Le modèle de site d’équipe de communication de crise SharePoint est un site d’équipe conçu pour servir de page d’accueil interne à votre équipe de communication de crise. Coordonnez et planifiez les détails de l’événement avec votre équipe tout en tenant tout le monde informé.
Dans cet article, nous partageons les éléments du modèle de site d’équipe de communication de crise SharePoint et voyons comment vous pouvez personnaliser le site pour vous l’approprier.
Remarque
- Ce modèle est un modèle connecté à Microsoft 365. Lorsqu’une équipe est créée à l’aide de ce modèle, le modèle SharePoint connecté est appliqué au site et à l’équipe.
- Les composants SharePoint tels que les pages, les listes et les intégrations Power Platform sont automatiquement ajoutés et épinglés en tant qu’onglets au canal Général de l’équipe. Les utilisateurs peuvent modifier ces pages et listes directement à partir de Teams.
Fonctionnalités de site
- Site personnalisable fourni avec des images préremplies, des composants WebPart et du contenu destiné à inspirer les éditeurs de site lors de la réalisation de personnalisations pour répondre aux besoins de votre équipe.
- Utilisez les listes Microsoft pour créer un suivi de projet et une liste de suivi des problèmes pour faciliter la gestion et le suivi des détails du projet avec votre équipe.
Remarque
- Certaines fonctionnalités sont introduites progressivement auprès d’organisations ayant choisi le programme de publication ciblée. Il se peut donc que cette fonctionnalité n’apparaisse pas ou soit différente de ce qui est décrit dans les articles d’aide.
- Lorsque vous appliquez un modèle à un site existant, votre contenu ne sera pas automatiquement fusionné avec le nouveau modèle. Au lieu de cela, le contenu existant sera stocké sous forme de page dupliquée dans Contenu du site.
Étape 1 : Ajouter le modèle de site de l’équipe de communication de crise
Tout d’abord, suivez les instructions sur l’ajout d’un modèle de site à un site SharePoint nouveau ou existant.
Remarque
Vous devez disposer des autorisations de création de site pour ajouter ce modèle à votre site.
Étape 2 : Examiner le contenu prérempli du site
Explorez le contenu de site prérempli, les composants WebPart et les pages et décidez des personnalisations de site nécessaires pour s’aligner sur la marque, la voix et l’objectif commercial global de votre organisation.
Pages de site préremplies :
- Page d’accueil - Fournit aux visiteurs un point d’atterrissage pour consulter les nouvelles sur les crises en cours, les mises à jour sur les réponses, les informations sur les politiques et procédures et les ressources utiles.
- Dernière mise à jour - Cette page vous permet de partager les dernières nouvelles et mises à jour relatives aux crises et à votre organisation.
- Plan de projet – Suivre l’avancement de tous les travaux liés aux projets à venir. Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.
- Planificateur de contenu : organise le contenu qui sera partagé concernant les événements à venir. Personnalisez cette liste en modifiant le modèle de liste.
- Conversations : se connecte à un alias d’équipe partagé et à un calendrier d’équipe dans Outlook. Connectez ce site à un groupe Microsoft 365 pour ajouter une conversation en temps réel dans Microsoft Teams.
- Documents : se connecte à un alias d’équipe partagé et à un calendrier d’équipe dans Outlook. Connectez ce site à un groupe Microsoft 365 pour ajouter une conversation en temps réel dans Microsoft Teams.
- Corbeille : permet d’accéder au contenu d’équipe récemment ignoré.
Étape 3 : Personnalisez votre site
Une fois que vous avez ajouté le modèle de site de l’équipe de communication de crise, il est temps de le personnaliser et de vous l’approprier.
Remarque
Pour modifier un site SharePoint, vous devez être propriétaire ou membre du site.
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Personnalisez l'apparence de votre site, sa navigation, ses composants Web et son contenu pour répondre aux besoins de vos visiteurs et de votre organisation. Lorsque vous effectuez des personnalisations, assurez-vous que le site est en mode édition en sélectionnant Editer en haut à droite du site. Pendant que vous travaillez, enregistrez en tant que brouillon ou publiez à nouveau les modifications pour les rendre visibles aux utilisateurs.
1. Utilisez le composant WebPart Hero pour mettre en évidence les protocoles de crise, les mises à jour situationnelles et les ressources utiles
- Commencez par sélectionner le composant WebPart Hero et sélectionnez Modifier les propriétés (
). - Ensuite, sélectionnez les options Layer and Tile (Couche) et Tile (Couche) qui répondent le mieux aux besoins de l’organisation.
Consultez les différentes mises en page et apprenez-en davantage sur la modification du composant WebPart Hero.
2. Utilisez le composant WebPart Texte pour fournir des informations utiles à l’équipe
- Commencez par sélectionner le composant WebPart Texte, puis sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
- Modifiez votre texte directement dans le composant WebPart.
En savoir plus sur la modification du composant WebPart Texte.
3. Utilisez le composant WebPart Liens rapides pour faciliter l’accès aux ressources en cas de crise
- Accédez au composant WebPart Liens rapides, sélectionnez le lien, puis sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
- Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.
- Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.
Afficher différentes mises en page et en savoir plus sur la modification du composant WebPart Liens rapides.
4. Utilisez le composant WebPart People pour répertorier les contacts clés de l’équipe de crise
- Commencez par supprimer le composant WebPart People de l’espace réservé.
- Recherchez la boîte à outils (
) sur la droite. Sélectionnez Afficher tous les composants WebPart, puis sélectionnez ou glissez-déplacez People dans la liste des composants WebPart. - Sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
- Ajustez la disposition et entrez le nom d’une personne ou d’un groupe, puis sélectionnez Enregistrer.
En savoir plus sur le composant WebPart People.
5. Utilisez le composant WebPart Bibliothèque de documents pour fournir un accès rapide aux ressources et documents du Ministère
- Pour modifier l’affichage ou la source du dossier du composant WebPart Bibliothèque de documents, sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
- Pour modifier les dossiers, les étiquettes, le contenu d’une bibliothèque de documents, accédez à la bibliothèque dans Contenu du site, apportez vos modifications, et voyez ensuite le contenu mis à jour dans le composant WebPart.
En savoir plus sur la modification du composant WebPart Bibliothèque de documents.
6. Utilisez le composant WebPart Activité du site pour rester informé de l’activité de l’équipe
- Commencez par sélectionner le composant WebPart Activité de site, puis sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
- Entrez un nombre dans la boîte à outils sous Afficher autant d’éléments à la fois.
En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Activité du site.
7. Utilisez le composant WebPart Liens rapides pour organiser une liste de ressources internes et externes de l’agence
- Commencez par sélectionner le composant WebPart Liens rapides, puis sélectionnez Modifier les propriétés ( ).
- Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.
- Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.
En savoir plus sur l’utilisation du composant Liens rapides.
Personnalisez les pages suivantes du site
- Dernière mise à jour : fournissez des mises à jour sur les crises actuelles et la réponse de votre équipe. Personnaliser cette page en modifiant les composants WebPart Texte et Appel à l’action .
- Plan de projet : effectuez le suivi de tous les problèmes susceptibles d’entraver le déroulement du projet. Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.
- Planificateur de contenu - Organise le contenu qui sera partagé avant les événements. Personnalisez cette liste en modifiant le modèle de liste.
Personnaliser l’apparence et la navigation du site
Avant de partager votre site avec d’autres personnes, mettez la touche finale à votre site en veillant à ce que les utilisateurs puissent trouver le site, parcourir facilement les liens et les pages, et accéder rapidement au contenu du site.
- Modifier les bibliothèques de documents en mettant à jour les noms de dossiers et en téléchargeant des ressources
- Modifier et personnaliser la navigation du site
- Changez l’apparence de votre site en personnalisant le thème, le logo, la disposition des en-têtes et l’apparence de votre site.
- Ajouter ou supprimer des pages sur ce site ou dans la navigation du site pour adapter le contenu existant.
- Choisissez d'associer ce site à un site pivot au sein de votre site hub, ou ajoutez ce site à la navigation d'un site pivot existant si nécessaire.
Étape 4 : Partagez votre site avec d’autres personnes
Partagez votre site avec d'autres personnes après l'avoir personnalisé, revu et publié dans sa version finale.
- Sélectionnez Paramètres , puis Autorisations du site.
- Sélectionnez ensuite Inviter des personnes , puis Ajouter des membres au groupe , puis Ajouter pour accorder l’accès total au contenu du site de l’équipe, aux ressources partagées telles que le calendrier Outlook de l’équipe et aux droits d’édition du site.
- Sélectionnez ensuite Inviter des personnes, puis Partager le site uniquement et enfin Enregistrer pour partager le site mais pas les ressources partagées ni les droits d'édition du site.
En savoir plus sur la gestion des paramètres du site de l'équipe, des informations sur le site et des autorisations.
Étape 5 : Maintenir votre site
Après la création et le lancement de votre site, la phase suivante est la mise à jour de son contenu. Assurez-vous d'avoir un plan pour maintenir le contenu et les parties web à jour.
Meilleures pratiques de maintenance du site :
- Planifiez la maintenance du site - Établissez un calendrier pour revoir le contenu du site aussi souvent que nécessaire afin de vous assurer que le contenu est toujours exact et pertinent.
- Publiez régulièrement des nouvelles - Distribuez les dernières annonces, informations et statuts à travers l'organisation. Apprenez à ajouter un message d'actualité sur un site d'équipe ou un site de communication, et montrez aux autres personnes qui publieront des annonces comment elles peuvent utiliser les actualités SharePoint.
- Vérifier les liens et les composants WebPart : maintenez les liens et les composants WebPart à jour pour vous assurer que vous exploitez toute la valeur de votre site.
- Utiliser les analyses pour améliorer l’engagement : affichez l’utilisation du site à l’aide du rapport de données d’utilisation intégré pour obtenir des informations sur le contenu populaire, les visites du site, etc.
- Examinez régulièrement les paramètres de votre site : Une fois que vous avez créé un site dans SharePoint, vous pouvez apporter des modifications aux paramètres, aux informations de site et aux autorisations du site.
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