使用 Planner 代理程式自動產生狀態報告

套用到
Microsoft Planner

Planner Agent 會根據進度、里程碑和即將執行的任務產生簡潔、專業的摘要，以自動處理您計劃的狀態報告電子郵件。 它有助於讓利害關係人了解情況、節省時間並支援專案之間的透明度和一致性。 狀態報告同時適用於 共用基本方案 和 共用進階方案。

注意

Planner Agent 目前正在向客戶推出。 在 Planner 代理程式常見問題集 中深入了解 Planner 代理程式。

開啟新報表

選項 1：從新方案開始

  1. 瀏覽至 Microsoft Teams 並開啟 Planner 應用程式。
  2. 選取 [基本方案] 或 [進階方案] 以建立新方案。 狀態報表可搭配兩者使用。
  3. 選取右上方的 [ 共用 ] 圖示來共用您的計畫。 您可以建立新群組，或將計畫新增至現有群組。
  4. 將至少 10 個工作新增到您的計畫。
  5. 選取頂端橫幅中的 [報告 ] 索引標籤。 如果您沒有看到此索引標籤，請檢查 (三個點) 溢位功能表以取得其他選項。

選項 2：從現有的計劃開始

  1. 瀏覽至 Microsoft Teams 並開啟 Planner 應用程式。
  2. 開啟至少有 10 個工作的共用方案。 狀態報表同時適用於啟用 Planner Agent 的共用 基本方案 (啟用 Planner Agent) ，以及 (啟用 Planner Agent) 的 共用進階方案 。
  3. 確定計劃是與 Microsoft 365 群組共用。 如果沒有，請選取右上角的 [ 共用 ] 按鈕來分享。
  4. 瀏覽至 [報告 ] 索引標籤。

秘訣

報告最適合搭配已追蹤一段時間且充滿工作的計畫。 如果您的方案中少於 10 個工作，請在產生報告之前嘗試新增更多工作。

產生、檢視及編輯報表

  1. 選取 [報告] 索引標籤頂端橫幅上的 [開始使用]。
  2. 在 [報告期間] 底下，選取下拉式清單，然後選擇您希望報告涵蓋的時段，例如， 上週、 過去兩週、 上個月或 上一季。
  3. (選擇性) 選取 [ 顯示更多選項 ] 以量身打造報表：
    • 報告節： 選取下拉式清單來選擇要包含的節，例如 執行摘要、 風險和阻礙因素，以及 成就。
    • 其他指示： 新增有關您在報告中希望的內容的具體詳細資料。 例如，「新增進度區段，並按貯體細分」。
    • 報告長度：選擇 Concise、Standard 或 Detailed。
  4. 按一下 [產生報表]。 Planner 代理程式會綜合計劃中的資訊，以建立量身打造的報告。
  5. 您的報表會在 Loop 畫布中開啟，而您將會收到含有報表連結的應用程式內通知。 您可以在報告中 (Loop畫布) 中直接編輯內容，以完成內容。

注意

根據計畫的複雜度，產生報表可能需要幾分鐘的時間。 您可以離開目前的頁面或 Planner 應用程式，當您返回時，系統將可使用您的報告。

檢視您最近的報告

  1. 選取包含您要存取之報告的特定計劃。
  2. 瀏覽至 [報告 ] 索引標籤。
  3. 在 [最近的報告 ] 區段下，您會看到一份清單，列出您最近產生的 10 個報告。 每個報表都會顯示其狀態，例如， 草稿。

開啟或刪除報表

在 [最近的報表] 清單中，選取報表旁的 [更多選項] (...) 按鈕，然後選擇：

  • 開啟以在 Loop 中開啟報表，您可以在其中檢視或繼續編輯報表。
  • [刪除] 以從清單中移除報表。

檢視所有過去的報告

  1. 選取包含您要存取之報告的特定計劃。
  2. 瀏覽至 [報告 ] 索引標籤。
  3. 在 [最近的報告 ] 區段下，您會看到一份清單，列出您最近產生的 10 個報告。
  4. 選取 [最近報告] 區段頂端的 [全部檢視]，以開啟存放所有過去報告的 SharePoint 資料夾。

秘訣

您也可以在開啟報表時，透過在浮動列右上角的多重動作按鈕中尋找選項，來檢視所有過去的報表。

對報告採取動作

以 Loop 元件的形式共用報表

查看報告時，您可以使用右上角的 Loop 圖示存取其他選項。

  • 選取 [共用位置] 以檢視儲存 Loop 元件的 SharePoint 資料夾連結。 您也可以從這裡選取 [新增至 Loop 工作區]，以將您的元件包含在另一個工作區中。
  • 選取 [複製元件] 並將它貼到其他位置，例如 Microsoft Teams、Outlook、OneNote、Word 或其他 Microsoft 365 應用程式。 對這些位置的元件所做的任何變更都將自動即時更新。
  • 選取 [查看誰有權 檢視目前有權存取您報告的小組成員清單]。

與群組外部使用者共用報告

  1. 瀏覽至儲存 Loop 元件的 SharePoint 資料夾，然後從該資料夾開啟它。
  2. 在 Loop 中開啟報表後，選取右上角的 [共用]。

透過 SharePoint 電子報共用您的報告

在 Teams 的 Planner 中開啟報告後，選取位於浮動動作列右側的 [以電子報共用]。 此動作會將您的報告轉換成 SharePoint 電子報格式。

關閉報表

選取浮動動作列右側的 [關閉 ] 按鈕以返回預設報表頁面。

存取需求

若要產生狀態報告，使用者必須具有 Planner 代理程式的存取權和 Microsoft 365 Copilot 授權。

狀態報告功能可與下列方案搭配使用：

  • 已啟用 Planner 代理程式 (共用基本方案)
  • 已啟用 Planner 代理程式 (共用進階版方案)

在這兩個情況下，計畫都必須與 Microsoft 365 群組共用，且至少有 10 個工作。

注意

具名組織不支援狀態報告功能。 沒有 Microsoft 365 Copilot 授權的使用者可以檢視及編輯報表，但無法產生新的報表。

更多使用 Planner 代理程式的方式

存取 Planner Agent

使用 Planner 代理程式從頭開始建立計劃

關於 Planner 代理程式的常見問題集