هدف إدارة المشروع: إضافة أشخاص وتعيينهم إلى مهام

	عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على مشروعك، ثمة أمران يجب أخذهما في الاعتبار: إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص إلى جدول مشروعك قبل . . . يمكنك تعيينهم للعمل على المهام. يشكّل هذا الاختلاف مصدر إرباك شائعاً عند استخدام أي برنامج لإدارة المشاريع. للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء . . .

إذا لم تكن ملما بشكل كاف بإدارة المشاريع إذا لم تكن ملما بشكل كاف بإدارة المشاريع، فقد تدرك أن هناك أمور أخرى من ينبغي القلق بشأنها تتجاوز إضافة المهام، مثل عدد الأشخاص الذين يجب تعيينهم للعمل على تلك المهام، وكيفية حساب أيام العطل والإجازات للأشخاص، وكيفية وضع المعلومات الشخصية مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الرواتب ومكان وضعها.

إليك بعض التلميحات لمساعدتك على البدء.

• تعرف على أنواع الموارد التي يمكنك تعيينها للمهام بعد الانتهاء من جمع المعلومات التي تحتاج إليها حول مهام المشروع، حدد أنواع الموارد التي ستحتاج إليها.

  • People Resources هذه هي الموارد التي نفكر فيها عادة عند العمل على المهام. يطلق مدراء المشاريع في بعض الأحيان التسمية "موارد العمل" على هذه الموارد، بخلاف المواد والمعدات.
  • موارد المؤسسة هذه الموارد هي موارد العمل التي تتم إدارتها ومشاركتها عبر المؤسسة. يتم استخدام موارد المؤسسة مع Project Professional.
  • الموارد المادية تتضمن هذه الموارد أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة المستخدمة لإكمال العمل على المهام.
  • الموارد العامة تحدد هذه الموارد متطلبات التوظيف للمهام وليس أفرادا محددين، مثل النجارين أو المطورين.

• النظر في كيفية تغيير عدد الموارد للمدد عندما تضع موارد متعددة على مهمة، تتوقع أن يتم تقصير مدة المهمة. ولكن، في العديد من الحالات، قد يؤدي تعيين عدة أشخاص للعمل على مهمة إلى حدوث تأثير عكسي. فقد يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف والمراسلات وأمور أخرى تتسم بعدم الكفاءة. على سبيل المثال، لا تؤدي مضاعفة عدد المهندسين العاملين على تصميم جسر تعرفة مرورية جديد إلى تنفيذ المشروع بشكل أسرع. يسمح لك Project بالتحكم في ما يحدث لمدد المهام بعد إضافة المهام.

• فكر في كيفية تأثير قدرات الشخص على مدد المهام يمكن أن تؤثر تجربة الشخص بشكل مباشر على مدة المهمة. قدl تتوقع أن يقوم شخص يتمتع بخبرة خمس سنوات بإكمال مهمة خلال فترة زمنية أقل مقارنة بشخص لا تتجاوز خبرته السنتين.

إذا كنت مدير مشروع يتمتع بالحنكة مع زيادة حجم المشاريع، يزداد عدد الأمور التي يجب التفكير فيها. أنت الآن قلق بشأن استخدام الموارد في أقسام أخرى ، وتوظيف البائعين ، وتتبع عمل مائة شخص ، وإنشاء التقارير للمديرين التنفيذيين ، والعديد من التعقيدات الأخرى التي لم تفكر فيها حتى الآن. لحسن الحظ، يحتوي Microsoft Project على أدوات الخبراء التي ستحتاج إليها.

إليك بعض التلميحات التي تساعدك على تنمية خبراتك.

• مراجعة تقديرات المدة وتحسينها استخدم المعلومات التي تجمعها حول مشروعك الحالي والمشاريع المماثلة لتحسين تقديرات المدة. تعتمد دقة تقديراتك لمتطلبات الموارد (وتكاليف المشروع في نهاية المطاف) إلى حد كبير على دقة تقديرات مدة المهمة.

• تعقب تقدم الموارد تأكد من قيام الأشخاص العاملين في المشروع بإرسال تحديثات منتظمة حول حالة المهام. تساعدك طرق العرض والتقارير في Microsoft Project على تعقب ما يقوم به الجميع.

• تحديد مشاكل التحميل الزائد للموارد بإمكان Project أن يساعدك على معرفة متى يقوم الأشخاص بالعمل على عدد كبير من المهام في الوقت نفسه.

• راقب الخط الأساسي توفر لك الخطوط الأساسية لقطة لمشروعك بحيث يمكنك مقارنة التقدم الحالي مع ما خططت له منذ البداية.

• توزيع العمل عن طريق التسوية عندما يعمل الأشخاص على عدد كبير من المهام في الوقت نفسه، بإمكان Project ضبط التعيينات للوصول إلى حمل عمل أكثر واقعية. تعتبر تسوية تعيينات الموارد طريقة لتسوية التحميل.

• تصدير بيانات المشروع إلى Excel لإجراء المزيد من التحليلات يمكن أن يساعدك Excel عندما تحتاج إلى إجراء مزيد من التحليل لمعلومات Project. على سبيل المثال، يمكنك تصدير معلومات المهام والموارد إلى Excel للحصول على تقارير متقدمة حول القيمة المكتسبة، ثم عرض المعلومات باستخدام خطوط المؤشرات لمعرفة كيفية إنفاق التكاليف بالنسبة إلى مقدار العمل المكتمل.

  

  تدريب الموظفين على مهارات جديدة تستثمر المؤسسات الكبيرة الوقت والمال لتدريب موظفيها على مهارات جديدة والعمل عبر بيئات متنوعة. يمكن أن يكون تدريب الموظفين الحاليين طريقة فعالة من حيث التكلفة لتحسين الأداء بدلا من جلب أشخاص جدد.

الخطوة 1: إضافة أشخاص إلى مشروع

إضافة أشخاص إلى مشروعك	إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص وموارد أخرى قبل تعيينها للعمل على المهام. بإمكان الموارد الأخرى أن تتضمّن موارد مادية مثل الأسمنت أو الطلاء، أو موارد تكاليف مثل أجرة السفر أو تكلفة الطعام.
تغيير أيام العمل لتقويم المشروع	بعد إضافة أشخاص إلى مشروع، يمكنك تعديل تقويمات العمل الخاصة بهم لأخذ وقت العمل في الحسبان. يفترض Project أن معظم الأشخاص يعملون خلال أيام أسبوع قياسي يمتد من الاثنين إلى الجمعة، من الثامنة صباحا وحتى الخامسة من بعد الظهر. ولكن لا يتعين عليك الالتزام بجدول العمل هذا.
إضافة أيام العطل والإجازات	يحتاج الجميع إلى إجازات. ويتعرض الجميع للمرض. ويستمتع الجميع بأيام العطلة. لذلك تعلّم كيفية أخذ هذا الوقت غير المجدول في الاعتبار بإضافته إلى الجدول الزمني.
مشاركة الأشخاص باستخدام تجمع موارد	يمكنك إضافة أشخاص إلى مشروعك من تجمع موارد. يتيح لك تجمع الموارد الاحتفاظ بكل المعلومات المتعلقة بالأشخاص في ملف واحد في Project سيتم استخدامه كجزء من المشاريع الرئيسية.
إخفاء عمود معلومات حساسة	يمكنك إضافة معلومات حساسة كالرواتب وأرقام الهواتف إلى مشروع، غير أنه يمكنك إخفاء هذه المعلومات من طرق العرض، دون فقدان المعلومات.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: تعيين أشخاص وموارد أخرى إلى المهام

تعيين أشخاص للعمل على المهام	بعد الانتهاء من إضافة المهام إلى جدولك، يمكنك البدء بتعيين أشخاص للعمل عليها.
عرض إتاحة المورد وأحمال العمل الخاصة به	يمكنك العثور على موارد زائدة أو منخفضة الحجم في مشروع أو عبر المشاريع، ومعرفة ما إذا كانت التعيينات التي أجريتها قد أدت إلى أي تعارضات.
إظهار أسماء المهام إلى جانب أشرطة مخطط جانت	يمكنك فهم مخططات جانت بسهولة أكبر إذا ظهرت أسماء المهام إلى جانبها. ويعتبر هذا الأمر مساعداً في التقارير والاجتماعات.
إدخال تكاليف للأشخاص والمواد	عندما تضيف أشخاصاً إلى مشروع، ستضيف التكاليف إليهم. بعد ذلك، عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على المهام، يحسب Microsoft Project تلقائياً تكلفة المشروع.
التحقق من تحديثات الحالة	إذا قام أشخاص بإدخال حالة عملهم في Project Web App، يمكنك رؤية تغييرات الجدول في Project.
إزالة شخص من المشروع	يتوقف بعض الأشخاص عن العمل على المشاريع أو يغادرون الشركة، أو، ربما هناك أشخاص لم يكونوا موجودين إطلاقاً في المقام الأول، بسبب خطأ إملائي في كتابة أسمائهم. ولهذه الأسباب كلها، قد تحتاج إلى إزالة أشخاص من المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: إدارة الأشخاص والموارد الأخرى

اختيار طريقة العرض المناسبة لعرض الموارد	بعد تعيين أشخاص للعمل على مهام وبعد بدء العمل، استخدم طرق العرض العديدة المتوفرة في Project لمراقبة التقدم الذي يحققه هؤلاء الأشخاص وإدخال تغييرات على الجدول.
تغيير مدة إحدى المهام	يمكن تقصير مدد المهام من أجل معالجة المشاكل المتعلقة بحمل العمل.
توزيع العمل لتسهيل حمل العمل لدى الأشخاص	عندما يعمل الأشخاص في مشروعك على عدد كبير من التعيينات في الوقت نفسه، يمكنك السماح لبرنامج Project بتوزيع العمل بطريقة متساوية أكثر.
تغيير إعداد الجدولة المعتمدة على المجهود لأنواع المهام	عندما تضيف أشخاصاً إلى مهمة أو تزيلهم منها، يقوم Project بإطالة مدة المهمة أو تقصيرها. هذا ما يُعرف بالجدولة المعتمدة على المجهود. إذا كنت لا تريد تغيير مدة المهمة، فيمكنك تغيير الإعداد المعتمد على المجهود للمهمة.
مراجعة تقدم الجدول	لا يعد تعقب العمل على أحد المشاريع ضروريا لضمان انتهاء مشروعك في الوقت المحدد فحسب، بل يسمح لك أيضا بالاستناد من الأخطاء التي حصلت في مشروع والنجاحات التي حققها.
حفظ خط أساس	عندما يسألك رئيسك عن مدى تقدم المشروع مقارنة بالخطة الأساسية، فإن آخر ما قد ترغب في قوله هو أنك لا تعلم. ويمكنك تجنب ذلك بتعيين أساس كلقطة سريعة للجدول الأصلي قبل بدء المشروع.
عرض تقرير المشروع حول التقدم الذي حققه الأشخاص	يمكنك إنشاء تقارير رسومية وتخصيصها لعمليات التقدم الحاصلة في المشروع. ويمكنك عرض هذه التقارير في Project أو تصديرها إلى تطبيقات أخرى مثل PowerPoint أو Excel أو Word.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع