Verwenden von Regeln zur bedingten Formatierung zum Ändern eingehender Nachrichten in Outlook

Einrichten und Verwalten von Regeln für die bedingte Formatierung im neuen Outlook

Wenn Sie eine Regel zur bedingten Formatierung einrichten, wird sie sowohl für gelesene als auch für ungelesene Nachrichten festgelegt und auf alle Ordner außer Entwürfen angewendet.

Beispiele für die Verwendung der bedingten Formatierung:

• Fügen Sie E-Mails, die von Ihrem Vorgesetzten gesendet werden, eine rote Markierung hinzu.
• E-Mails grün anzeigen, wenn der Betreff bestimmte Wörter wie "Besprechung" enthält.
• Verwenden Sie Orange für alle Nachrichten, in denen Sie in der Cc-Zeile enthalten sind.

Regeln zur bedingten Formatierung werden inEinstellungen-Mail>> unterBedingte Formatierung verwaltet.

Die Regeln werden in der Reihenfolge priorisiert, in der sie angezeigt werden. Wenn es einen Konflikt zwischen Regeln gibt, hat die oberste Regel Vorrang.

                    Sie sehen keine erwartete Regeloption? Nicht alle Optionen für die bedingte Formatierung im klassischen Outlook sind auch im neuen Outlook verfügbar. Wenn Sie weitere Regeloptionen anzeigen möchten, teilen Sie uns dies mit. Gehen Sie im neuen Outlook zu Hilfe>Feedback>Machen Sie einen Vorschlag.

Erstellen einer neuen Regel zur bedingten Formatierung im neuen Outlook

1. Navigieren Sie zu Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Wählen Sie "+ Regel hinzufügen" aus.
3. Benennen Sie Ihre neue Regel.
4. Wählen Sie Ihre Bedingung(en).
5. Wählen Sie die Schriftfarbe für die Nachrichtenliste aus, die angezeigt werden soll. Unter "Vorschau" sehen Sie ein Beispiel dafür, wie der Text angezeigt wird.
6. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie OK aus.
   
7. Wählen Sie Speichern aus.

Bearbeiten einer bedingten Formatierungsregel im neuen Outlook

1. Wählen Sie Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Aktualisieren Sie die Felder, die Sie ändern möchten.
4. Wählen Sie Speichern aus.

Löschen einer Regel zur bedingten Formatierung im neuen Outlook

1. Wählen Sie Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Wählen Sie Regel löschen für die Regel aus, die Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie OK aus.

Aktivieren oder Deaktivieren einer Regel zur bedingten Formatierung im neuen Outlook

1. Wählen Sie Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Verwenden Sie den Umschalter neben der Regel, um sie zu deaktivieren oder zu aktivieren.

Bedingte Formatierungen stellen eine Möglichkeit dar, um Nachrichten, die bestimmte definierte Kriterien erfüllen, in der Nachrichtenliste durch Verwendung von Farbe, Schriftarten und Formatvorlagen hervorzuheben. Sie geben Bedingungen an, die eine eingehende Nachricht erfüllen muss, z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Absenders, und dann wird die bedingte Formatierung nur auf diese Nachrichten angewendet.

Beispielsweise kann in einer bedingten Regel angegeben werden, dass alle von Ihrem Vorgesetzten gesendeten Nachrichten mit rotem Text in der Nachrichtenliste angezeigt werden.

Um weitere Änderungen am Textkörper Ihrer E-Mail-Nachrichten vorzunehmen, ändern Sie die Standardschriftart oder Textfarbe für E-Mail-Nachrichten.

Erstellen einer Regel zur bedingten Formatierung im klassischen Outlook

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Option Ansichtseinstellungen aus.
   

2. Wählen Sie im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen die Option Bedingte Formatierung aus.
   
   Eine Reihe von Standardregeln wird angezeigt. Dies umfasst die Regel für ungelesene Nachrichten . Durch diese Regel werden ungelesene Nachrichten in der Nachrichtenliste fett formatiert angezeigt. Darüber hinaus werden alle Regeln zur bedingten Formatierung angezeigt, die Sie im Bereich "Organisieren " mit einer früheren Version von Outlook erstellt haben.

3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Um eine Regel zu löschen, wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Löschen.
   • Zum vorübergehenden Deaktivieren einer Regel deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Regel.
   • Wenn Sie die Kriterien für eine Regel ändern möchten, wählen Sie die Regel und dann "Bedingung" aus.
   • Um die Textformatierung zu ändern, wählen Sie die Regel und dann Schriftart aus.
   • Um eine neue Regel zur bedingten Formatierung hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen aus, geben Sie im Feld Name einen Namen ein, wählen Sie Schriftart aus, um die Formatierung anzugeben, und wählen Sie dann Bedingung aus, um die Kriterien für diese Regel anzugeben.

Beispiel für Regeln zur bedingten Formatierung im klassischen Outlook

Führen Sie die Schritte 1 und 2 im vorherigen Abschnitt aus, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:

Anzeigen aller Nachrichten von Johann Kaiser in Rot

(Nur für klassisches Outlook)

1. Wählen Sie Hinzufügen aus.
2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
3. Wählen Sie Schriftart aus.
4. Wählen Sie unter Farbedie Option Rot aus.
5. Wählen Sie OK aus.
6. Bedingung auswählen.
7. Geben Sie im Feld "Von " die Zeichenfolge John Kaneein.

1. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, bedingte Formatierung und Erweiterte Ansichtseinstellungen auf OK.

Anzeigen aller Nachrichten, die das Wort "Contoso" im Betreff enthalten, in Grün

(Nur für klassisches Outlook)

1. Wählen Sie Hinzufügen aus.
2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
3. Wählen Sie Schriftart aus.
4. Wählen Sie unter Farbedie Option Grün aus.
5. Wählen Sie OK aus.
6. Bedingung auswählen.
7. Geben Sie in das Feld Nach Wörtern suchen ein Contoso.
8. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, bedingte Formatierung und Erweiterte Ansichtseinstellungen auf OK.

Anzeigen aller Nachrichten, die das Wort "Feiertag" im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten, in Blau

(Nur für klassisches Outlook)

1. Wählen Sie Hinzufügen aus.
2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
3. Wählen Sie Schriftart aus.
4. Wählen Sie unter Farbe die Option Blau aus.
5. Wählen Sie OK aus.
6. Bedingung auswählen.
7. Geben Sie im Feld Nach Wörtern suchen die Zeichenfolge holidayein.
8. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, bedingte Formatierung und Erweiterte Ansichtseinstellungen auf OK.

Einrichten und Verwalten von Regeln zur bedingten Formatierung in Outlook im Web oder Outlook.com

Wenn Sie eine Regel zur bedingten Formatierung einrichten, wird sie sowohl für gelesene als auch für ungelesene Nachrichten festgelegt und auf alle Ordner außer Entwürfen angewendet.

Beispiele für die Verwendung der bedingten Formatierung:

• Fügen Sie E-Mails, die von Ihrem Vorgesetzten gesendet werden, eine rote Markierung hinzu.
• E-Mails grün anzeigen, wenn der Betreff bestimmte Wörter wie "Besprechung" enthält.
• Verwenden Sie Orange für alle Nachrichten, in denen Sie in der Cc-Zeile enthalten sind.

Regeln zur bedingten Formatierung werden inEinstellungen-Mail>> unterBedingte Formatierung verwaltet.

Die Regeln werden in der Reihenfolge priorisiert, in der sie angezeigt werden. Wenn es einen Konflikt zwischen Regeln gibt, hat die oberste Regel Vorrang.

Erstellen einer neuen Regel zur bedingten Formatierung in Outlook im Web oder Outlook.com

1. Navigieren Sie zu Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Wählen Sie "+ Regel hinzufügen" aus.
3. Benennen Sie Ihre neue Regel.
4. Wählen Sie Ihre Bedingung(en).
5. Wählen Sie die Schriftfarbe für die Nachrichtenliste aus, die angezeigt werden soll. Unter "Vorschau" sehen Sie ein Beispiel dafür, wie der Text angezeigt wird.
6. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie OK aus.
   
7. Wählen Sie Speichern aus.

Bearbeiten einer bedingten Formatierungsregel in Outlook im Web oder Outlook.com

1. Wählen Sie Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Wählen Sie Bearbeiten aus.
3. Aktualisieren Sie die Felder, die Sie ändern möchten.
4. Wählen Sie Speichern aus.

Löschen einer Regel zur bedingten Formatierung in Outlook im Web oder Outlook.com

1. Wählen Sie Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Wählen Sie Regel löschen für die Regel aus, die Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie OK aus.

Aktivieren oder Deaktivieren einer bedingten Formatierungsregel in Outlook im Web oder Outlook.com

1. Wählen Sie Einstellungen> fürE-Mail>mit bedingter Formatierung.
2. Verwenden Sie den Umschalter neben der Regel, um sie zu deaktivieren oder zu aktivieren.