Hướng dẫn từng bước để triển khai và xây dựng site SharePoint đầu tiên của bạn với sự hỗ trợ của AI.
Giới thiệu
Hướng dẫn này được thiết kế để giúp người dùng mới bắt đầu nhanh chóng và hiệu quả, tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để tạo các site SharePoint hấp dẫn, chức năng và hấp dẫn về mặt trực quan. Cho dù bạn đang thiết lập site nhóm, cổng thông tin liên lạc. Copilot trong SharePoint đơn giản hóa quy trình Trình tạo giải pháp AI – không cần kinh nghiệm phát triển web trước đó.
Bộ dựng Giải pháp là gì?
Bộ dựng Giải pháp là một tính năng mới của SharePoint được thiết kế để đơn giản hóa việc tạo site. Nền tảng này cho phép bạn xây dựng các site SharePoint một cách nhanh chóng và dễ dàng—mà không cần bất kỳ chuyên môn về mã hóa hoặc thiết kế nào. Trong khi thiết lập site, bạn có thể tương tác với Copilot trong SharePoint để tinh chỉnh nội dung và cấu trúc của mình. Chỉ cần mô tả nhu cầu của bạn và AI sẽ cung cấp các đề xuất thông minh.
Tính năng này sử dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ bạn xây dựng và tùy chỉnh các site. Bằng cách phân tích yêu cầu, nội dung và nhu cầu của tổ chức, Excel sẽ đề xuất các bố trí, thiết kế và cấu trúc nội dung, giúp giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để tạo site có tác động.
Mục đích sử dụng
- Site dự án nhóm
- Tin tức hoặc cập nhật về công ty
- Trang Bộ phận trợ giúp hoặc Câu hỏi thường gặp
- Đào tạo và triển khai
- Và nhiều hơn nữa
Điều kiện tiên quyết
- Truy nhập vào SharePoint Online với các quyền thích hợp để tạo site.
- Giấy phép Copilot
- Thông tin cơ bản về trang web bạn muốn tạo (mục đích, đối tượng dự kiến, v.v.)
Cách thức hoạt động
Bước 1: Truy nhập Trình tạo giải pháp
- Truy nhập trang chủ SharePoint của tổ chức bạn.
- Nhấp vào "Tạo site" trong menu điều hướng trên cùng.
- Chọn Tạo site bằng AI từ các tùy chọn có sẵn. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để đảm bảo tính năng này được kích hoạt cho đối tượng thuê của bạn.
- Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng giao diện SharePoint mới, hãy chọn "Dựng" trên thanh bên trái ở bất kỳ đâu trong SharePoint
Bước 2: Mô tả site của bạn
Bắt đầu bằng cách nhập yêu cầu giải thích site bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: "Tôi muốn tạo một site để giúp nhóm của tôi cộng tác và theo dõi tiến độ dự án". Bạn cũng có thể chọn một yêu cầu từ danh sách yêu cầu được đề xuất
Copilot trong SharePoint có thể hỏi một số câu hỏi về mục tiêu của bạn nếu chúng chưa được cung cấp trong yêu cầu ban đầu của bạn. Ví dụ về các câu hỏi tiếp theo là:
- Mục đích chính của trang web này là gì? (ví dụ: quản lý dự án, cộng tác nhóm, chia sẻ tin tức)
- Site của bạn sẽ được người dùng nội bộ hay bên ngoài sử dụng?
Trả lời những câu hỏi này chính xác nhất có thể. Câu trả lời của bạn sẽ được sử dụng để tạo sơ đồ trang.
Bạn cũng sẽ nhận được lời nhắc được AI đề xuất trong suốt trải nghiệm của mình. Bạn có thể tận dụng những lời nhắc này phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước 3: Xem lại các đề xuất AI và tùy chỉnh
- Sau khi Bộ dựng giải pháp có đủ thông tin, nó sẽ trình bày đề xuất sơ đồ mặt bằng cho bạn. Sơ đồ site bao gồm các cấu phần như Danh sách, Thư viện, Trang và cấu trúc chung của site sẽ được tạo.
- Bản trình bày cấu trúc trực quan của kế hoạch được hiển thị trên bảng tùy biến và bạn có thể truy nhập kế hoạch chi tiết hơn ở định dạng đánh dấu bằng cách chọn nút "đoạn mã" ở đầu menu điều hướng.
- Tùy chỉnh nội dung bằng cách thêm hoặc xóa các thành phần khác nhau trong dàn bài thông qua trò chuyện hoặc bức vẽ. AI có thể tiếp tục đề xuất nội dung và bố cục có liên quan khi bạn xây dựng.
- Bạn có thể tiếp tục thực hiện thay đổi cho đến khi bạn đã sẵn sàng xây dựng site của mình. Gói sẽ được cập nhật liên tục khi bạn cung cấp thêm thông tin và xóa hoặc yêu cầu thêm các tính năng.
- Nếu bạn không hài lòng, bạn có thể chọn tùy chọn "Bắt đầu lại". Xin lưu ý rằng bạn sẽ mất tất cả tiến độ đã thực hiện trên trình tạo nếu tiếp tục với tùy chọn này.
Bước 4: Hoàn thiện và Phát hành
Sau khi thực hiện các chỉnh sửa cần thiết, bạn có thể tạo site bằng cách chọn "Xây dựng site"
Bạn sẽ được nhắc để xác nhận một số thông tin cơ bản về site:
- Tên Site: Tiêu đề cho site mới của bạn.
- Độ nhạy: Chọn để site của bạn công khai trong tổ chức của bạn hay riêng tư cho các thành viên được mời.
- Địa chỉ email nhóm: chỉ phù hợp khi bạn đang tạo site nhóm dựa trên yêu cầu của mình.
Bấm OK để xác nhận rằng bạn hài lòng với các chi tiết và trang web của bạn sẽ bắt đầu xây dựng. Việc xây dựng site của bạn có thể mất vài phút.
Khi bản dựng hoàn tất, bạn sẽ được chuyển hướng đến site mới. Trong một số trường hợp, khi trang web đang xây dựng, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thêm thông tin để hoàn thành việc xây dựng.
Sau khi truy cập site, bạn có thể tiếp tục cập nhật nội dung và thiết lập site thông qua Copilot trong SharePoint. Copilot trong SharePoint vẫn sẵn dùng để đề xuất các cải tiến khi trang web của bạn phát triển.
Các đề xuất do AI tạo có thể không chính xác, vì vậy bạn có thể để lại phản hồi về chất lượng của các đề xuất bằng cách nhấn ngón tay cái lên và xuống.
Mẹo sử dụng Trình tạo giải pháp hiệu quả
- Câu trả lời rõ ràng và cụ thể cho các yêu cầu AI đưa ra đề xuất liên quan nhất.
- Tận dụng thông tin chi tiết của AI để bảo trì và nâng cao trang web liên tục; Công cụ có thể đề xuất các phần web hoặc tổ chức lại mới khi nhu cầu của bạn thay đổi.
Những điều cần biết
- Một số tính năng nâng cao của SharePoint chưa được hỗ trợ vì vậy bạn có thể cần thiết lập chúng sau khi tạo site.
- Khi trang web của bạn bắt đầu xây dựng, không có cách nào để ngăn nó tiến hành hoàn thành, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hài lòng với sơ đồ mặt bằng. Nếu bạn không hài lòng, bạn có thể bắt đầu và xây dựng một site mới.
Kết luận
Trình tạo Giải pháp trong SharePoint giúp bạn dễ dàng tạo site chuyên nghiệp, tùy chỉnh. Bằng cách làm theo hướng dẫn triển khai này, bạn sẽ tiến hành xây dựng không gian cộng tác giúp thúc đẩy năng suất và sự gắn kết trong toàn tổ chức của bạn.
Ghi chú về tính minh bạch: AI có trách nhiệm (RAI)
Microsoft cam kết phát triển và triển khai AI một cách có trách nhiệm. Khi sử dụng các tính năng có hỗ trợ AI như Copilot trong SharePoint và Trình dựng giải pháp:
- Quyền riêng tư dữ liệu: Đảm bảo tuân thủ các chính sách về quyền riêng tư và quản trị dữ liệu của tổ chức bạn.
- Thông tin nhạy cảm: Tránh nhập dữ liệu nhận dạng cá nhân hoặc dữ liệu bí mật vào lời nhắc AI.
- Sự giám sát của con người: Xem xét nội dung do AI tạo ra để đảm bảo độ chính xác, mức độ liên quan và phù hợp trước khi công bố.
- Minh bạch & Công bằng: Tuân thủ các nguyên tắc AI có trách nhiệm của Microsoft để duy trì sự công bằng, độ tin cậy và an toàn.
- Tìm hiểu thêm: Để biết hướng dẫn chi tiết, hãy truy cập www.microsoft.com/ai/responsible-ai