Dung lượng lưu trữ tệp cho doanh nghiệp của bạn

Khi bạn tiếp tục thiết lập doanh nghiệp của mình trên Microsoft 365, điều quan trọng là phải hiểu rõ các tùy chọn mà bạn có cho nơi lưu trữ tệp của mình.

Một trong những cách tốt nhất để thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp cho doanh nghiệp của bạn là sử dụng OneDrive cho các tệp cá nhân mà bạn muốn kiểm soát việc chia sẻ và SharePoint và Teams cho các tệp mà mọi người hoặc hầu hết đều có quyền truy nhập.

OneDrive là nền tảng lưu trữ đám mây, nơi bạn có thể lưu trữ các tệp cá nhân hoặc tệp cá nhân của mình. OneDrive được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint, đây là nơi thuận tiện để lưu trữ và truy nhập vào các tài liệu nhạy cảm của bạn một cách an toàn.

Sử dụng OneDrive khi bạn muốn tạo một tài liệu chỉ dành riêng cho bạn, ví dụ: khi làm việc trên thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư cao.

Để bắt đầu với OneDrive, hãy đăng nhập để tải xuống và cài đặt ứng dụng OneDrive trên máy tính, sau đó làm theo lời nhắc để đăng nhập và chọn các thư mục bạn muốn đồng bộ lên đám mây. 

• Để tạo tệp mới trong OneDrive, chỉ cần bấm vào nút Mới và chọn loại tệp bạn muốn tạo, chẳng hạn như tài liệu Word hoặc bảng tính Excel.

• Để quản lý tệp trong OneDrive, bấm chuột phải vào một tệp, rồi chọn Đổi tên để đặt tên mang tính mô tả hơn hoặc kéo và thả tệp vào các thư mục khác nhau để tổ chức tốt hơn.

• Để chia sẻ tệp với OneDrive - bấm vào nút Chia sẻ, rồi nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp. Tìm hiểu thêm về cách quản lý tệp trong OneDrive.

SharePoint là một công cụ cộng tác dùng để quản lý và chia sẻ tệp và thông tin trong toàn tổ chức. SharePoint cho phép nhiều người dùng cộng tác trong một vị trí trung tâm.

Sử dụng SharePoint khi bạn cần tạo một tài liệu sẽ được viết và quản lý bởi một nhóm người hoặc khi cần được chia sẻ rộng rãi. Ví dụ: sử dụng địa điểm này làm vị trí tập trung cho các thành viên nhóm để xem đường thời gian, nhiệm vụ và mốc dự án. Điều này cho phép các nhóm theo dõi tiến độ, luôn đúng lịch biểu và cộng tác hiệu quả hơn.

• Để tạo tệp mới trong SharePoint, dẫn hướng đến thư viện tài liệu mà bạn muốn tạo tệp, rồi bấm vào nút Mới.

• Để quản lý tệp, hãy kiểm xuất tệp để thực hiện thay đổi đối với tệp đó, rồi kiểm nhập lại tệp khi bạn hoàn tất.

• Để chia sẻ tệp, bấm vào tệp, rồi chọn Chia sẻ. Bạn cũng có thể cộng tác trong thời gian thực bằng cách mở tệp trong ứng dụng thích hợp, chẳng hạn như Word hoặc Excel, và cho phép đồng tác giả. Để xem các phiên bản trước của tệp, hãy bấm vào tệp và chọn Lịch sử Phiên bản. Tìm hiểu thêm về cách quản lý tệp trong SharePoint.