控制檔共同處理的方法之一是要求籤出檔案,尤其是當多個使用者能夠存取文件庫時。 如果需要簽出文件庫,其他人就無法覆寫。 不過,您遇到防止其他人看到最新變更或自行進行變更的風險。 如果其他人需要處理檔,請快速將檔案重新簽入。

附註: 如果使用者打算共同撰寫文件庫中的檔,請勿將文件庫設定為需要簽出。 開啟必要的簽出時,使用者無法同時處理檔。

需要簽出檔案進行編輯

附註: 只有擁有完整控制項或設計許可權的使用者可以設定文件庫,要求籤出檔案。

  1. 前往您計畫使用中的文件庫。

  2. 選取設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 >文件庫設定

    如果您沒看到這些功能表項目,請在功能區上選取文件庫,然後選取在設定群組中,選取文檔庫設定

  3. 在設定 頁面上 的一 般設定下,選取版本設定

  4. In the Require Check Out section, under Require documents to be checked out before they can be edited?, select Yes.

  5. 若要儲存您的設定並返回文檔 庫設定 頁面,請選取確定

如果您這麼做...

這就是會發生的情況...

建立或新增檔案至文件庫

檔案一開始會簽出。 您必須先檢查文件庫,其他人才能查看並處理。

開啟檔案進行編輯

當您選取 編輯 時,會自動將檔案簽出 訊息對話方塊會提醒您即將簽出檔案,並為您提供在當地的草稿資料夾中編輯檔案的機會。

簽出之後,檔案圖示會以綠色向下箭號覆蓋,表示檔案現在已簽出。 當您已簽出檔案時,其他人無法變更檔案,其他人也看不到您的變更。

變更檔案資訊 (屬性)

如果檔案尚未簽出,必須先簽出檔案,才能變更其屬性,例如標題、作者名稱、到期日、字數統計等。 您必須將檔案重新簽入,您的變更才會生效。

嘗試開啟已簽出給其他人的檔案

無法使用簽出和簽入選項。 您無法簽出其他人已簽出的檔案。 如果您嘗試這麼做,會出現訊息對話方塊,通知您檔案已由其他人簽出。

若要找出檔案已簽出者,請將游標停留在檔案圖示上。 已簽出人員的名稱會顯示在工具提示中。 您可以聯絡該人員,要求快速簽入檔案。

簽入檔案

系統會提示您輸入您變更的批註。 如果文件庫追蹤版本,您的批註會成為版本歷程記錄中的一部分。 如果主要和次要版本都受到追蹤,系統會提示您選擇要簽入的版本類型。 有關版本控制詳細資訊,請參閱另請參閱

將檔案保留簽出很長一段時間

當您已簽出檔案時,沒有人可以看到您的變更或編輯檔案。 雖然這對您進行變更期間很有説明,但也可能防止其他人執行指派的工作。 在簽出檔案後,儘快將檔案重新簽入是良好的商業作法和一般禮節。 在某些情況下,系統管理員可能必須強制簽入檔案。

如何將網站文件庫設定為需要簽出?

只有擁有完整控制項或設計許可權的人才能設定文件庫,要求籤出檔案。

若要要求籤出檔案

附註: 如果這項資訊與看到的資訊不相符,您可能 Microsoft 365 升級之後使用。 若要尋找適用于您的資訊,請選取線上 、2016、2013 的 Tab。

  1. 流覽至您計畫使用中的文件庫。 如果文件庫名稱未出現在快速啟動窗格中,請選取所有網站內容,然後選取文件庫的名稱。

  2. 在功能區上的文件庫 工具 群組中,選取文檔 庫選項卡

  3. 選取文件庫設定 SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕

  4. 在文檔 庫設定 頁面的一 般設定下,選取版本設定

  5. In the Require Check Out section, under the Require documents to be checked out before they can be edited? question, select Yes.

  6. 若要關閉對話方塊並返回 [ 文件庫設定> 頁面,請選取[確定

如何從網站文件庫移除取出要求?

如果一段時間之後,貴組織決定不需要取出,如果您有完全控制或設計許可權,您可以移除需求。

若要移除取出檔案的需求

附註: 如果這項資訊與看到的資訊不相符,您可能 Microsoft 365 升級之後使用。 若要尋找適用于您的資訊,請選取線上 、2016、2013 的 Tab。

  1. 流覽至您計畫使用中的文件庫。 如果文件庫名稱未出現在快速啟動窗格中,請選取所有網站內容,然後選取文件庫的名稱。

  2. 在功能區上的文件庫 工具 群組中,選取文檔 庫選項卡

  3. 選取文件庫設定 SharePoint Foundation 文件庫功能區上的 [文件庫設定] 按鈕

  4. 在文檔 庫設定 頁面的一 般設定下,選取版本設定

  5. In the Require Check Out section, under the Require documents to be checked out before they can be edited? question, select No.

  6. 若要關閉對話方塊並返回 [ 文件庫設定> 頁面,請選取[確定

當網站文件庫有簽出需求時,會發生什麼情況?

控制檔共同處理的方法之一是要求籤出檔案,尤其是當多個使用者能夠存取文件庫時。 如果您已簽出檔案,您可以確定其他人無法覆寫檔案。 不過,您也會防止其他人看到最新的變更或自行進行變更,因此您必須立即將檔案重新簽入。

重要: 請勿將您的網站文件庫設定為要求查看人員是否打算共同撰寫文件庫中的檔。 當需要簽出時,使用者無法同時處理檔。

當您使用需要簽出檔案的文件庫時,瞭解動作的影響會很有説明。

如果您這麼做...

這就是會發生的情況...

建立或新增檔案至網站文件庫

檔案一開始會簽出。 您必須先檢查文件庫,其他人才能查看並處理。

開啟檔案進行編輯

當您選取應用程式名稱中的編輯時,系統會自動<檔案>。 訊息對話方塊會提醒您即將簽出檔案,並為您提供在當地的草稿資料夾中編輯檔案的機會。

SharePoint 檔案取出訊息

簽出之後,檔案圖示會以綠色向下箭號 圖示圖像,表示檔案現在已簽出。 當您已簽出檔案時,其他人無法變更檔案,其他人也看不到您的變更。

變更檔案資訊 (屬性)

如果檔案尚未簽出,必須先簽出檔案,才能變更其屬性,例如標題、作者名稱、到期日、字數統計等。 您必須將檔案重新簽入,您的變更才會生效。

嘗試開啟已簽出給其他人的檔案

無法使用簽出和簽入選項。 您無法簽出其他人已簽出的檔案。 如果您嘗試這麼做,訊息對話方塊會通知您檔案已由其他人簽出。

告知您檔案已由他人鎖定的訊息

若要找出檔案已簽出者,請將游標停留在檔案圖示上。 已簽出人員的名稱會顯示在工具提示中。

出現在已簽出檔案圖示下方的工具提示。 它讓使用者知道檔案名,以及檔案的簽出者。

如果您需要快速處理檔案,您可以與該人員聯繫以要求籤入檔案。

簽入檔案

系統會提示您輸入您變更的批註。 如果文件庫追蹤版本,您的批註會成為版本歷程記錄中的一部分。 如果主要和次要版本都受到追蹤,系統會提示您選擇要簽入的版本類型。 有關版本控制詳細資訊,請參閱另請參閱

將檔案保留簽出很長一段時間

當您已簽出檔案時,沒有人可以看到您的變更或編輯檔案。 雖然這對您進行變更期間很有説明,但也可能防止其他人執行指派的工作。 在簽出檔案後,儘快將檔案重新簽入是良好的商業作法和一般禮節。 在某些情況下,系統管理員可能必須強制簽入檔案。

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