Microsoft 365 -ryhmät vieraskäytön avulla sinä ja työryhmäsi voitte tehdä yhteistyötä organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa myöntämällä heille oikeuden käyttää ryhmän keskusteluja, tiedostoja, kalenterikutsuja ja ryhmän muistikirjaa. Kuka tahansa ryhmän omistaja voi myöntää käyttöoikeuden vieraalle, esimerkiksi kumppanille, toimittajalle, toimittajalle tai konsultille.
Huomautus
Tässä artikkelissa kerrotaan vieraiden – organisaation ulkopuolisten henkilöiden – lisäämisestä Microsoft 365 -ryhmään työpaikan tai oppilaitoksen tilejä varten. Jos etsit tietoja jäsenten – organisaation jäsenten – lisäämisestä Microsoft 365 -ryhmään on artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Outlookissa.
Miten se toimii
People Microsoft 365 -ryhmät avulla voit lisätä ja hallita vieraita Heidän Microsoft 365 -ryhmissään Outlookin avulla. Asiakkailla voi olla mikä tahansa sähköpostiosoite, ja heidän sähköpostitilinsä voi olla työpaikan, henkilökohtaisen tai oppilaitoksen tili.
- Vaihe 1 Ryhmän omistaja lisää ryhmään vieraan tai ryhmän jäsen on nimennyt vieraan. Noudata ohjeita artikkelissa Ryhmän jäsenten lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen Outlookissa. Ryhmän omistaja hyväksyy kaikki ehdokkaat.
- Vaihe 2 Ryhmän omistajalle ilmoitetaan, mitä sisältöä ja resursseja vieras voi käyttää ryhmän sisällä.
- 3. vaiheVieras vastaanottaa tervetulosähköpostiviestin ja voi osallistua ryhmäkeskusteluihin, vastaanottaa kalenterin kutsuja ja vastata niihin sekä käsitellä ryhmän tiedostoja.
Huomautus
Oletusarvoisesti vieraat ovat ryhmän tilaamia, ja he saavat kaikki ryhmäkeskustelut ja tapahtumat Saapuneet-kansioihinsa. Vieraat eivät voi peruuttaa ryhmäsähköpostien tilausta, kun he ovat ryhmän jäseniä.
Vieraat voivat poistua ryhmästä milloin tahansa kaikkien ryhmän sähköpostiviestien ja kalenterikutsujen alatunnisteessa olevan linkin kautta.
Järjestelmänvalvojat voivat hallita vieraita ja heidän pääsyään Microsoft 365 -ryhmän resursseihin PowerShellin avulla. Katso ohjeet kohdasta Vieraskäytön hallinta Microsoft 365 -ryhmät.
Kun vieras on kutsuttu liittymään ryhmään, hän saa tervetulosähköpostiviestin, joka sisältää hieman tietoa ryhmästä ja siitä, mitä hän voi odottaa nyt, kun hän on jäsen. Viesti sisältää myös joukon linkkejä, joiden avulla he pääsevät alkuun ja voivat muodostaa yhteyden ryhmän resursseihin.
Kaikki vierasjäsenen vuorovaikutukset tapahtuvat hänen sähköpostinsa Saapuneet-kansion kautta. He eivät voi käyttää ryhmäsivustoa, mutta he voivat vastaanottaa kalenterikutsuja, osallistua sähköpostikeskusteluihin ja, jos järjestelmänvalvoja on ottanut asetuksen käyttöön, he voivat avata jaettuja tiedostoja linkin tai liitteen avulla.
Kaikki vieraan vastaanottamat ryhmän sähköpostiviestit ja kalenterikutsut sisältävät muistutuksen vastaamisen käytöstä ryhmän vastauksissa sekä linkit ryhmän tiedostojen tarkastelemiseen ja ryhmästä poistumiseen. Esimerkki:
Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, mitä vieraat voivat tehdä ja mitä eivät.
| Ominaisuus | Sallitaanko vieras? |
|---|---|
| Ryhmän luominen | Ei |
| Ryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen | Ei |
| Ryhmän poistaminen | Ei |
| Ryhmään liittyminen | Kyllä, kutsun kautta |
| Keskustelun aloittaminen | Kyllä |
| Keskusteluun vastaaminen | Kyllä |
| Keskustelun etsiminen | Kyllä |
| @mention ryhmässä oleva henkilö | Ei |
| Ryhmän kiinnittäminen tai lisääminen suosikkeihin | Ei |
| Keskustelun poistaminen | Kyllä |
| Viesteistä ”tykkääminen” | Ei |
| Tapaamisten hallinta | Ei |
| Ryhmän kalenterin tarkasteleminen | Ei |
| Kalenteritapahtumien muokkaaminen | Ei |
| Ryhmän kalenterin lisääminen omaan kalenteriin | Ei |
| Ryhmän tiedostojen tarkasteleminen ja muokkaaminen | Kyllä, jos vuokraajan järjestelmänvalvoja on sallinut sen |
| Ryhmän OneNote-muistikirjan käyttäminen | Kyllä, pääsy tervetulosähköpostista |
| Ryhmien selaaminen | Ei |
Usein kysytyt kysymykset
Mitä vieraat ovat?
Vieras on henkilö, jolla ei ole työpaikan tai oppilaitoksen tiliä organisaatiossasi. Hän voi olla asiakas, toimittaja, kumppani tai joku muu organisaatiosi ulkopuolinen henkilö.
Voinko lisätä vieraiksi organisaationi henkilöitä, jotka eivät kuulu ryhmään?
Ei. Vieraiksi voidaan lisätä vain organisaation ulkopuolisia henkilöitä, kuten kumppaneita tai konsultteja. Voit kutsua oman organisaatiosi henkilöitä liittymään tavallisina ryhmän jäseninä.
Voinko lisätä ryhmiin ulkoisia yhteyshenkilöitä?
Kyllä voit. Ulkoiset sähköpostin yhteystiedot ovat organisaation yleisen osoiteluettelon yhteystietoja. Tällainen yhteyshenkilö voi olla esimerkiksi myyjäyritys, joka tarjoaa säännöllisesti palveluja organisaatiollesi.
Kun yritän lisätä vieraan ryhmääni, näyttöön tulee viesti, jossa lukee "Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan". Miksi?
Järjestelmänvalvojan on otettava vierasominaisuus käyttöön, ennen kuin voit lisätä vieraita. Kun näet viestin, jossa haluat ottaa yhteyttä järjestelmänvalvojaan, vierasominaisuutta ei todennäköisesti ole vielä otettu käyttöön. Lisätietoja on artikkelissa Vieraskäytön hallinta Microsoft 365 -ryhmät.
Voivatko vieraat tarkastella IRM-viestejä?
Ei, vieraat eivät voi tarkastella sisältöoikeuksien hallinnalla suojattuja viestejä.
Miksi saan ilmoituksen toimituksen epäonnistumista, kun vastaan ryhmäviestiin?
Saat ehkä ilmoituksen toimituksen epäonnistumisesta, kun vastaat ryhmäviestiin sähköpostiosoitteella, joka on eri kuin se, jota käytit liittyessäsi ryhmään tai lisättynä ryhmään. Jos esimerkiksi liityit ryhmään seanc@contoso.com , mutta yrität vastata saapuneet-kansiossa seanc@service.contoso.comolevaan ryhmäviestiin , saat ilmoituksen toimituksen epäonnistumisesta.
Voinko jakaa ryhmätiedoston organisaationi ulkopuolisen henkilön kanssa, joka ei ole ryhmän jäsen tai vieras?
Kyllä. Ryhmän jäsenet (eivät vieraat) voivat jakaa Microsoft 365 -ryhmän tiedostoja organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa käyttämällä Jaa-ohjausobjektia ja valitsemalla käyttäjäryhmäksi Tietyt henkilöt . Kirjoita sitten niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.
Lisätietoja on artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden jakaminen Microsoft 365 Businessin kanssa.
Voivatko vieraat käyttää moderneja liitteitä, jotka on välitetty ryhmäviestissä?
Moderni liite on työpaikan tai oppilaitoksen OneDriveen tallennettu tiedosto. Kaikille vastaanottajille on sama linkki. Koska tiedosto on tallennettu pilvipalveluun, kaikki vastaanottajat voivat lukea ja muokata tiedostoa eikä yksittäisiä kopioita tarvitse täsmäyttää.
Microsoft 365 -ryhmässä modernit liitteet jaetaan vain ryhmän jäsenten tai vieraiden kanssa. Kun modernia liitettä sisältävä viesti lähetetään edelleen ryhmään kuuluvalle vieraalle, hän voi käyttää liitettä, kun hän on kirjautunut sisään käyttäjänimellä ja salasanalla. Jos viesti lähetetään edelleen henkilölle, joka ei kuulu ryhmään, kyseinen henkilö ei voi avata liitettä.
Miksi ryhmäkeskustelut puuttuvat joiltakin vierailta?
Ryhmäkeskustelut voivat jäädä vierailta saamatta eri syistä. Saat lisätietoja artikkelista Vierastili ei vastaanota ryhmän sähköpostikeskusteluja.
Miten vieraat voivat tarkistaa ja hallita organisaation keräämiä henkilökohtaisia tietoja?
Vieraat voivat selvittää, mitä henkilökohtaisia tietoja organisaatio säilyttää ja miten pyytää, että kaikki tai osa niistä poistetaan, valitsemalla organisaation tietosuojatiedot -linkin saamansa tervetulosähköpostin alareunassa.
Katso myös
Outlookin uusi Microsoft 365 -ryhmät
Ryhmän jäsenten lisääminen, muokkaaminen tai poistaminen Outlookissa
Vieraiden lisääminen Microsoft 365 -ryhmät
Ryhmien liittyminen, poistuminen tai seuraaminen Outlookissa
Sähköpostiviestin lähettäminen ryhmälle Outlookissa
Tapahtuman ajoittaminen ryhmäkalenteriin Outlookissa
Jaettujen tiedostojen käyttäminen Microsoft 365 -ryhmän kanssa Outlookissa
Ryhmän muokkaaminen tai poistaminen Outlookissa