Insights i Outlook-tilføjelsesprogrammet Viva Insights hjælper dig med at arbejde mere effektivt. I denne artikel kan du lære, hvordan du kan bruge hver indsigt.
Forbered dig til dine møder
Møder er afgørende for et sundt samarbejde. Bedre mødepraksis kan forbedre produktiviteten, informationsdeling, innovation, beslutningstagning og forbindelserne mellem teammedlemmer.
Indsigten Forbered dig på møder viser dig en liste over kommende møder, som du har organiseret, eller som du er blevet inviteret til i løbet af de næste syv kalenderdage (herunder den aktuelle dag). Denne indsigt hjælper dig med at beslutte, om hvert møde er klar til brug. Vælg Forbered dig på dine møder for at få et indblik i hvert af dine kommende møder. Vælg for at filtrere efter alle, organiserede eller inviterede møder.
Du kan gøre følgende med denne indsigt:
- Få vist deltagere: Find ud af procentdelen af inviterede, der har accepteret mødet, og antallet af inviterede. Vælg pil ned for at få vist flere oplysninger om disse deltagere.
- Få vist konflikter: Få en liste over alle andre møder, der er i konflikt med dette møde.
- Svar (hvis du er inviteret): Svar ja eller nej på invitationen. Hvis du allerede har svaret, vises dit svar her. Hvis et møde er planlagt uden for dine sædvanlige mødetider (hvor du typisk organiserer og deltager i møder i løbet af og uden for arbejdsdagen), fremhæves det med en mulighed for at svare i overensstemmelse hermed.
- Få vist vedhæftede filer: Få vist antallet af vedhæftede filer, der er relateret til dette møde, sammen med deres titler og lagringsplacering (online eller lokal). Hvis en vedhæftet fil er gemt online, kan du få vist flere oplysninger om den eller åbne den.
- Få vist relaterede dokumenter: Få vist dokumenter, der kan hjælpe dig med at forberede dig til mødet.
- Find ud af, om mødet har et onlinelink (hvis du er arrangøren): Hvis mødet har et onlinelink, vil du se et Ja her. Hvis det ikke gør, får du et Nej.
- Book forberedelsestid: Book enten 15 minutter eller 30 minutters forberedelsestid før mødet. Reserveret tid vises i din kalender og refererer til mødet som "Forberedelsestid til [mødetitel]." Du kan også annullere forberedelsestiden til mødet eller slette den direkte fra din kalender.
Tip
Sådan forbereder du dig mere effektivt til dine møder:
- Sørg for, at du har et beslutningsdygtigt antal medlemmer inden mødet. Overvej at sende en påmindelse, hvis du ikke har hørt noget fra deltagerne.
- Send svar, når du inviteres til et møde. Svarene hjælper arrangøren med at afgøre, om deltagere kan deltage eller ej, og derefter foretage de nødvendige skridt, f.eks. omlægge eller optage mødet.
- Vær en inkluderende mødearrangør. Hvis du har deltagere, der arbejder eksternt, kan du overveje at føje et onlinelink til mødet.
- Vær forberedt. Hvis du har brug for rejsetid eller har andre opgaver, der skal udføres lige før mødet for at forberede det, bør du overveje at reservere forberedelsestid.
Hold styr på åbningsrater for mails og dokumenter
Gælder for: personer, der er tilmeldt en relevantserviceplan
Med Spor åbningsrater for mail og dokumenter fortæller Viva Insights dig:
- Hvor mange personer der har åbnet din mail.
- Den gennemsnitlige tid, folk bruger på at læse din mail.
- Hvor mange mailmodtagere, der har åbnet et dokument, som du har delt i mailen som et link eller som en vedhæftet fil.
Bemærk
- Generelt informerer Viva Insights dig om mails, du har sendt til fem eller flere Microsoft 365-brugere, der er interne i din organisation. Du kan finde flere oplysninger om, hvilke mails der rapporteres om, under Rapporteringsdetaljer.
- Når du har sendt en mail, kan det tage op til 30 minutter, før Viva Insights informerer dig om den. Hvis mailen sendes fra en stedfortræderpostkasse med tilladelsen "Send på vegne af", kan stedfortræderen se læsestatistikken.
Få læste oplysninger om dine sendte mails:
Hvis ruden Viva Insights ikke allerede er åben, skal du vælge Viva Insights-ikonet på båndet Hjem i Outlook for at åbne den. Hvis du får en "Velkommen!"-meddelelse, skal du vælge Kom i gang.
Vælg et af følgende:
Åbningsrate for mails i kontekst – Viser læsestatistik for de sendte mails, der aktuelt er åbne i Outlook. Det giver også åbningsrater for sammenkædede eller vedhæftede dokumenter, der er gemt i OneDrive for Business eller i SharePoint.
Bemærk
I sjældne tilfælde kan åbningsraten for dokumenter være højere end åbningsraten for mails. Dette kan ske, når modtagerne åbner dokumentet via andre kilder end den mail, hvor det blev delt.
Hold styr på åbningsrater for mail – viser læsestatistik for alle sendte mails.
Begge disse indstillinger viser mailens emnelinje og en oversigt over åbningsraten, åbningsraten (nogle gange udtrykt som en procentdel) og antallet af videresendelser.
Book tid til at fokusere
Reservér tid til at fokusere kan hjælpe dig med at beskytte tid til fokuseret arbejde og også minimere meddelelser (og dermed distraktion) fra Teams-chats og -opkald i din fokustid.
I ruden til tilføjelsesprogrammet Viva Insights skal du vælge Reservér tid for at fokusere. Denne indsigt vises, hvis kalenderen har tid til rådighed i din arbejdstid, som ikke er blokeret af møder eller aftaler.
Vælg:
- Plus-ikonet (+) ud for den fokusblok, du vil føje til din kalender.
- Blyantsikonet til at ændre, hvad din fokusblok vises som i din kalender. Lad os sige, at du vil fokusere på "salgstale" i to timer. Du skal ændre etiketten "Fokustid" til "Salgstale" og derefter vælge plus-ikonet (+). Denne handling booker en to-timers aftale i din kalender kaldet "Salgstale".
- Book alle for at planlægge al tilgængelig fokustid på én gang, hvilket giver dig beskyttet tid hele ugen. Brug Indsigt i Indstil frokosttimer til at angive dine indstillinger for frokosttider. Viva Insights respekterer dine præferencer, når den planlægger fokustid.
Tip
Angiv prioritetskontakter i Teams for at sikre, at du ikke går glip af vigtige meddelelser i fokustiden. Gå til Teams-indstillinger > Beskyttelse af personlige oplysninger > Vil ikke forstyrres > Administrer prioriteret adgang.
Bliv opdateret om dokumenter
Bliv opdateret om dokumenter viser dig en liste over de delte OneDrive- og SharePoint-dokumenter i mails, som du endnu ikke har åbnet. Denne liste indeholder dokumenter fra de seneste 14 dage.
I ruden til tilføjelsesprogrammet Viva Insights skal du vælge Bliv opdateret om dokumenter.
Vælg:
- Åbn mail eller Åbn møde for at åbne mailen eller mødet, hvor ulæste dokumenter blev delt.
- Book tid til at planlægge tid i kalenderen til at gennemgå ulæste dokumenter.
Tilføj vigtige personer
Baseret på jeres samarbejdsmønstre kan Tilføj vigtige personer foreslå, at du markerer nogle af dine kontakter som vigtige. Når du har markeret disse kontakter som vigtige, minder Viva Insights dig om, at du skal udføre opgaver for dem og åbne ulæste mails fra dem.
- I ruden for tilføjelsesprogrammet Viva Insights skal du vælge Tilføj vigtige personer.
- Markér som vigtig for hver kontakt, du vil prioritere.
Angiv frokosttider
Brug Angiv frokosttider til at beskytte din frokosttid og tilpasse dine Viva Insights, så de kan tage højde for dine foretrukne frokosttider.
Du kan angive dine frokosttider på en af to måder – i Indstillinger eller ved hjælp af kortet Angiv frokosttider:
Angiv frokosttider i Indstillinger
- I ruden Viva Insights-tilføjelsesprogram skal du vælge Indstillinger (tandhjulsikonet).
- Under Angiv frokosttider skal du vælge indstillingen Rediger (blyant).
- Ændr værdierne i felterne Start frokost og Afslut frokost.
- Vælg Opdater.
Angiv frokosttider via kortet Angiv frokosttid
Bemærk
Kortet Angiv frokosttimer vises kun i kort tid til nye brugere af Viva Insights. Den er ikke tilgængelig permanent, men du kan altid opdatere dine frokosttider i Indstillinger.
- I ruden for tilføjelsesprogrammet Viva Insights skal du vælge Angiv frokosttider.
- Du vil bemærke standardfrokosttider. Vælg Bekræft for at beholde det, der er her, eller Rediger for at redigere det.
- Hvis du vil blokere frokost i kalenderen hver dag, skal du vælge Tilføj en tilbagevendende kalenderbegivenhed for at beskytte denne tid.
- Hvis du har foretaget ændringer, skal du vælge Opdater.
Planlæg din tid væk
Brug indsigten Planlæg din fraværstid til at reducere stresset ved planlægning af kommende tid væk fra arbejde. Dette tjekværktøj hjælper dig med at:
- Løs alle dine møder på ét sted med en brugerdefineret meddelelse om dine planlagte fridage.
- Compose dine autosvar og giv dit team besked om dine planlagte fridage.
- Planlæg fokustid for at afslutte opgaver, før du tager afsted, og for at indhente arbejdet, når du kommer tilbage.
Planlæg din tidsplan med disse indstillinger på én gang eller enkeltvis, efterhånden som du kommer tættere på datoen. Du kan også til enhver tid vende tilbage og ændre oplysningerne, inden du tager af sted. Viva Insights sporer dine fremskridt og opdaterer, hvilke handlinger der udføres.
I ruden med tilføjelsesprogrammet Viva Insights skal du gå til kortet Planlæg din tid væk .
Du får vist en tjekliste, der indeholder følgende planlægningsindstillinger:
Vælg datoer – Konfigurer en "Fraværende"-aftale i kalenderen for de valgte datoer:
- Vælg start - og slutdatoer for, hvornår du ikke er til stede.
- Vælg Tidsplan.
Indstil autosvar – Compose og gem en fraværsmeddelelse for de datoer, du har valgt:
Under Compose or edit message skal du beholde standardindstillingen eller redigere dit autosvar.
Bemærk
Hvis du har skrevet en meddelelse for en tidligere periode uden for kontoret, vil du bemærke den seneste meddelelse, du brugte som standard i meddelelsesfeltet Compose- eller Edit-meddelelse.
Vælg Send uden for organisationen for at sende den samme meddelelse til personer i og uden for organisationen.
Tip
Hvis du vil sende en anden meddelelse til autosvar til personer uden for organisationen, kan du gøre det via Outlook: Indstillinger> for mail> Autosvar.
Markér Gem.
Giv besked til samarbejdspartnere – Giv besked til personer, du har arbejdet sammen med inden for de sidste fire uger, om din kommende ferie.
- Hvis du vil underrette samarbejdspartnere via en mail, skal du vælge Åbn ny mailkladde, Foretag ændringer og Send.
- Hvis du vil underrette samarbejdspartnere via en mødeindkaldelse, skal du vælge Åbn ny mødeindkaldelse, foretag ændringer og Send.
Løs møder – Afvis eller annuller møder, du har organiseret eller accepteret, mens du er væk.
- Afvis og annuller møder med denne meddelelse – Rediger den meddelelse, som Viva Insights sender for at afvise eller annullere mødeinvitationer.
- Vælg møder, der skal afvises eller aflyses – Vælg, hvilke møder du vil afvise eller aflyse, eller brug Markér alt for at afvise eller annullere alle de viste møder. Når du er færdig, skal du vælge Bekræft. Du kan også vælge Åbn ud for et møde for at se flere oplysninger om det.
Book tid til at fokusere – Planlæg tid til at fokusere på at afslutte arbejdet, før du tager af sted, og derefter på at indhente det, når du kommer tilbage.
- Udvid Gennemse åbne slots.
- Vælg plustegnet (+) ud for de tilgængelige fokustidsintervaller, du vil reservere.
- Vælg Udført for at føje dem til din kalender.
Hold dig opdateret med dit team
Som leder kan du bruge indsigten Bliv opdateret med dit team til at:
- Reager på opgaver, du har lovet at få udført, eller som teammedlemmerne har bedt dig om at udføre.
- Gennemse vigtige mails og dokumenter fra teammedlemmer, som du endnu ikke har læst.
Denne funktion er kun tilgængelig for Viva Insights-brugere, der har direkte underordnede, der er angivet i Azure Active Directory. Hvis du er leder, men ikke kan se denne funktion, skal du kontakte din Microsoft 365-administrator.
I ruden til tilføjelsesprogrammet Viva Insights skal du vælge Hold dig opdateret med dit team for at se de teammedlemmer, du har brug for at genoprette forbindelsen, og handlinger, du kan udføre for at gøre det.