Добавяне на вашето събитие "Извън офиса" към календара на Outlook на други хора

Създаване на "събитие извън офиса" в календара ви в новия Outlook

1. In Calendar, on the Home tab, select New Event. 
2. Добавете заглавие за събитието, след което изберете начална и крайна дата.
3. За да блокирате цял ден (или дни), плъзнете превключвателя Цял ден . 
4. В групата "Опции " изберете Зает, след което изберете "Извън офиса " от падащия списък.
5. Изберете Запиши.

Изпращане на това "събитие "извън офиса" на други хора

Ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел, създаденото от вас събитие показва, че сте маркирани като "Извън офиса". Това означава, че ако някой се опита да планира събрание с вас, той ще разбере, че не сте на разположение. 

Често срещана грешка при изпращане на вашето събитие "Извън офиса" на други хора е да отворите първоначалното събитие и да промените "Заетост ", за да ви покаже като "Свободен " вместо "Извън офиса". Това обаче означава, че вече ще се показвате като достъпни за всеки, който се опитва да планира събрание с вас. За да избегнете това, трябва да създадете дублирана среща в календара си с Заетост задайте на "Свободен", променете събитието, както е необходимо, и след това го изпратете на други хора в новия Outlook.

1. Във вашия Calendar в новия Outlook щракнете с десния бутон върху събитието "Извън офиса", което създадохте по-рано, и изберете "Дублиране".
2. Добавете ново заглавие за събитието. Например може да искате да включите вашето име в заглавието, така че всеки, който погледне това в собствения си календар, да разбере веднага за какво става въпрос.
3. В групата Участници изберете Опции за отговор и изчистете Изискване на отговори от падащия списък.
4. В групата "Опции " изберете Свободен/зает и от падащия списък изберете "Свободен".
5. В "Поканете участници" добавете избраните получатели.
6. Въведете информацията, която желаете да споделите с получателите.
7. Ако известявате хората за поредица от повтарящи се случаи, когато сте извън офиса, в падащия списък " Без повторение " изберете схемата на повторение и след това изберете "Запиши".
8. Изберете Изпращане.

Когато изпращате това искане за събрание с Заетостта , зададена като "Свободна", събитието се появява в началото на всеки ден в календара на получателя в новия Outlook – визуално напомняне, което не блокира собственото му работно време.

Управление на наличността във вашия календар в новия Outlook

По подразбиране, когато добавите елемент към календара си или приемете покана от някой друг, елементът във вашия календар се маркира като "Зает" :

• Това се отразява на свободното време, което другите виждат в календара ви, когато се опитват да планират събрание с вас.
• Ако използвате Teams, това също се отразява на вашия индикатор за състоянието и ще ви показва като заето, когато имате планирани събрания или срещи.

Когато погледнете календара си, левият ръб на всеки елемент е кодиран с цвят, за да покаже състоянието му: Белият ръб показва свободен, а по-тъмен цвят показва "Зает".

Можете да настроите всеки елемент от календара да се показва като "Зает", "Свободен", "Извън офиса" и т.н.:

1. В календара щракнете с десния бутон върху елемента, който искате да промените.
2. В менюто, което се появява, посочете "Показвай като", след което изберете желаната опция.

Искате да промените състоянието си в Teams? Вижте "Промяна на статуса ви в Microsoft Teams".

Планирането на почивката с искане за събрание в класическия Outlook е процес от две стъпки. Трябва да запишете почивката си в собствения си календар, както и да информирате колегите си, че ще отсъствате, като добавите времето за отпуск към техните календари.

Стъпка 1: Добавяне на времето за почивка в календарите на колегите ви

Когато маркирате време като "извън офиса" в календара си в класическия Outlook, колегите ви го виждат, когато се опитват да планират събрание с вас. Но не би ли било чудесно, ако можете да известите всички наведнъж преди отсъствието си, без да засягате състоянието им на заетост или да претрупвате календарите им? Можете да направите това, като настроите вашата информация да се показва в календарите му като целодневно събитие, но за разлика от нормалното целодневно събитие, което обикновено е зададено като "Зает", това целодневно събитие се показва като свободно време. Наличността на заетостта на вашите колеги не е засегната.

1. In Calendar, on the Home tab, select New Meeting in classic Outlook.

   Съвет

   Можете също да използвате клавишната комбинация, за да създадете ново искане за събрание, като натиснете CTRL+SHIFT+Q.

2. Въведете описание в полето "Заглавие" и ако желаете въведете местоположение в полето "Местоположение".

3. В списъците "Начален час " и "Краен час " изберете началния и крайния час на времето, което сте извън офиса. За ваканции това обикновено включва цели дни. Ако случаят е такъв, отметнете квадратчето "Целодневно събитие".

   Забележка

   По подразбиране Outlook използва текущата настройка за часова зона на вашия компютър за планиране. Ако искате да планирате времето си извън офиса въз основа на друга часова зона, отметнете квадратчето " Часови зони " и изберете подходящата часова зона.

4. В групата Участници , за опции за отговор изчистете Изискване на отговори в падащия бутон.

5. В групата "Опции " за "Показвай като" изберете "Свободен " в падащия списък. Ако вече сте указали, че това е целодневно събитие, "Показвай като " автоматично се задава на "Безплатно".

   Важно

   • Уверете се, че настройката "Показвай като " е зададена на "Безплатно". Това позволява на получателите на искането за събрание да приемат искането за събрание и да добавят времето ви за почивка към календара си, но не и да блокират време в своя календар. Календарът на получателя все още ще показва свободна наличност за планиране по време на отпуската ви.
   • При избор на целодневно събитие началният час на събитието е в полунощ. За да избегнете получаването на известявания от вашите колеги в нечетни часове, задайте настройката за напомняне на "Няма".

6. Въведете информацията, която желаете да споделите с получателите.

7. Добавете желаните получатели в реда "Задължително" или "Незадължително".

8. Ако известявате хората за поредица от повтарящи се времена, когато ще бъдете извън офиса, в групата Опции изберете "Повторяемост", изберете схемата на повторение и след това изберете OK.

9. Изберете Изпращане.

Когато изпратите това искане за събрание с зададено "Покажи като" на "Безплатно", събитието се показва в началото на всеки ден в календарите в Outlook на колегите ви – визуално напомняне, което не блокира никакво работно време.

Стъпка 2: Блокиране на почивките във вашия календар

Ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел, искането за събрание, което изпратихте, е маркирано като свободно време, за да се предотврати блокирането на време в календарите на други хора. Часът обаче се отбелязва като свободен и във вашия собствен календар. Сега трябва да създадете допълнителна среща за себе си в класическия Outlook, така че другите да виждат, че не сте на разположение през времето, което зададете.

Често срещана грешка е да отворите елемента искане за събрание в календара си и да промените настройката " Показвай като " от "Свободен " на "Извън офиса ", след като изпратите първоначалното искане. Когато обаче направите това, до всеки, на когото сте изпратили искането за събрание, се изпраща актуализация, която променя "Свободен " на "Извън офиса " и осуетява стъпките, които сте предприели, за да избегнете това. Трябва да създадете дублирана среща в календара си с настройка "Показвай като ", зададена на "Извън офиса".

Когато хората използват класическия календар на Outlook, за да планират събрания и други събития, те могат да виждат вашата наличност, освен ако не сте променили разрешенията за вашия календар, за да предотвратите това. Обикновено срещите, събранията и събитията имат настройка "Показвай като" на "Зает". Можете също да създавате елементи с настройка "Показвай като " на "Извън офиса". Елементите, зададени на "Извън офиса ", се считат за подобни на елементите, зададени на "Зает " – някой не бива да очаква от вас да сте на разположение в този момент. Визуално двата типа се различават – елементите, зададени като "Извън офиса ", се показват с лилав цвят, а елементите, зададени като "Зает ", се обозначават със синя тема. Тази разлика във външния вид помага да се подчертае защо не сте на разположение. Например може да успеете да преместите конфликтен елемент от типа "Зает ", но вероятно не сте в състояние или не желаете да промените елемент от състояние "Извън офиса ", като например вашата почивка.

1. В Calendar, в раздела "Начало" изберете "Нова среща" в класическия Outlook.
2. В полето за заглавие въведете име за времето, прекарано в отсъствието си.
3. В "Начален час " и "Краен час" изберете датите, когато започва и свършва отсъствието ви.
4. Отметнете квадратчето Целодневно събитие .
5. Променете настройката " Показвай като " на "Извън офиса".
6. Изберете Запиши & Затвори.