הזמנה מחדש של חדר באמצעות Copilot באופן אוטומטי

חל על: Outlook באינטרנט, Outlook החדש עבור Windows ולוח השנה ב- Microsoft Teams

לפני שתתחיל

דרושים לך:

• רישיון Microsoft 365 Copilot.
• פגישה שנוצרה או עודכנה ב- Outlook באינטרנט, ב- Outlook החדש עבור Windows או בלוח השנה ב- Microsoft Teams.
• חדר שהוספת לפגישה.

Outlook עבור Windows הקלאסי אינו נתמך כעת. התמיכה מתפתחת.

הזמנה מחדש חלה רק על חדרים שנוספו על-ידי המארגן. אם משתתף אחר מוסיף חדר, Copilot אינו מזמין אותו מחדש באופן אוטומטי.

הפעל את האפשרות 'הזמן מחדש של Copilot' חדרי ישיבות שנדחתה

אם חדר נדחה, Copilot ינסה להזמין אותו מחדש באופן אוטומטי כאשר החדר נוסף מלקוח נתמך או באמצעות תזמון של Copilot. האפשרות 'הזמן מחדש חדרים שנדחו' מופעלת כברירת מחדל.

הוספת חדר בלקוח נתמך

לאחר הוספת חדר, בדוק את הפקד 'הזמן מחדש חדרים שנדחו' בטופס האירוע, במאתר המקומות או במאתר החדרים ב- Outlook:

1. צור פגישה או פתח פגישה שאתה מארגן.
2. הוסף חדר.
3. ודא שהשהיות של 'הזמן מחדש חדרים שנדחו ' מופעלות.
4. שלח את ההזמנה לפגישה או את העדכון.

בקש מ- Copilot לקבוע פגישה ולהוסיף חדר

באפשרותך לבקש מ- Copilot לקבוע פגישה ולהוסיף חדר בשלב אחד. לדוגמה:

• "קבע פגישה עם ברברה והוסף חדר."
• "קבע פגישה של 30 דקות עם אלכס מחר אחר הצהריים והוסף חדר."
• "קבע פגישה עם המנהל שלי כדי לדון בדוח המכירות של הרבעון הראשון והוסף חדר."

Copilot מאשר את החדר שנבחר ומציין שהאפשרות 'הזמן מחדש חדרים שנדחו ' מופעלת.

מה קורה לאחר שליחת ההזמנה

אם החדר מקבל

לא נדרשת כל פעולה. הפגישה מציגה את החדר כפי שאושר.

אם החדר נדחה

Copilot מחפש חדר חלופי ברקע. בהתאם לזמינות החדר, חיפוש זה עשוי להימשך בין מספר דקות למספר שעות. אם Copilot לא מוצא חדר פנוי, הוא מנסה שוב כל יום לפני תחילת הפגישה.

1. מחפש חדר פנוי דומה לזה שנדחה.
2. מעבר בין חדרי מועמדים בעת חיפוש אחר מחליף.
3. עדכון הפגישה רק לאחר שחדר חלופי מקבל.

משתתפים אינם מקבלים הודעה לגבי חדרי מועמדים.

באפשרותך לערוך את האירוע בכל עת, כולל שינוי החדר בעצמך. Copilot אינו חוסם או מונע שינויים ידניים.

בזמן ש- Copilot מחפש

אם Copilot לא מצליח למצוא חדר מתאים בחיפוש הראשון שלו, מארגן הפגישה מקבל הודעת דואר אלקטרוני אחת מהחדר המבוקש עם הנושא Copilot מחפש חדר. הודעת הדואר האלקטרוני מסבירה שהחדר המבוקש אינו זמין, אין כעת חדר דומה זמין בבניין, ו- Copilot ימשיך לחפש.

הודעת הדואר האלקטרוני נשלחת פעם אחת, לא מדי יום. מארגן הפגישה יכול להמתין עד ש- Copilot ימשיך או לבחור 'ערוך אירוע' כדי לשנות את החדר או פרטי פגישה אחרים.

כאשר Copilot ימצא מחליף

לאחר שחדר חלופי מקבל, מיקום הפגישה מתעדכן והמשתתפים מקבלים עדכון פגישה המודיע להם שהמיקום השתנה. נושא הפגישה יישאר ללא שינוי. הודעת האישור בדואר אלקטרוני מזהה את החדר המקורי ואת החדר ש- Copilot הזמין:

פתח את האירוע כדי לאשר את המיקום המעודכן. אתה עדיין יכול לשנות את החדר באופן ידני אם ההחלפה אינה עונה על הצרכים שלך.

אם Copilot אינו מוצא חדר פנוי

אם Copilot מגיע לסוף ההזמנה מחדש מבלי למצוא חדר פנוי, באפשרותך לקבל הודעה על כך ש- Copilot לא הצליח למצוא הודעה על חדר פנוי . הוא מסביר כי החדר המבוקש אינו זמין וכי לא נמצא חדר פנוי בבניין:

בחר 'ערוך אירוע', או פתח את הפגישה מתוך לוח השנה שלך, ועדכן את החדר או פרטי פגישה אחרים בעצמך.

כיצד Copilot בוחר חדר

Copilot מחפש חדר דומה לזה שדחה את הפגישה. הוא שוקל:

1. הקשר מיקום: קומת החדר, הבניין ורשימת החדרים המקוריים.
2. זמינות: אם יש חדר פנוי של מועמד לפגישה.
3. היסטוריית הזמנות: חדרים המשויכים להזמנות הקודמות שלך.
4. קיבולת: גודל החדרים של המועמדים. קיבולת היא שיקול, לא מסנן חובה.

השקלול המדויק וסדר החזרה לא צוינו במאמר זה.

הגדרות תוכנית העבודה ומיקום העבודה יכולות להשפיע על סדר ההמלצות בהתבסס על היסטוריית ההזמנות שלך, מה שיכול להשפיע על החדר ש- Copilot בוחר בסופו של דבר.

פגישות חוזרות

הזמנה מחדש של חדר Copilot עובדת גם עם פגישות חוזרות.

כאשר החדר מקבל רק חלק מהפגישות בסידרה

בהתאם להגדרות ההתנגשות של החדר עבור בקשות חוזרות, החדר יכול לקבל פגישות שאינן מתנגשות עם הזמנות קיימות ולדחות את הפגישות שכן מתנגשות. תגובת החדר מפרטת את הפגישה המתנגשת:

במקרה זה, Copilot עוזר לקבוע מחדש את הפגישות שנדחו בסדרה. פגישות שמתקבלות על-ידי החדר המקורי נשארות ללא שינוי.

כאשר החדר דוחה את כל הבקשה החוזרת

Copilot מנסה תחילה להזמין מחדש את הפגישה או הסידרה החוזרת. אם הוא לא מצליח להזמין מחדש את הסידרה כולה, הוא נותן עדיפות לפגישות או לפגישות הקרובות ביותר כדי שלפגישות הקרובות עדיין יהיה מקום.

כיבוי הזמנה מחדש של חדר Copilot

באפשרותך לבטל הזמנה מחדש של חדר Copilot לפני תחילת הפגישה:

1. פתח את הפגישה.
2. ערוך את האירוע.
3. חפש הזמנה מחדש של חדרים שנדחו בטופס האירוע, במאתר המקומות או במאתר החדרים.
4. כבה את ההגדרה.
5. שלח את העדכון.

ביטול ההגדרה עוצר הזמנות מחדש אוטומטיות בעתיד. הוא אינו מסיר חדר ש- Copilot כבר הזמין. כדי להסיר או להחליף חדר שהתקבל, ערוך את מיקום הפגישה ושלח עדכון. תוכל למצוא את הלחצן הדו-מצבי בטופס האירוע או בעת בחירת חדר באמצעות 'הוסף חדר ' או 'מאתר החדרים':

התראות

מצב	מתי	מה מקבל מארגן הפגישה	מה מקבלים המשתתפים
Copilot הזמין מחדש חדר עבורך	לאחר ש- Copilot הזמין מחדש בהצלחה חדר שנדחה	הודעת אישור בדואר אלקטרוני המזהה את החדרים המקוריים וההחלופיים	עדכון פגישה המודיע להם שהמיקום השתנה; נושא הפגישה אינו משתנה
Copilot מחפש חדר	כשהניסיון הראשון להזמין מחדש חדר שנדחה לא מוצא מחליף מתאים	הודעת דואר אלקטרוני אחת מהחדר המבוקש	אין הודעה
ל- Copilot לא היתה אפשרות למצוא חדר פנוי	כאשר הפגישה נמצאת בטווח של 24 שעות מתחילתה ו- Copilot לא מצא חדר פנוי	הודעה עם אפשרות לערוך את האירוע	אין הודעה

שאלות נפוצות

האם אוכל לבחור את החדר החלופי?

לא. Copilot בוחר חדר באופן אוטומטי. אם אתה מעוניין בחדר ספציפי, פתח את האירוע והשתמש ב- Places Finder או ב- Room Finder כדי לשנות את החדר בעצמך.

מדוע Copilot לא הזמין מחדש חדר שנדחה לבקשה?

בדוק מי הוסיף את החדר לפגישה. הזמנה מחדש חלה רק על חדרים שנוספו על-ידי המארגן. אם משתתף הוסיף את החדר, פתח את האירוע והוסף או שנה את החדר בעצמך.

מדוע קיבלתי ביטול הקשור לחדר המקורי?

בתיבת הדואר שלך, החלפת החדר שנדחה עשויה להופיע כביטול החדר המקורי עבור הפגישה. פעולה זו משחררת רק את הזמנת החדר המקורית. פעולה זו אינה מבטלת את הפגישה בלוח השנה שלך או את ההזמנה עבור המשתתפים שלך.

האם המשתתפים יידעו שהחדר השתנה?

כן. לאחר שחדר חלופי מקבל, המשתתפים מקבלים עדכון פגישה המודיע להם שהמיקום השתנה. נושא הפגישה אינו משתנה. הם אינם מקבלים הודעה בזמן ש- Copilot מחפש בחדרים של מועמדים.

האם ניתן לבצע שינויים בזמן ש- Copilot מחפש?

כן. פתח את האירוע ושנה את פרטי החדר או כל פרטי פגישה אחרים בכל עת. Copilot אינו חוסם שינויים ידניים.

קבלת עזרה

אם הזמנה מחדש של חדר ב- Copilot אינה פועלת כצפוי:

1. אשר שהוספת את החדר בעצמך.
2. ודא שהאפשרות 'הזמן מחדש חדרים שנדחו' עדיין מופעלת.
3. בדוק את תגובת החדר העדכנית ביותר ואת פרטי הפגישה.
4. פתח את האירוע ועדכן אותו בעצמך אם עליך לבצע שינוי באופן מיידי.
5. פנה לצוות תמיכת ה- IT או למנהל המערכת של Microsoft 365 אם Copilot בוחר שוב ושוב מיקום בלתי צפוי או לא מצליח למצוא חדרים שצריכים להיות זמינים.

מנהל המערכת שלך יכול להשתמש ב'קביעת תצורה של הזמנה מחדש של חדר Copilot עבור Exchange Online' כדי לבדוק:

• מידע מלא ועקבי על Places, כולל קומה, בניין ורשימת חדרים.
• תיבת הדואר של החדר או המשאב והניראות שלה במאתר החדרים ובמאתר Places.
• מדיניות הזמנת חדרים ועיבודם.
• סביבת עבודה, מיקום עבודה ותוכנית עבודה תצורת פלטפורמה.