Архівування в Outlook для Windows

Архівувати повідомлення в Outlook можна кількома способами. Доступні способи залежать від типу облікових записів електронної пошти, які ви налаштували в Outlook.

Папка "Архів" доступна для всіх облікових записів. Для облікових записів Microsoft 365, Outlook.com та Exchange папка "Архів" – це одна зі стандартних папок Outlook, наприклад "Вхідні", "Надіслані" та "Видалені". Цю папку не можна видалити. Якщо ви використовуєте Outlook з обліковим записом Exchange або Exchange Online, до папки "Архів" застосовуються налаштовані політики для папок, як-от політики збереження.

Для облікових записів POP та IMAP папку "Архів" можна створити або призначити вже наявну папку для використання в якості папки "Архів". Не можна змінити розташування папки "Архів" для облікових записів Microsoft 365 або Exchange.

Якщо переміщувати повідомлення до папки "Архів" за допомогою кнопки "Архівувати", розмір поштової скриньки не зменшується. Якщо потрібно зменшити розмір поштової скриньки, можна скористатися онлайновим архівом у Microsoft 365 для підприємств.

Архівування повідомлень за допомогою кнопки "Архівувати"

Щоб перемістити одне або кілька повідомлень до папки Архів, не видаляючи їх, на стрічці в групі "Видалення" натисніть кнопку "Архівувати". Архівування надає кілька переваг.

Архівні елементи можна легко знайти за допомогою поля пошуку або в папці Архів. Коли термін введено у поле пошуку, за замовчуванням Outlook шукає його в усіх папках поштової скриньки.
Елементи все ще доступні на телефоні або інших пристроях через папку "Архів".

Увага!: Кроки можуть відрізнятися для нової та класичної версії Outlook для Windows. Щоб визначити, яка версія Outlook використовується, знайдіть параметр Файл у стрічці. Якщо немає параметра Файл, виконайте кроки, наведені на вкладці Нова версія Outlook. Якщо відображається параметр Файл, виберіть вкладку Класична версія Outlook.

Нова версія Outlook Класична версія Outlook

Виберіть електронний лист, який потрібно архівувати.
На панелі інструментів виберіть Архівувати .
Ви отримаєте спливаюче сповіщення з підтвердженням дії та параметром Скасувати.

Архівування елементів в Outlook

У папці "Вхідні" або в іншій папці виберіть одне чи кілька повідомлень, які потрібно перемістити до архіву.
У групі Видалення натисніть кнопку Архівувати. Крім того, ви можете миттєво заархівувати одне або кілька повідомлень, натиснувши клавішу Backspace.

Примітка.: Для облікових записів Microsoft 365, Exchange, Exchange Online та Outlook.com папка "Архів" уже існує, навіть якщо ви ніколи раніше не використовували цю функцію. Її можна знайти в списку папок Outlook. Якщо папка не відображається та ви використовуєте Outlook 2016 або Outlook для Microsoft 365, перейдіть до розділу Файл > Обліковий запис Office > Параметри оновлення > Оновити зараз.
Повідомлення буде переміщено до папки Архів. Якщо ви заархівували повідомлення помилково, перейдіть до папки Архів і поверніть його до папки "Вхідні".

Примітка. Кнопка Архівувати відображається лише в Outlook 2016, Outlook 2019 і Outlook для Microsoft 365. У попередніх версіях Outlook на стрічці немає кнопки Архівувати.

Архівування повідомлень за допомогою клавіатури

Ви можете заархівувати одне або кілька повідомлень, натиснувши клавішу Backspace. Якщо натиснути клавішу Delete, повідомлення перемістяться до папки Видалені. Поведінку клавіші Backspace змінити не можна.

Примітка. Якщо повідомлення відкрито в окремому вікні, а не в області Читання, його не вдасться заархівувати за допомогою клавіші Backspace. Щоб використати цю клавішу для архівування, закрийте повідомлення та відкрийте його в області Читання. Коли повідомлення відкрито в окремому вікні, його можна заархівувати лише за допомогою кнопки Архівувати на стрічці.

Як вимкнути архівацію за допомогою клавіші Outlook для Microsoft 365 Backspace?

Щоб клавіша Backspace не переміщала елементи до папки "Архів", додайте наведені нижче записи реєстру.

Важливо
Уважно виконайте кроки, описані в цьому розділі. Неправильно внесені до реєстру зміни можуть призвести до серйозних проблем. Перш ніж вносити зміни, створіть резервні копії реєстру для відновлення на випадок виникнення проблем.

шлях реєстру Групова політика:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Ім'я: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значення: 1

Шлях реєстру засобу настроювання Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Ім'я: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значення: 1

Примітка. Це виправлення не стосується постійних версій Outlook.

Пошук папки "Архів"

Папка Архів міститься в списку папок. Щоб відобразити список папок, виберіть Подання > Область папок > Звичайний.

У меню "Область папок" вибрано пункт "Звичайна".

Пошук елементів у папці "Архів"

За замовчуванням, коли ви шукаєте елементи Outlook за допомогою поля "Пошук: Поточна поштова скринька" вгорі списку папок, Outlook виконує пошук в усій поштовій скриньці.

Пошук у поштовій скриньці

Щоб обмежити пошук лише папкою "Архів", спочатку виберіть її в списку папок. Тепер Outlook шукатиме термін, введений у поле пошуку, лише в папці "Архів".

Пошук в архівній папці

Відмінності від онлайнового архіву

Онлайновий архів – це функція для корпоративних клієнтів Microsoft 365, які мають надзвичайно великі поштові скриньки. Ці користувачі можуть використовувати онлайновий архів, щоб не видаляти старі повідомлення. Онлайновий архів користувача функціонує як другий обліковий запис Outlook із власною структурою папок. Таким чином, він не включається в пошук, який виконується в папці "Вхідні".

Якщо ввімкнуто використання онлайнового архіву, адміністратори та користувачі можуть настроїти для своїх поштових скриньок автоматичне переміщення старих повідомлень в онлайновий архів відповідно до політик архівування.

Вибір між папкою "Архів" і онлайновим архівом

Радимо використовувати функцію архівування, щоб видалити з папки "Вхідні" повідомлення, на які ви вже відповіли або відреагували. Власне, "Архів" – це аналог фізичної папки-реєстратора з файлами. Ви можете зберігати в ній елементи й надалі легко отримувати до них доступ. Крім того, за бажанням повідомлення можна видалити або перемістити до інших папок.

Користувачам, які мають великі поштові скриньки в організаціїOffice 365 для підприємств, радимо адміністраторам настроїти політику архівування, яка переміщує елементи до онлайнового архіву через один рік або менше, якщо користувачі швидше досягають квоти поштової скриньки. У такому випадку користувачам не доведеться видаляти старі повідомлення, щоб звільнити місце для нових. Повідомлення з терміном зберігання довшим за зазначений можна перемістити з папки "Вхідні", а також із локальної папки "Архів".

Запитання й відповіді щодо архівування

Якщо використовується обліковий запис Microsoft 365, Exchange, Exchange Online або Outlook.com, розташування, до якого переміщуються архівовані елементи, змінити не можна. Папка "Архів" – одна зі стандартних системних папок Outlook, і її неможливо перейменувати, перемістити або видалити. Якщо використовується обліковий запис POP або IMAP, як-от Gmail, Yahoo або iCloud, розташування папки "Архів" можна змінити, обравши Файл > Параметри поштової скриньки > Інструменти > Налаштування папки архіву.

Архівування – це добре відома функція, вже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com і навіть у системах інших постачальників електронної пошти, як-от Gmail. Оскільки це усталена назва, а онлайновий архів – наявна функція, ми вирішили залишити їх схожими.

Автоархівація – це стара функція Outlook, яка дає змогу автоматично переміщати старі повідомлення в PST-файл. Це означає, що повідомлення видаляються з сервера, що ускладнює їх пошук. Якщо жорсткий диск, який містить файл AutoArchive.pst, стане непридатним для використання, ці повідомлення буде втрачено. Онлайновий архів – це функція корпоративного класу, яку можна використовувати замість автоархівації.

Автоархівацію можна й надалі використовувати за відсутності онлайнового архіву, якщо її не вимкнув ІТ-підрозділ. Докладні відомості про автоархівацію в Outlook 2016 див. в статті Архівація старих елементів вручну в програмі Outlook для Windows.

Архівування – широкодоступна функція в Outlook для Windows, Outlook Mobile, інтернет-версії Outlook і Outlook.com. Функцію архівування не можна вимкнути за допомогою групової політики.