Objetivo de la administración de proyectos: crear una programación de proyecto nueva en el escritorio de Project

Una vez completado el planteamiento inicial acerca de los objetivos del proyecto, es el momento de crear una programación.
Cuando inicia una nueva programación, le agrega tareas y las organiza de manera eficiente para que la fecha de finalización del proyecto sea lo más pronto posible.
Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, vea Guía básica de Project

Sugerencias para la administración de proyectos antes de empezar. . .

• Asegúrate de que estás empezando en el lugar adecuado. Si está al principio del proceso de planeación, es posible que no desee usar Project en absoluto. Quizás tenga una lista sencilla en un sitio de SharePoint o en Excel, o en una servilleta de papel. Comparta esas ideas con otras personas antes de iniciar Project y cree una programación. Obtenga más información sobre las primeras etapas de la planificación de proyectos.
• Asegúrese de que sabe qué es un proyecto y qué no. En las primeras fases de la creación de proyectos, el proyecto podría carecer de claridad o definirse de forma demasiado amplia. Aquí se muestran algunos ejemplos que le ayudarán a reducir los objetivos del proyecto. |Proyectos demasiado definidos|Proyectos definidos con más claridad| |:--- |:--- | |Reducir la sobrecarga de costes|
  • Proyecto para actualizar una fábrica para incrementar la eficiencia.
  • Proyecto para ubicar la planta de mantenimiento más cerca de las instalaciones de la fábrica.
  | |Reducir el riesgo de competencia|
  • Proyecto para reemplazar software de seguridad.
  • Proyecto para contratar especialistas en riesgos del sector relacionado.
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• De acuerdo, todo el mundo ha comprado tu gran idea. Pasos siguientes Inicie Microsoft Project y póngase en marcha. Agregue tareas, organícelas en un esquema y configure un calendario para el proyecto para saber cuáles son las horas de trabajo. También podría empezar a agregar personas, aunque normalmente se hace más tarde. Obtenga más información sobre cómo agregar personas al proyecto.

Paso 1: Crear un nuevo proyecto

Opciones	Descripción
Crear un proyecto a partir de una plantilla	Base un nuevo proyecto en una plantilla rellenada previamente con tareas de proyectos similares al suyo. Muchas de estas plantillas han sido creadas por expertos del sector para ayudarle a empezar.
Crear un proyecto desde cero	Empiece con una pizarra en blanco y rellénela con tareas, personas y otra información sobre la programación.
Abrir un proyecto existente	Abra un proyecto que ya haya configurado y base su proyecto actual en ese.
Abrir un proyecto de una versión anterior	Abra un proyecto realizado en una versión anterior de Project.

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Paso 2: Agregar tareas

Opciones	Descripción
Agregar nuevas tareas	Agregue tareas a una programación para dividir el trabajo en porciones manejables.
Definir la duración de la tarea	Defina el intervalo de tiempo (o tiempo del calendario) que debería tardarse en completar la tarea. Puede introducir un número o escribir un marcador de posición de la duración como "PD" o "Hablar con Sarah primero".
Establecer la cantidad de trabajo que las personas realizan en las tareas	Defina la cantidad de tiempo (o horas por persona) necesaria para completar una tarea. Esta será la cantidad de tiempo independientemente de la cantidad de personas que se asignen a la tarea.
Importar datos de Excel a Project	Si las tareas ya se encuentran en Excel, puede copiarlas de Excel a Project. Project mantendrá el formato y la estructura organizativa de la lista de tareas.
Agregar un hito	Marque el final de las partes o fases principales del proyecto con hitos para mostrar el progreso hacia los resultados principales.
Desactivar una tarea en lugar de eliminarla	Puede cancelar una tarea pero mantener un registro de esta en el plan del proyecto. Es una manera útil de probar cómo afectarían los cambios al proyecto.

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Paso 3: Organizar tareas

Opciones	Descripción
Vincular tareas en un proyecto	Vinculo dos tareas de un proyecto para mostrar la relación entre ellas (denominado también dependencia de tareas). Las tareas vinculadas reflejan el estado real del proyecto. Cuando una tarea cambia, también cambia la otra.
Esquematizar tareas en subtareas y tareas de resumen	Muestre la jerarquía de tareas creando un esquema con los botones Aplicar sangría y Anular sangría.
Dividir una tarea	Cuando haya interrupciones en una tarea, puede dividirla en secciones para mostrar cuándo se detiene y se inicia.
Crear códigos EDT	Use códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) para numerar las tareas de modo que el trabajo coincida con las prácticas de contabilidad de la empresa.
Planeación descendente	Configure las fases principales primero y después desglóselas en tareas individuales.
Cómo programa Project las tareas: entre bastidores	Obtenga información sobre cómo funciona Project con las tareas y sus relaciones para calcular la programación.

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Paso 4: Configurar los calendarios del proyecto

Opciones	Descripción
Definir los días laborables de todas las personas del proyecto	Defina los días laborables estándar de todas las personas del proyecto, como por ejemplo, de lunes a viernes de 8 de la mañana a 5 de la tarde.
Agregar días festivos y de vacaciones	Modifique las programaciones de trabajo de las personas agregando los festivos y las vacaciones.
Crear un calendario solo para una tarea	Identifique el tiempo de trabajo y de no trabajo para una sola tarea, como un proceso en el equipo que se ejecuta por sí solo durante una programación de 24 horas con un día de descanso para realizar el mantenimiento.
Cómo usa Project los calendarios: entre bastidores	Obtenga más información sobre cómo los calendarios de proyectos y los recursos funcionan conjuntamente para ayudar a Project a calcular la programación.

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Paso 5: Guardar y publicar la programación

Opciones	Descripción
Guardar un proyecto	Guarde una copia local de su proyecto como archivo MPP.
Guardar y publicar un proyecto en Project Web App	Ponga el trabajo de su proyecto a disposición en línea de otros usuarios en Project Web App.
Guardar un archivo de proyecto como PDF	Guarde un proyecto en formato PDF que puede leerse con un lector de PDF o en una página web.

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