|
У процесі додавання користувачів для роботи над проектом потрібно враховувати два наведені нижче пункти.
Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами. |
|---|
Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .
Якщо ви тільки починаєте керувати проектами Якщо ви новачок у керуванні проектами, ви, імовірно, зрозумієте, що потрібно не просто додавати завдання: кількість людей, яких вони виконують, як враховувати святкові дні та відпустки, а також як і де вводити особисті відомості, наприклад номери телефонів, адреси електронної пошти та відомості про заробітну плату.
Нижче наведено кілька порад, щоб розпочати роботу.
Типи ресурсів, яким можна призначати завдання. Зібравши всі необхідні відомості про завдання проекту, визначте типи потрібних ресурсів.
- PeoplePeople resources Це ресурси, які ми зазвичай вважаємо такими, що працюють над завданнями. Інколи менеджери проектів вживають термін "трудові ресурси", таким чином протиставлячи їх сировині й обладнанню.
- Ресурси для підприємств Це спільні трудові ресурси, керування якими здійснюється на рівні організації. Корпоративні ресурси можна використовувати в програмі Project Professional.
- Матеріальні ресурси. До цих ресурсів належать комп'ютери або інше обладнання, що використовується для роботи над завданнями.
- Універсальні ресурси Ці ресурси визначають вимоги до персоналу для завдань і до виконавців на кшталт теслярів або розробників.
Поміркуйте, як змінюється тривалість кількості ресурсів Якщо для завдання призначено кілька ресурсів, можна очікувати, що тривалість завдання буде скорочено. Утім, у багатьох випадках додавання працівників до завдання може мати протилежні результати. Це може призвести до додаткових витрат, додаткової комунікації та інших недоліків. Наприклад, проєкт нового платного мосту, ймовірно, не піде швидше, якщо ви подвоїте кількість архітекторів у проекті. Програма Project дає змогу керувати тривалістю завдань, доданих до них.
Поміркуйте, як можливості людини впливають на тривалість завдань Досвід користувача може безпосередньо впливати на тривалість виконання завдання. Можна очікувати, що людина з п'ятирічним стажем виконає завдання за менший час, ніж людина з двома роками.
Якщо ви – досвідчений керівник проекту. З часом проекти стають усе більшими, і керування ними ускладнюється. Тепер потрібно використовувати ресурси інших відділів, домовлятися з постачальниками, відстежувати роботу сотень людей, створювати звіти для керівників і виконувати безліч інших справ, про які до цього навіть не було й мови. Упоратися з усім цим допоможе програма Microsoft Project, тому що вона містить усі необхідні для цього засоби.
Нижче наведено кілька порад для підвищення кваліфікації.
Перегляд і уточнення прогнозованої тривалості Уточнюйте прогнозовану тривалість, ураховуючи зібрані дані про поточний і подібні проекти. Точність прогнозованих вимог до ресурсу (і, зрештою, витрат на проект) значною мірою залежить від точності прогнозованої тривалості завдання.
Відстеження використання ресурсів . Слідкуйте, щоб учасники проекту регулярно надсилали звіти про оновлення стану завдань. Подання та звіти у програмі Microsoft Project допоможуть відстежувати діяльність кожного працівника.
Виявлення проблем перенавантаження ресурсів Програма Project допоможе визначити, коли користувачі працюють над завеликою кількістю завдань одночасно.
Відстеження основних планів Основні плани дають змогу зробити знімок проекту, щоб ви могли порівняти поточний перебіг виконання з початковим планом.
Вирівнювання завантаження працівників. Якщо робота виконується над завеликою кількістю завдань одночасно, програма Project може перерозподілити завдання, щоб досягти оптимального робочого навантаження. Один зі способів рівномірно розподілити навантаження – це вирівнювання призначення ресурсів.
Експорт даних проекту до програми Excel для подальшого аналізу У разі необхідності додаткового аналізу відомостей про проект вам знадобиться програма Excel. Наприклад, можна експортувати відомості про завдання та ресурси у програму Excel у вигляді розширених звітів про освоєний обсяг, а потім за допомогою міні-діаграм відобразити ці відомості відносно обсягу виконаної роботи.
Навчання співробітників новим навичкам Великі організації інвестують час і гроші, щоб навчити своїх співробітників новим навичкам і працювати в різноманітних середовищах. Навчання нинішніх співробітників може бути економічно ефективним способом підвищення продуктивності, ніж залучення нових людей.
Крок 1. Додавання працівників до проекту
| Додавання працівників до проекту | Працівників та інші ресурси потрібно додати перед призначенням їм завдань. Інші ресурси можуть включати матеріальні ресурси на кшталт цементу чи фарби або витратні ресурси на кшталт витрат на перевезення та харчування. |
|---|---|
| Змінення робочих днів у календарі проекту | Додавши працівників до проекту, змініть їхні робочі календарі, щоб врахувати їхній робочий час. У програмі Project припускається, що більшість працівників працює стандартний робочий тиждень із понеділка по п'ятницю з 08:00 до 17:00. Але вам не обов'язково дотримуватися цього графіка роботи. |
| Додавання свят і днів відпустки | Усім потрібен відпочинок. Усі хворіють. І всі люблять свята. Дізнайтеся, як врахувати цей незапланований час, додавши його до розкладу. |
| Додавання працівників за допомогою пулу ресурсів | До проекту можна додавати працівників із пулу ресурсів. Пул ресурсів дозволяє зберігати всі відомості про працівників в одному файлі проекту, який може використовуватися як частина головних проектів. |
| Приховання стовпця з конфіденційними відомостями | До проекту можна додавати конфіденційні відомості на кшталт суми заробітної плати і номерів телефону. Їх можна приховати, не видаляючи. |
Крок 2. Призначення завдань працівникам та іншим ресурсам
| Призначення завдань працівникам | Додавши завдання до розкладу, можна почати призначати їх працівникам. |
|---|---|
| Перегляд навантаження та доступності ресурсів | Ви можете знайти перенавантажені ресурси або ресурси з неповним навантаженням у проекті чи в усіх проектах і побачити, чи не призвели до конфліктів ці призначення. |
| Відображення назв завдань біля панелей діаграми Ганта | Панелі Ганта можна зробити інформативнішими, якщо навпроти них відобразити імена завдань. Така можливість стане в нагоді під час роботи зі звітами та нарадами. |
| Введення вартості трудовитрат і матеріалів | Під час додавання працівників до проекту можна додати вартість їхніх послуг. Після призначення їм завдань програма Microsoft Project автоматично обчислюватиме вартість проекту. |
| Перевірка оновлень стану | Якщо користувачі ввели свій робочий стан у веб-застосунку Project Web App, у ньому можна побачити зміни в розкладі. |
| Вилучення працівника з проекту | Люди залишили проект, пішли з компанії, ви неправильно написали ім’я або така особа ніколи взагалі не існувала. У таких випадках може бути потрібно видалити ресурс. |
Крок 3. Керування працівниками й іншими ресурсами
| Вибір правильного подання для перегляду ресурсів | Якщо працівників додано, а робота розпочалася, можна використовувати численні подання програми Project, щоб відстежувати перебіг виконання завдань і змінювати розклад. |
|---|---|
| Змінення тривалості завдання | Один зі способів зменшення робочого навантаження – це зменшення тривалості завдань. |
| Розподіл роботи для зменшення робочого навантаження працівників | Якщо учасники проекту виконують багато завдань проекту одночасно, за допомогою програми Project можна рівномірно розподілити це навантаження. |
| Змінення параметра "З фіксованим обсягом роботи" для різних типів завдань | Якщо ви призначите працівнику завдання або скасуєте його, програма Project збільшить або зменшить тривалість виконання завдання. Це називається плануванням із фіксованим обсягом роботи. Якщо тривалість завдання змінювати непотрібно, можна змінити параметр завдання "З фіксованим обсягом роботи". |
| Відстеження перебігу виконання розкладу | Відстежувати роботу над проектом слід не тільки для забезпечення його вчасного завершення. Також це допомагає вчитися на помилках і досягненнях. |
| Збереження основного плану | Якщо керівник запитає про стан виконання проекту відносно вихідного плану, ніхто не забажає зізнатися: "Не знаю". Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи слід установити основний план. |
| Перегляд звіту проекту про стан виконання завдань працівниками | Створіть і настройте графічні звіти про перебіг виконання завдань проекту. За допомогою програми Project ці звіти можна переглядати або експортувати їх до програм PowerPoint, Word або Excel. |
Повернутися до схеми керування проектами