้อกำหนดเช็คเอาท์

วิธีหนึ่งในการควบคุมการทำงานร่วมกันในเอกสารคือจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์โดยเฉพาะเมื่อผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงไลบรารีได้ ถ้าคุณมีไฟล์เช็คเอาท์คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นไม่สามารถเขียนทับได้ อย่างไรก็ตามคุณยังป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดหรือทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องตรวจสอบไฟล์กลับมาในทันที

สิ่งสำคัญ: อย่ากำหนดค่าไลบรารีไซต์ของคุณให้จำเป็นต้องเช็คเอาท์ถ้าบุคคลวางแผนเพื่อเขียนเอกสารร่วมกันในไลบรารี ผู้ใช้ไม่สามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารเมื่อมีการเช็คเอาท์ที่จำเป็น

เมื่อคุณทำงานในไลบรารีที่จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณทำความเข้าใจเกี่ยวกับผลกระทบของการดำเนินการของคุณ

ถ้าคุณทำเช่นนี้ ...

นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้น ...

การสร้างหรือเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีของไซต์

ไฟล์ดังกล่าวจะถูกเช็คเอาท์ให้คุณในครั้งแรก คุณต้องตรวจสอบลงในไลบรารีก่อนที่ผู้อื่นจะสามารถดูและทำงานกับไลบรารีได้

เปิดไฟล์สำหรับการแก้ไข

ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกแก้ไขใน <ชื่อแอปพลิเคชัน> กล่องโต้ตอบข้อความจะเตือนคุณว่าคุณกำลังจะเช็คเอาท์ไฟล์และเสนอโอกาสในการแก้ไขในโฟลเดอร์แบบร่างภายในเครื่องของคุณ

ข้อความการเช็คเอาท์ไฟล์ SharePoint

หลังจากเช็คเอาท์ไอคอนไฟล์จะถูกปกคลุมด้วย รูปไอคอน ลูกศรชี้ลงที่มีสีเขียวชี้ไปที่ระบุว่าไฟล์นั้นได้ถูกเช็คเอาท์แล้ว ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้และไม่มีใครสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ในขณะที่คุณทำการเช็คเอาท์

ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ (คุณสมบัติ)

ถ้าไฟล์ไม่ได้ถูกเช็คเอาท์ให้คุณคุณต้องตรวจสอบก่อนที่คุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของไฟล์ได้เช่นชื่อเรื่องชื่อผู้สร้างวันครบกำหนดนับจำนวนคำและอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะตรวจสอบไฟล์กลับเข้าไปอีกครั้ง

พยายามเปิดไฟล์ที่ถูกเช็คเอาท์ไปยังบุคคลอื่น

ตัวเลือก เช็คเอาท์ และ เช็คอิน ไม่พร้อมใช้งาน คุณไม่สามารถเช็คเอาท์ไฟล์ที่บุคคลอื่นเช็คเอาท์ได้ ถ้าคุณพยายามดำเนินการดังกล่าวกล่องโต้ตอบข้อความจะแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์นั้นถูกเช็คเอาท์โดยบุคคลอื่น

ข้อความแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์ได้ถูกล็อกไว้โดยผู้ใช้รายอื่น

เมื่อต้องการค้นหาบุคคลที่มีการเช็คเอาท์ไฟล์ให้โฮเวอร์เหนือไอคอนไฟล์ ชื่อของบุคคลที่ได้เช็คเอาท์จะปรากฏในคำแนะนำเครื่องมือ

คำแนะนำเครื่องมือที่ปรากฏอยู่ด้านล่างไอคอนไฟล์ที่เช็คเอาท์ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ทราบชื่อไฟล์และใครก็ตามที่ได้เช็คเอาท์

คุณสามารถติดต่อผู้ใช้ที่ร้องขอการเช็คอินของไฟล์ถ้าคุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

เช็คอินไฟล์

คุณได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้ ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชันข้อคิดเห็นของคุณจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชัน ถ้ามีการติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองคุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชนิดของเวอร์ชันที่คุณกำลังตรวจสอบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดเวอร์ชันให้ดูที่ดูเพิ่มเติม

เก็บไฟล์เช็คเอาท์เป็นเวลานาน

ไม่มีใครสามารถดูการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือแก้ไขไฟล์ได้ในขณะที่คุณทำการเช็คเอาท์ ในขณะที่การดำเนินการนี้มีประโยชน์ในระหว่างที่คุณกำลังทำการเปลี่ยนแปลงคุณอาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำงานที่ได้รับมอบหมายได้อีกต่อไป มันเป็นทั้งการปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีและความเอื้อเฟื้อทั่วไปในการตรวจสอบไฟล์กลับมาได้อย่างรวดเร็วที่สุดหลังจากที่คุณตรวจสอบ ในบางสถานการณ์ผู้ดูแลระบบอาจต้องบังคับให้มีการตรวจสอบในไฟล์

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×