Projektmanagement-Zielsetzung: Hinzufügen und Zuordnen von Personen zu Vorgängen

Wenn Sie Personen für die Arbeit an Ihrem Projekt vorsehen, bedenken Sie zwei Punkte: Sie müssen Ihrem Projektzeitplan zuvor Personen hinzufügen. . . Sie sie zur Arbeit an Vorgängen zuweisen. Dieser Unterschied führt häufig bei der Verwendung von Projektmanagementsoftware zu Verwirrungen. Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Wegweiser zum Projektmanagement.

Tipps zum Projektmanagement, bevor Sie beginnen. . .

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, stellen Sie vielleicht fest, dass es mehr gibt als nur das Hinzufügen von Aufgaben, z. B. wie viele Personen sie beauftragen, wie die Feiertage und Urlaubszeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden und wie und wo persönliche Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Gehaltsinformationen eingegeben werden sollen.

Mit den folgenden Tipps finden Sie den Einstieg:

• Erfahren Sie, welche Arten von Ressourcen Sie Aufgaben zuweisen können. Nachdem Sie die benötigten Informationen zu Projektaufgaben gesammelt haben, identifizieren Sie die benötigten Ressourcentypen.

  • People Resources Dies sind Ressourcen, von denen wir normalerweise denken, dass sie an Aufgaben arbeiten. Projektmanager nennen diese manchmal auch Arbeitsressourcen, im Gegensatz zu Material und Ausrüstung.
  • Enterprise-Ressourcen Diese Ressourcen sind Arbeitsressourcen, die in einer Organisation verwaltet und gemeinsam genutzt werden. Enterprise-Ressourcen werden in Project Professional verwendet.
  • Materielle Ressourcen Zu diesen Ressourcen gehören Computer oder Maschinen, die zum Ausführen von Arbeiten an Aufgaben verwendet werden.
  • Generische Ressourcen Diese Ressourcen geben Personalanforderungen für Aufgaben an und nicht bestimmte Personen wie z. B. Schreiner oder Entwickler.

• Berücksichtigen, wie sich die Anzahl der Ressourcen in der Dauer ändert Wenn Sie mehrere Ressourcen auf einen Vorgang anwenden, würde man erwarten, dass sich die Dauer eines Vorgangs verkürzt. In vielen Fällen kann das Hinzufügen von Personen zu einer Aufgabe jedoch den gegenteiligen Effekt haben. Dies kann zu zusätzlichen Kosten, zusätzlicher Kommunikation und anderen Ineffizienzen führen. Zum Beispiel wird der Entwurf für eine neue Mautbrücke wahrscheinlich nicht schneller gehen, wenn Sie die Anzahl der Architekten für das Projekt verdoppeln. In Project können Sie steuern, was mit der Vorgangsdauer geschieht, nachdem Sie Vorgängen hinzugefügt haben.

• Überlegen Sie, wie sich die Fähigkeiten einer Person auf die Aufgabendauer auswirken Die Erfahrung einer Person kann sich direkt auf die Dauer der Aufgabe auswirken. Man könnte erwarten, dass eine Person mit fünf Jahren Erfahrung eine Aufgabe in kürzerer Zeit erledigt als jemand mit zwei.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Wenn Projekte größer werden, gibt es mehr Dinge, über die man nachdenken muss. Sie machen sich jetzt Gedanken über die Verwendung von Ressourcen in anderen Abteilungen, die Einstellung von Anbietern, die Verfolgung der Arbeit von hundert Personen, die Erstellung von Berichten für Führungskräfte und zahlreiche andere Komplexitäten, an die Sie noch nicht einmal gedacht haben. Glücklicherweise verfügt Microsoft Project über die Expertentools, die Sie benötigen.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihr Wissen bereichern können.

• Überprüfen und verfeinern Sie die geschätzten Dauerwerte Verwenden Sie die Informationen, die Sie über Ihr aktuelles Projekt und ähnliche Projekte sammeln, um Ihre Schätzungen der Dauer zu verfeinern. Die Genauigkeit Ihre Schätzungen in Bezug auf die Ressourcenanforderungen (und letztendlich auch in Bezug auf die Projektkosten) sind weitestgehend von der Genauigkeit Ihrer Schätzung der Projektdauer abhängig.

• Ressourcenfortschritt nachverfolgen Stellen Sie sicher, dass die Personen in Ihrem Projekt regelmäßige Aktualisierungen des Status von Vorgängen einsenden. Mit den Ansichten und Berichten in Microsoft Project verlieren Sie nicht aus dem Blick, wer was macht.

• Identifizieren von Problemen mit der Überlastung von Ressourcen Project kann Ihnen dabei helfen, zu erkennen, wenn Personen an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten.

• Behalten Sie Ihre Baselines im Auge Baselines geben Ihnen eine Momentaufnahme Ihres Projekts, damit Sie den aktuellen Fortschritt mit dem vergleichen können, was Sie zu Beginn geplant haben.

• Verteilen von Arbeit durch Abgleich Wenn Mitarbeiter an zu vielen Vorgängen gleichzeitig arbeiten, kann Project die Aufgaben an eine realistischere Arbeitslast anpassen. Das Ausgleichen von Ressourcenzuordnungen stellt eine Möglichkeit für einen Lastenausgleich dar.

• Exportieren von Projektdaten nach Excel zur weiteren Analyse Excel kann Ihnen helfen, wenn Sie weitere Analysen von Project-Informationen benötigen. Beispielsweise können Sie Vorgangs-und Ressourceninformationen für erweiterte Ertragswertberichte nach Excel zu exportieren und die Informationen dann mithilfe von Sparklines anzeigen, um zu sehen, wie die Kosten im Verhältnis zum erledigten Arbeitsaufwand ausgegeben werden.Schulen von Mitarbeitern zum Erwerb neuer Qualifikationen große Organisationen investieren Zeit und Geld, ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten erwerben und in verschiedenen Umgebungen zu schulen.

  

  Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten schulen Große Unternehmen investieren Zeit und Geld, um ihre Mitarbeiter für neue Fähigkeiten und für die Arbeit in verschiedenen Umgebungen zu schulen. Die Schulung kann eine kostengünstige Möglichkeit zur Verbesserung der Leistung als die Einstellung neuer Personen sein.

Schritt 1: Hinzufügen von Personen zu Ihrem Projekt

Hinzufügen von Personen zum Projekt	Sie müssen Personen und andere Ressourcen hinzufügen, bevor Sie sie der Arbeit an Aufgaben zuweisen können. Die anderen Ressourcen können Materialressourcen, wie Zement oder Farbe, oder Kostenressourcen, wie Flugkosten und Essen, enthalten.
Ändern von Arbeitstagen für den Projektkalender	Nachdem Sie einem Projekt Personen hinzugefügt haben, ändern Sie deren Arbeitskalender, um ihre Arbeitszeit zu berücksichtigen. Das Projekt geht davon aus, dass die meisten Menschen eine Standardwoche von Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr arbeiten. Aber Sie müssen sich nicht an diesen Arbeitsplan halten.
Hinzufügen von Feiertagen und Urlaubstagen	Wir alle brauchen Urlaub. Wir alle werden krank. Und wir alle mögen unsere Ferien. Erfahren Sie, wie Sie diese ungeplante Zeit berücksichtigen, indem Sie sie dem Zeitplan hinzufügen.
Gemeinsames Verwenden von Personen mithilfe eines Ressourcenpools	Sie können Ihrem Projekt Personen aus einem Ressourcenpool hinzufügen. Mit einem Ressourcenpool können Sie alle Informationen zu Personen in einer Projektdatei speichern, die als Teil von master-Projekten verwendet werden.
Ausblenden einer Spalte mit sensiblen Informationen	Sie können einem Projekt sensible Informationen, wie Gehälter und Telefonnummern, hinzufügen, diese Informationen aber in Ansichten ausblenden – ohne die Informationen zu verlieren.

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Schritt 2: Zuordnen von Personen und anderen Ressourcen zu Vorgängen

Zuordnen von Personen zur Arbeit an Vorgängen	Nachdem Sie Ihrem Projektplan Vorgänge hinzugefügt haben, können Sie damit beginnen, Personen zur Arbeit an diesen zuzuweisen.
Anzeigen der Ressourcenarbeitsauslastungen und -verfügbarkeit	Sie können über- oder unterlastete Ressourcen in einem Projekt oder projektübergreifend finden und feststellen, ob die von Ihnen vorgenommenen Zuordnungen zu Konflikten geführt haben.
Anzeigen von Vorgangsnamen neben den Balken im Gantt-Diagramm	Sie verstehen Gantt-Balken leichter, wenn Vorgangsnamen neben ihnen angezeigt werden. Dies ist in Berichten und Besprechungen nützlich.
Eingeben von Kosten für Personen und Material	Wenn Sie einem Projekt Personen hinzufügen, fügen Sie Kosten für diese hinzu. Nachdem Sie die Personen dann zur Arbeit an Vorgängen zugeordnet haben, berechnet Microsoft Project dann automatisch die Kosten des Projekts.
Überprüfen von Statusaktualisierungen	Wenn Personen ihre Arbeits status in Project Web App eingegeben haben, können Sie Änderungen am Zeitplan in Project sehen.
Entfernen einer Person aus dem Projekt	Personen werden von Projekten abgezogen, verlassen das Unternehmen oder waren aufgrund eines falsch geschriebenen Namens nie wirklich existent. Aus allen diesen Gründen kann es erforderlich sein, Personen aus einem Projekt zu entfernen.

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Schritt 3: Verwalten von Personen und anderen Ressourcen

Auswählen der richtigen Ansicht zum Anzeigen von Ressourcen	Nachdem Sie Personen zu Vorgängen zugeordnet haben und die Arbeit begonnen hat, verwenden Sie viele Ansichten in Projekt, um ihren Fortschritt zu überwachen und Änderungen am Projektplan vorzunehmen.
Ändern einer Vorgangsdauer	Ein Verfahren zur Behandlung von Problemen mit der Arbeitsauslastung besteht im Verkürzen der Vorgangsdauer.
Verteilen der Arbeit, um die Arbeitsauslastung von Personen zu verringern	Wenn die an Ihrem Projekt beteiligten Personen an zu vielen Aufgaben zugleich arbeiten, können Sie Project die Zuordnung der Arbeit gleichmäßiger verteilen lassen.
Ändern der Einstellung "Leistungsgesteuert" für Vorgangsarten	Wenn Sie einem Vorgang Personen hinzufügen oder aus ihm entfernen, verlängert oder verkürzt Project die Dauer des Vorgangs. Dies wird als leistungsgesteuerte Terminplanung bezeichnet. Wenn sich die Dauer nicht ändern soll, können Sie die Einstellung "Leistungsgesteuert" des Vorgangs ändern.
Überwachen Ihrer Zeitplanung	Die Nachverfolgung der Arbeit an einem Projekt ist nicht nur entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt pünktlich endet, sondern ermöglicht es Ihnen auch, aus Fehlern und Erfolgen in einem Projekt zu lernen.
Speichern eines Basisplans	Wenn Ihr Chef fragt, wie Ihr Projekt im Vergleich zu Ihrem ursprünglichen Plan abschneidet, ist das Letzte, was Sie sagen möchten: "Ich weiß es nicht." Sie können dies vermeiden, indem Sie einen Basisplan als Momentaufnahme Ihres ursprünglichen Zeitplans festlegen, bevor das Projekt startet.
Anzeigen eines Projektberichts zu den Fortschritten der Mitarbeiter	Erstellen Sie grafische Berichte des Projektfortschritts, und passen Sie sie an. Sie können diese Berichte in Project anzeigen oder sie in andere Anwendungen, wie PowerPoint, Word oder Excel, exportieren.

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