Tạo không gian cộng tác dự án trong SharePoint

SharePoint cho phép các tổ chức tìm giải pháp cho các vấn đề kinh doanh thường gặp bằng cách sử dụng các phần web và ứng dụng được tạo sẵn. Các kịch bản kinh doanh duy nhất của bạn sẽ xác định loại site và phần web sẽ được sử dụng.

Xem lại câu chuyện ví dụ dưới đây để tìm hiểu thêm về quy trình tạo site. Sử dụng các câu chuyện để xem các loại vai trò và phòng ban khác nhau trong bất kỳ tổ chức nào có thể làm việc cùng nhau như thế nào để đáp ứng nhu cầu của người dùng và mục tiêu kinh doanh của họ. Hiểu rõ các giai đoạn tạo site - lập kế hoạch, xây dựng và quản lý - cũng như các loại tác vụ trong từng giai đoạn. Sau đó, bắt đầu tạo site SharePoint của bạn.

Hãy cân nhắc sử dụng và tùy chỉnh mẫu site Quản lý dự án để nhanh chóng bắt đầu.

Các nguồn cảm hứng khác:

Xem những điều có thể có với sổ tìm kiếm SharePoint
Nhận hướng dẫn tạo site từng bước với hướng dẫn hướng dẫn
Đọc thêm câu chuyện tạo site SharePoint

Kịch bản: Nhóm sản phẩm cần tạo không gian chung và bảo mật để lưu trữ tài liệu, chia sẻ cập nhật trạng thái và liên lạc

Megan là người quản lý dự án chịu trách nhiệm lãnh đạo một nhóm đang nỗ lực phát hành một sản phẩm mới trong 6 tháng tới. Cô ấy biết mình cần một nơi để lưu trữ tài liệu nhóm, cộng tác về nội dung, chia sẻ thông tin cập nhật về tin tức dự án và liên lạc với nhóm. Hiện tại, nhóm của Megan đang sử dụng email làm hình thức liên lạc chính và một số tài liệu dự án được lưu trữ ở một nơi chung nhưng không thể truy nhập an toàn bên ngoài văn phòng hoặc trên thiết bị di động.

Site nhóm mới:

Hình ảnh của site nhóm với bộ hẹn giờ đếm xuống, bài viết tin tức Planner

Mục tiêu của kịch bản:

Thiết lập một nơi thống nhất cho tin tức dự án, cộng tác nhóm và liên lạc dự án
Cho phép giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách sử dụng tính năng trò chuyện và hội thảo video theo thời gian thực
Thống nhất các tài nguyên nhóm như lịch nhóm, địa chỉ email, OneNote và công cụ quản lý tác vụ
Lưu trữ an toàn các tệp và thư mục ở một nơi có thể truy cập từ xa trên bất kỳ thiết bị nào

Các bước để tạo site:

Lập kế hoạch trang web - 1/2 ngày

Megan bắt đầu bằng việc động não ý tưởng với một người quản lý dự án đã tạo ra một site tương tự trong quá khứ. Cô ấy tìm hiểu cách tốt nhất để bắt đầu site dự án của mình là yêu cầu nhóm của mình phản hồi về cách họ thích liên lạc, cộng tác và các loại tính năng có giá trị nhất cho site dự án mới. Megan xác định ưu tiên hàng đầu của nhóm và bắt đầu thu thập tài liệu, hình ảnh và nội dung khác.

Megan xác định rằng site nhóm SharePoint sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm và dự án của mình. Tuy nhiên, site nhóm SharePoint không cho phép trò chuyện trong thời gian thực trừ khi bạn tích hợp Microsoft Teams. Megan làm việc cùng với người quản trị đối tượng thuê SharePoint để đảm bảo Microsoft Teams khả dụng. Cô biết rằng tổ chức của mình đã có quyền sử dụng Microsoft Teams và tất cả những gì cô ấy cần làm là đảm bảo rằng site nhóm của mình được kết nối với một Office 365 Group.

Bây giờ, Megan đã sẵn sàng để bắt đầu xây dựng không gian dự án được Office 365 kết nối của mình và site nhóm.

Xây dựng trang web - 1/2 ngày

Megan xây dựng site nhóm SharePoint, kết nối site với nhóm Office 365 và tạo Nhóm Microsoft được kết nối. Bằng cách kết nối với nhóm, cô ấy tự động cấp cho nhóm của mình quyền truy nhập vào các tài nguyên được chia sẻ như lịch nhóm, OneNote , Planner và địa chỉ email.

Sử dụng phần Planner của bạn, nhóm có thể theo dõi và chia sẻ chi tiết tiến độ dự án
Phần web Tin tức giúp truyền đạt các cập nhật và mốc dự án cho tổ chức
Nhóm có thể dễ dàng truy nhập vào trạng thái sẵn sàng của nhau bằng cách sử dụng phần web Lịch nhóm
Sử dụng phần web Liên kết Nhanh, các liên kết nội bộ được sử dụng thường xuyên được tô sáng để truy nhập dễ dàng
Tích hợp các nhóm Microsoft cho phép các cách thức mới để liên lạc và cộng tác với trò chuyện theo thời gian thực, hội thảo video, các tùy chọn để ghi lại cuộc họp và lưu trữ các tài nguyên được chia sẻ tạo thành site nhóm SharePoint

Quản lý site - Đang thực hiện

Hàng tuần, Megan đăng cập nhật trạng thái dự án dưới dạng các bài đăng tin tức có thể được tìm kiếm, hiển thị trong phần web Tin tức và tự động đăng lên kênh Teams
Megan xem xét site nhóm nửa tháng để đảm bảo thời hạn dự án và tin tức được cập nhật
Khi dự án ra mắt, Megan dự định sửa đổi các phần nội dung và phần web của site để điều chỉnh theo nhịp độ kinh doanh mới của việc hỗ trợ sản phẩm
Hàng tháng, Megan tổ chức các phiên Q&A trực tiếp được lưu trữ bởi Microsoft Stream và tự động đồng bộ với tab Stream trong kênh Teams

Kết quả:

Hỗ trợ các thành viên nhóm duy trì kết nối trên các cập nhật quan trọng và mở rộng cuộc hội thoại thông qua trò chuyện và hội thảo video có nhiều người tham gia liên tục
Tăng năng suất nhóm bằng cách cho phép các thành viên nhóm cộng tác về nội dung trong Teams hoặc SharePoint, nơi họ có thể làm việc bao giờ
Giảm khối lượng cuộc họp và email trước khi khởi chạy site nhóm bằng cách tăng khả năng nhận thức thông tin
Cho phép các thành viên nhóm từ xa làm việc hiệu quả hơn