Benutzerziel: Optimieren des Projektplans, um den Endtermin einzuhalten

Sie haben Änderungen an Ihrem Projektplan vorgenommen, und jetzt hat sich das Projektende zu weit nach hinten verschoben. Zum Beheben des verschobenen Projektendtermins passen Sie die Vorgänge an, die sich besonders stark auf den Endtermin auswirken. Diese Vorgänge liegen auf dem kritischen Weg des Projekts. Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Der Projektwegweiser.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen

Wenn Sie Änderungen am Projektplan vornehmen, müssen Sie drei Faktoren beachten: die Kosten des Projekts, den Umfang der Projektleistungen und die Zeit. Diese werden häufig als Dreieck dargestellt. Sie können nicht einen Punkt des Dreiecks ändern, ohne dass die anderen Punkte davon beeinflusst werden.

Hier folgen einige Bespiele, was dies für Ihren Projektendtermin bedeutet.

• Wenn Sie den geplanten Endtermin vorziehen, können Sie sich im Ergebnis höhere Kosten und einen verringerten Umfang einhandeln.
• Wenn Sie die Absicht haben, die Kosten des Projekts unter keinen Umständen zu ändern, kann das Ergebnis ein gestreckter Zeitplan bei verringertem Umfang sein.
• Wenn Sie den Umfang oder die Anzahl der Projektleistungen erhöhen, erfordert Ihr Projekt möglicherweise mehr Zeit und kostet mehr Geld mit zusätzlichen Arbeitskräften oder Ressourcen.

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind Egal, wie gut Sie ein Projekt planen, es wird etwas schief gehen. Beginnen Sie jetzt, nach Problemen zu suchen, nicht erst später, wenn alles möglicherweise schon viel schlimmer geworden ist.

Hier sind ein paar Verfahren, wie Sie in das Überwachen und Reparieren Ihres Projekts einsteigen können.

• Sehen Sie sich zuerst die wichtigsten Aufgaben an Einige Aufgaben sind wichtiger als andere, wenn Sie Probleme in Ihrem Projekt lösen müssen. Die Vorgänge, die den größten Einfluss auf den Projektplan haben, sind die kritischen Vorgänge, und sie stellen die Gruppe dar, der Sie die größte Aufmerksamkeit widmen müssen.
• Erhalten Sie den richtigen Überblick über Ihr Projekt Project verfügt über zahlreiche Ansichten und Berichte, die Ihnen helfen, herauszufinden, was mit Ihrem Projekt nicht stimmt. Behalten Sie in einfachen Projekten den Projektendtermin mithilfe des Gantt-Diagramms sorgsam im Blick. Überprüfen Sie in komplizierten Projekten die Abweichungstabellen oder die Ertragswertberichte.
• Erhalten Sie wöchentliche Statusberichte Es ist nicht einfach für Mitarbeiter, Berichte über den Status der Arbeit zu senden. Eine einfache Möglichkeit, den Status abzufragen, bietet sich bei wöchentlichen Teambesprechungen. Ein häufigeres als wöchentliches Abrufen des Status kann kontraproduktiv sein.

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind Sie waren lange Zeit Projektmanager, aber jetzt stehen Sie vor einem Projekt, das genau überwacht werden muss, um das Budget einzuhalten.

Außerdem verlangt Ihr Auftraggeber einem monatlichen Bericht der Geschäftsleitung.

Hier folgen ein paar Punkte, wie Sie in die Überwachung, Berichterstattung und Reparatur Ihres Projekts einsteigen können.

• Erstellen einer Baseline für Ihr Projekt Nachdem Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, speichern Sie eine Basisversion. Ein Basisplan ist eine ursprüngliche Version des Projekts, die Sie zum Ermessen des Fortschritts Ihrer Vorgänge durch Vergleichen verwenden können.
• Erhalten Sie den richtigen Überblick über Ihr Projekt Project verfügt über zahlreiche Ansichten und Berichte, die Ihnen helfen, herauszufinden, was mit Ihrem Projekt nicht stimmt. Wenn Projekte komplexer werden, ziehen Sie die Abweichungstabelle oder Ertragswertberichte hinzu, um die Probleme zu identifizieren.
• Abrufen wöchentlicher Status-Berichte Wenn Projekte komplizierter werden, können Sie ausgefeiltere Methoden verwenden, um wöchentliche Statusberichte zu sammeln. Teammitglieder können die Statusinformationen in SharePoint in eine Aufgabenliste eingeben, die dann mit Microsoft Project synchronisiert werden kann. Wenn Sie Project Professional verwenden, steht Ihnen auch Project Web App zum Einsammeln von Statusberichten von Ihrem Team zur Verfügung. Ein häufigeres als wöchentliches Abrufen des Status kann kontraproduktiv sein.
• Grundlagen der Ertragswertanalyse Anhand der Ertragswertanalyse können Sie ermitteln, ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Überwachen des Projekts

Überwachen Ihrer Zeitplanung	Sehen Sie die Vorgangsaktualisierungen der Teammitglieder an, um zu erfahren, wo Probleme bestehen. Sie können den Fortschritt schnell im Gantt-Diagramm nachverfolgen oder eine hoch entwickelte Ertragswertanalyse verwenden. Auf diese Weise können Sie ersehen, ob die Arbeit am Projekt erwartungsgemäß voranschreitet.
Anzeigen und Verfolgen von Planungsfaktoren	Erfahren Sie, wie Ihr Projekt geplant wird. Sie können sehen, wie sich Änderungen am Vorgangszeitplan auf den Endtermin Ihres Projekts auswirken.
Anzeigen des kritischen Wegs in Ihrem Projekt	Zeigen Sie Vorgänge an, die den größten Einfluss auf den Projektendtermin haben. Betrachten Sie diese Vorgänge zuerst, wenn Sie Probleme in Ihrem Projektplan beheben möchten.
Auswählen der richtigen Ansicht für den Projektplan	Verwenden Sie die Ansichten und Berichte in Project, um zu ermitteln, wo möglicherweise Probleme bestehen und das Vornehmen von Änderungen am Projektplan zu unterstützen.
Festlegen und Speichern eines Basisplans	Wenn Sie Ihre Nachverfolgung noch einmal von Null beginnen möchten, erstellen Sie einen neuen Basisplan, den Sie mit den zukünftigen Fortschritten vergleichen können.
Anzeigen eines Berichts potenzieller Probleme	Erstellen Sie grafische Berichte des Projektfortschritts, und passen Sie sie an. Zeigen Sie diese Berichte in Project an, oder exportieren Sie sie in andere Anwendungen, wie PowerPoint, Word oder Excel.
Aufspüren von Problemen mithilfe der Ertragswertanalyse	Der Ertragswert hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie: "Wenn man sich die Menge an Arbeit ansieht, die bisher in diesem Projekt geleistet wurde, wie viel Geld hätten wir ausgeben sollen?" oder "Werden wir pünktlich fertig?"

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Beheben der Probleme

Ändern des Anfangs- oder Endtermins	Wählen Sie ein Datum aus, das an einem Datum beginnt oder endet, das vor dem Datum des aktuellen Plans liegt. Wenn dies eine Option für Ihr Projekt ist, versuchen Sie zunächst, das Startdatum zu ändern.
Ändern einer Vorgangsdauer	Verringern Sie die Vorgangsdauer, um den Endtermin vorzuziehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Vorgangsdauer für kritische Vorgänge verringern, die den größten Einfluss auf den Projektendtermin haben.
Erneute Zuordnung der Arbeit an einem Vorgang	Wenn Personen an zu vielen Aufgaben zugleich arbeiten, lassen Sie Project die Arbeit durch einen Abgleich der Ressourcenzuordnungen gleichmäßiger verteilen.
Unterbrechen eines Vorgangs	Sie können eine einzelne Aufgabe aufteilen, wenn sie aus mehreren Elementen besteht, die gleichzeitig von verschiedenen Ressourcen bearbeitet werden können. Wenn Sie einen Vorgang des kritischen Pfads in diese verschiedenen Elemente mit unterschiedlichen Zuordnungen aufteilen, können Sie möglicherweise den Endtermin einhalten.
Hinzufügen weiterer Personen zum Projekt	Fügen Sie Personen für die Arbeit an Vorgängen hinzu, durch die sich der Endtermin nach hinten verschiebt.
Entfernen einer Person aus dem Team	Das Entfernen von Personen aus Aufgaben ist eine weitere Möglichkeit, das Enddatum des Projekts festzulegen. Zu viele oder die falschen Personen für einen Vorgang können Kommunikationsprobleme verursachen, durch die sich die Vorgangsdauer erhöht.
Ändern von Arbeitstagen für den Projektkalender	Sie können den Endtermin des Projekts vorverlegen, indem Sie die Arbeitskalender von Personen ändern. Sie können dem Zeitplan von Mitarbeitern weitere Arbeitstage hinzufügen oder sie Überstunden leisten lassen.
Stellen einer Frage im Project-Forum	Lassen Sie Ihre Fragen zu Project von Experten beantworten. Im Project-Forum auf "Answers.com" stehen sowohl erfahrene Benutzer als auch Project-Berater bereit, die auf Ihre Fragen antworten.
Austauschen von Projektinformationen	Nachdem Sie Änderungen am Zeitplan einer Person vorgenommen haben, kommunizieren Sie diese Änderungen, damit die Informationen nicht verloren gehen.
Kompromisse beim Verwalten von Projekten	Jede Änderung an einem Projekt wird um den Preis von Zeit, Geld oder Leistungsumfang umgesetzt. Dies sind die Faktoren, mit denen Sie jeden Tag jonglieren, um Ihren Project-Plan auf Kurs zu halten. Erfahren Sie, wie Sie mit diesen Einschränkungen umgehen.
Wie Vorgänge in Project geplant werden	Da Project Ihren Zeitplan anpasst, können Vorgänge unerwartet verschoben werden. Verstehen Sie das große "Warum?" hinter der leistungsstarken Planungs-Engine von Project.

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